Komfortables und zuverlässiges Besuchermanagement

Ob KMU oder großes Unternehmen – alle empfangen und verwalten Besuch, Unternehmenspartner, Kundinnen und Kunden sowie Lieferanten. Mit einem durchdachten Besuchermanagement reduzieren Sie den Aufwand für die Gäste und alle beteiligten Personen – sei es an der Pforte, am Empfang, im Sekretariat oder am Arbeitsplatz. Sie ordnen Ihren Gästen die jeweilige Ansprechpartnerin oder den jeweiligen Ansprechpartner innerhalb Ihres Unternehmens zu, geben Besucherausweise bei Bedarf mit Zutrittsberechtigungen aus und definieren Bereiche, die der Besuch betreten darf. Sei es für eine Einzelperson oder eine Gruppe, ob für einen oder mehrere Tage.

Umfassendes Besuchermanagement

Die Verwaltung von Besucherinnen und Besuchern umfasst mehr als nur die Anmeldung von Gästen am Empfang. Folgende Aspekte gehören dazu:

• Einladung, Voranmeldung, Selbstanmeldung
• An- und Abmeldung
• Ausgabe von Passierscheinen und Besucherausweisen
• Datenschutzerklärung
• Besucher- und Sicherheitsunterweisung
• Erstellung von Besucherfotos
• Sperrlisten für Besucherinnen und Besucher
• Schnellabmeldung mit dem Tischleser IF-73
• Zutrittsberechtigung für Besuch, optional nur in Begleitung
• Sonderberechtigung zur Öffnung der Parkplatzschranke vor dem Besuch
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen für gespeicherte Besucherdaten

An- und Abmeldungen vereinfachen

Mit einem professionellen Besuchermanagement dezentralisieren Sie die teils zeitraubende Besuchererfassung. Sie verlagern sie an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Besucherinnen und Besucher und entlasten dadurch das Personal am Empfang. Wenn Gäste vor Ort erscheinen, geht es ganz schnell: Mithilfe einer PIN oder eines QR-Codes aus der Einladung oder der Selbstanmeldung per E-Mail findet das Personal am Empfang die Voranmeldungen komfortabel und schnell im Besuchermanagementsystem. Missverständnisse, beispielsweise wegen der Schreibweise von Namen, sind damit praktisch ausgeschlossen. Weil die Selbstanmeldung mit und ohne Personal funktioniert, eignet sie sich besonders für Nebeneingänge oder für Bereiche ohne Empfangspersonal.

Meldet sich der Besuch vorab selbst an, erhöht das die Qualität der erfassten persönlichen Daten, denn die Gäste pflegen ihre Daten selbst ein – an dem dafür vorgesehenen Kiosk für die Selbstanmeldung oder per Tablet im Foyer. Während der Selbstanmeldung informiert die Software den Besuch auch über gesetzliche und firmeninterne Bestimmungen, beispielsweise über eine Datenschutzerklärung und eine Sicherheitsunterweisung.

Sicherheit für Ihr Unternehmen im Umgang mit Gästen

Um besonders sicher zu gehen, ob ein Gast auch wirklich der ist, für den er sich ausgibt, eignet sich der ID-Check. Das Personal am Empfang überprüft damit maschinenlesbare, amtliche Dokumente wie Personalausweise oder Reisepässe, aber auch Führerscheine auf ihre Echtheit. Dabei werden viele Sicherheitsmerkmale der Dokumente überprüft und bei Abweichung eine Warnung ausgegeben. Zusätzlich können amtliche Dokumente mit Sperrlisten oder internationalen Sanktionslisten abgeglichen werden, um gesetzeswidrige Geschäftsbeziehungen zu verhindern.

Doch nicht nur der Schutz für Ihr Unternehmen ist heutzutage wichtig, sondern auch der Schutz der persönlichen Daten Ihrer Gäste – und das im Einklang mit der DSGVO. Mit einem digitalen Besuchermanagement schützen Sie ihre Geschäftsgeheimnisse vor Werksspionage. Denn es ermöglicht Ihnen, lückenlos nachzuverfolgen, wer wann wo bei Ihnen zu Gast war. Außerdem stellen Sie sicher, dass Besucherdaten nicht öffentlich einsehbar sind – wie es beim herkömmlichen und noch weit verbreiteten Gästebuch aus Papier der Fall ist.