Zeit­wirtschafts­systeme: Zeitwirtschaft und Zeiterfassung revisionssicher

Die Zeitwirtschaft ist mit der Zeiterfassung ein wichtiger Aspekt für Unternehmen. Denn die mit der der Zeiterfassung ermittelten Daten sind die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie lassen sich aber auch mit Unternehmenskennzahlen zusammenführen und bilden die Basis für weitere betriebswirtschaftliche Entscheidungen. So lassen sich damit Produktivitätsanalysen durchführen und Personalplanungsprozesse weiter optimieren. Mit dem Kostenmanagement lässt sich zudem ermitteln, wofür im Unternehmen Personalkosten wirklich anfallen. Darüber hinaus liefern die Daten den Personalabteilungen beispielsweise auch wertvolle Erkenntnisse für das Gesundheitsmanagement.

Mit einer modernen Zeitwirtschaft können Unternehmen Mehrwerte für unternehmerische Entscheidungen generieren. Die Zeitwirtschaftslösung von Interflex lässt sich zudem flexibel auf Unternehmensanforderungen hin anpassen und ist modular skalierbar. Dabei ist eine intelligente Zeitwirtschaft nicht nur Bindeglied zwischen der Zeiterfassung und den nachgelagerten Prozessen. Sie erleichtert auch die automatisierte Bewertung nach tariflichen, gesetzlichen und innerbetrieblichen Vorgaben.

Darum ist eine intelligente Zeitwirtschaft wichtig

Das grundlegende Prinzip der Zeitwirtschaft ist die Verarbeitung und Auswertung der erfassten Zeitdaten. Dazu zählt in erster Linie die Abrechnung der erfassten Arbeitszeiten im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Darüber hinaus lassen sich betriebswirtschaftliche Prozesse mit den Erkenntnissen aus einer intelligenten Zeitwirtschaft optimieren. So führt beispielsweise eine integrierte Zeitwirtschaft hinsichtlich Automatisierung und Transparenz zu einer effizienteren Personaleinsatzplanung.

Allerdings unterliegen Unternehmen und die Zeitwirtschaft regelmäßig neuen Vorgaben und sich verändernden gesetzlichen und betrieblichen Rahmenbedingungen. Diese reichen von Homeoffice und Kurzarbeit über neue tarifliche Regelungen bis zur Einführung von neuen Arbeitszeitmodellen. Teilweise handelt es sich dabei um individuelle Vorgaben speziell für das eigene Unternehmen. Die sich stetig weiterentwickelnden Anforderungen benötigen daher eine individuelle, skalierbare und modular erweiterbare Zeitwirtschaft.

Gesetzliche Veränderungen wie die Urteile des EuGH oder des Bundesarbeitsgerichts (BAG) beziehen sich (bisher) lediglich auf die Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten. Allerdings werden erst durch die Zeitwirtschaft aus objektiv erfassten Zeitdaten Grundlagen für Entscheidungen und Prozessoptimierungen.

Diese Entwicklungen und auch Trends wie New Work erhöhen die Komplexität und steigern so das potenzielle Fehlerrisiko für Personalverantwortliche. Die ganzheitliche Interflex-Lösung für die Zeitwirtschaft sorgt dafür, dass Zeitdaten zuverlässig und automatisiert erfasst und verarbeitet werden. Der Employee Self-Service ist die benutzerfreundliche Anwendungsoberfläche für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Hier können Beschäftigte transparent und selbstbestimmt in Prozesse eingebunden und beteiligt werden. Dies fördert die Zufriedenheit der Beschäftigten und reduziert den Verwaltungsaufwand in den Personalabteilungen.

Die Zeitwirtschaftslösungen von Interflex unterstützen Sie bei vielfältigen Aufgaben und nehmen Ihnen Arbeit ab:

• Rechtskonforme Dokumentation der Arbeitszeiten
• Einhaltung von gesetzlichen, betrieblichen und tariflichen Rahmenbedingungen
• Automatisierung von zeitwirtschaftlichen Prozessen wie der Abrechnung
• Grundlage für leistungsgerechte Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Einbinden von Mitarbeitenden mittels Employee Self-Service
• Abschätzen von Zeitaufwänden für Projekte
• Optimierung von Produktionsprozessen mit Personaleinsatz
• Effizientes Personal-Controlling
• Transparenz und Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen

Individuell anpassbare Zeitwirtschaftslösung

Mit unserer Software-Lösung IF-6040 Zeit für eine moderne Zeitwirtschaft können Sie in Echtzeit alle relevanten Zeitdaten erfassen und administrieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie 500 oder mehrere Tausend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwalten möchten. Die Software ist flexibel skalierbar. IF-6040 Zeit ist darüber hinaus eine modulare Systemlösung, die Sie einfach an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können.

Die IF-6040 lässt sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren. Über offene Schnittstellen können Sie die Lösung mit Third-Party-Systemen und -Anwendungen verknüpfen. Diese und weitere Funktionen helfen Ihnen dabei, Ihre Zeitwirtschaft optimal und effizient zu gestalten. So können Sie darüber beispielsweise Stammdaten aktualisieren oder Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt übertragen. Das Ergebnis ist ein führendes System für Stammdaten, ohne den Zwang mehrere Systeme fortlaufend abzugleichen und doppelt pflegen zu müssen. Das fördert die Qualität Ihrer Daten und reduziert dementsprechend den  Verwaltungsaufwand.

So erfüllt Zeitwirtschaft gesetzliche und tarifliche Vorgaben

Neben der Verknüpfung mit anderen Systemen und Prozessen lassen sich individuelle Vorgaben und Richtlinien direkt in der Zeitwirtschaftslösung abbilden. Das macht die  Lösung rechts- und revisionssicher. Die Zeitwirtschaft lässt sich dabei durch verschiedene Regeln bestmöglich individualisieren. Das können generelle gesetzliche Vorgaben basierend auf dem Arbeitszeitgesetz oder tarifrechtliche Regelungen sein. Auch eigene Betriebsvereinbarungen lassen sich im Zeitwirtschaftssystem hinterlegen. So müssen  Sie sich nicht der Zeitwirtschaft anpassen, sondern die Zeitwirtschaftslösung passt sich an Ihre individuellen Anforderungen an. 

Darüber hinaus müssen Unternehmen und Einrichtungen den Aspekt der Barrierefreiheit erfüllen. So sind öffentliche Einrichtungen seit Juni 2021 verpflichtet, die eigene Website und andere mobile Anwendungen barrierefrei anzubieten. Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz betreffen diese gesetzlichen Vorgaben ab 2025 auch andere privatwirtschaftliche Unternehmen. Die Interflex-Lösung zur Zeitwirtschaft berücksichtigt diese Vorgaben und ermöglicht einen barrierefreien Zugang zur Anwendung über den Employee Self-Service.

So erfüllt Zeitwirtschaft gesetzliche und tarifliche Vorgaben

Eine Lösung für Zeitwirtschaft unterstützt dabei, Arbeitsbedingungen im Sinne von New Work optimal zu gestalten. So lassen sich beispielsweise verschiedene Arbeitszeitmodelle in einem System übersichtlich abbilden. Kombiniert mit dem Employee Self-Service können Ihre Beschäftigten einfach in Zeitwirtschafts- und Planungsprozesse eingebunden werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können über die komfortabel bedienbare Nutzeroberfläche ihre Arbeitszeit eigenständig erfassen. Darüber hinaus können Arbeitszeitsalden in Echtzeit abgerufen werden. Des Weiteren können Schichtplanungen eingesehen und Anträge gestellt werden. Das reicht vom Urlaubsantrag bis zum Antrag für den Ausgleich von Überstunden. So lassen sich bisher aufwendige Personalprozesse mit einer einheitlichen Lösung dezentralisieren, transparent strukturieren und allen voran beschleunigen. Beschäftigte erhalten mehr Eigenverantwortung und Selbstbestimmung am Arbeitsplatz und das macht sie zufriedener.

Wie wichtig die Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist, zeigt sich auch am Beispiel der Barrierefreiheit. Dank der barrierefreien Funktionen im Employee Self-Service können alle Beschäftigten die Anwendungnutzen. Damit profitieren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der neuen Flexibilität. So unterstützt die Anwendung beispielsweise den Einsatz von Screenreadern und bietet durch passend gewählte Farben klar erkennbare Kontraste. Außerdem sind ausgewählte Elemente hervorgehoben. Der Employee Self-Service ist zudem komplett auch über die Tastatur bedienbar. Diese Funktionen unterstützen vor allem Unternehmen und öffentliche Einrichtungen, die seit Juni 2021 zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2016/2102 zur Barrierefreiheit verpflichtet sind.

So entlastet eine effiziente Zeitwirtschaft Ihre Personalabteilung

Die Zeitwirtschaftslösung von Interflex reduziert den Verwaltungsaufwand für Personalverantwortliche. Sie ist ein wichtiger Baustein in der Digitalisierung und Modernisierung heutiger HR-Prozesse. 

Die benutzerfreundliche Oberfläche des Employee Self-Service erleichtert dabei die Arbeit der Personalabteilung und schafft Transparenz für alle Beteiligten. Denn bisher manuell gesteuerte Zeitwirtschaftsprozesse können jetzt dezentralisiert werden. Beschäftigte haben die Möglichkeit selbstbestimmt Arbeitszeiten zu steuern und Anträge zu stellen. Korrekt erfasste Zeitdaten und eine zuverlässige Abrechnung schaffen zusätzlich Vertrauen in die automatisierten Prozesse. Gesetzliche Vorgaben und tarifliche Rahmenbedingungen sowie verschiedene Arbeitszeitmodelle können schnell in einer Software eingebunden und unternehmensweit umgesetzt werden. Durch die einfache Anbindung zu anderen Systemen lassen sich bisher manuell gesteuerter Prozesse zudem beschleunigen. Per Knopfdruck können so aus Fehlzeiteninformationen beispielsweise schnell Analysen zur Produktivität sowie zu Unter- und Überkapazitäten erstellt werden. Die automatische Datenübertragung und -verarbeitung reduziert Fehler und verbessert insgesamt die Qualität der erfassten Zeitdaten. Moderne Formen der Zeiterfassung, mittels mobiler Endgeräte, ermöglichen außerdem eine unternehmensweite Einbindung aller Beschäftigten.

Mit der integrierten Zeitwirtschaft alle relevanten Daten im Überblick – in Echtzeit

Mit der Zeitwirtschaft von Interflex haben Sie stets den genauen Überblick — und das in Echtzeit. Die Übersicht der aktuellen Zeitdaten bildet damit die Grundlage für eine effektive und effiziente Personaleinsatzplanung. Das Kostenmanagement ist ein weiterer Baustein, der auf Basis von Zeitdaten die Transparenz in Projekten fördert und den Alltag von Projektverantwortlichen vereinfacht. Auf einen Blick können Sie ableiten, ob Soll-Vorgaben eingehalten werden. Darüber hinaus erkennen Sie direkt, in welcher Abteilung besonders viele Überstunden gemacht werden und können schneller auf Überlastungen reagieren. Auch die Verrechnung von Aufwänden und Arbeitszeiten sowie die Fakturierung wird mit dem Kostenmanagement vereinfacht. Die so gewonnenen Erkenntnisse entlasten nicht nur Ihre Personalabteilung, sondern ermöglichen auch Optimierungen Ihrer allgemeinen Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens. Genießen Sie die Vorteile von integrierten Effizienzanalysen als Teil einer ganzheitlichen Zeitwirtschaft.

Eine moderne, digitale und automatisierte Zeitwirtschaft entwickelt sich mit Ihrem Unternehmen weiter und lässt sich passgenau auf Ihre individuellen Anforderungen zuschneiden. So fördern und nutzen Sie Potenziale optimal und reduzieren den Aufwand.

Häufige Fragen und Antworten zur Zeitwirtschaft