Komfortables und zuverlässiges Besuchermanagement

So wird moderne Besucherverwaltung einfach und sicher

Es erleichtert die DSGVO-konforme Erfassung und Verwaltung der Besuchsdaten, von beispielsweise Geschäftspartnern, Kundinnen und Kunden, Lieferanten und auch von Bewerberinnen und Bewerbern. Das Besuchermanagement von Interflex eignet sich für Unternehmen jeder Größe – von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis zu Konzernen mit weltweiten Standorten.

Neben dem Komfort und der Beschleunigung des Empfangs, lässt sich durch ein professionelles Besuchermanagement auch die Sicherheit in Ihrem Unternehmen erhöhen. Das wird zum einen durch die Option ermöglicht, Sicherheitsunterweisungen eigenständig durchzuführen und zu dokumentieren. Bei der Konfiguration von Sicherheitsunterweisungen in der “Selbstanmeldung” können Sie zudem jeden Unterweisungsschritt ganz nach Ihren Wünschen mit multimedialen Inhalten wie Text, Bildern, PDF-Dokumenten und Videos gestalten.

 Des Weiteren können Besuchsdaten digital und nachvollziehbar erfasst werden. So kann beispielsweise (nachträglich) geprüft werden, wann Besucherinnen und Besucher im Rahmen der Abmeldung das Unternehmen wieder verlassen haben.

Eine modulare Lösung für verschiedene Anwendungen

Die einzelnen Bausteine der Interflex-Lösung ermöglichen ein passgenaues Besuchermanagement für Ihre individuellen Anforderungen — und je nach Anwendungsszenario. Die Module bieten auch für Unternehmen mit einem unbesetzten Empfang wie auch für Firmen ohne Pförtner zahlreiche Möglichkeiten und Vorteile.

So können Sie auch ohne besetzten Empfang oder Pforte Besucherinnen und Besucher datenschutzkonform anmelden und empfangen. In diesem Fall können an Besucherinnern und Besucher mit Hilfe der Selbstanmeldung am Kiosk oder Tablet vor Ort selbst Besucherausweise automatisiert ausgegeben werden. Darüber hinaus können dem Besuch im Vorfeld mit der Einladung alle erforderlichen Informationen gesendet werden, um damit den Besucherausweis auf das eigene Smartphone zu übertragen. Auch lassen sich bereits im Vorfeld sicherheitsrelevante Unterweisungen von unterwegs aus absolvieren. Die Abwicklung am Besuchstag lässt sich damit deutlich beschleunigen, da die erforderlichen Unterweisungen bereits vorliegen.

Komplettlösung: Von der Einladung bis zur Abmeldung

Die modulare, ganzheitliche Lösung von Interflex deckt mehr ab als nur die An- und Abmeldung von Gästen am Empfang Folgende Aspekte gehören zur Lösung:

Beschleunigen Sie Ihren Empfang mit einem intelligenten Besuchermanagement

Der Empfang ist der wichtigste Dreh- und Angelpunkt beim Besuchermanagement. Das beginnt beim Erfassen der persönlichen Daten und der Anmeldung und endet bei der Abmeldung der Besucherinnen und Besucher. Die herkömmliche Form der Besucherverwaltung ist zeitaufwändig und oft fehleranfällig. Der Arbeitsaufwand kann schnell ansteigen und bei hohem Besuchsaufkommen zu Wartezeiten und Frust bei den Beteiligten führen. Mit den verschiedenen Modulen der Interflex-Lösung können Sie den Aufwand reduzieren und Ihren Empfang entlasten. Mit einem digitalen Besuchermanagement wird die Erfassung und Verwaltung von Besuchsdaten zudem dezentralisiert. Dadurch muss Ihr Empfang nicht mehr jede Aufgabe im Rahmen des Besuchermanagements abdecken. Stattdessen werden die Prozessschritte auf die beteiligten Akteure, Abteilungen und Personen verteilt. 

An- und Abmeldungen vereinfachen

Mit einem professionellen Besuchermanagement dezentralisieren Sie die teils zeitraubende Besuchererfassung. Sie verlagern sie an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Besucherinnen und Besucher und entlasten dadurch das Personal am Empfang. Wenn Gäste vor Ort erscheinen, geht es ganz schnell: Mithilfe einer PIN oder eines QR-Codes aus der Einladung oder der Selbstanmeldung per E-Mail findet das Personal am Empfang die Voranmeldungen komfortabel und schnell im Besuchermanagementsystem. Missverständnisse, beispielsweise wegen der Schreibweise von Namen, sind damit praktisch ausgeschlossen. Weil die Selbstanmeldung mit und ohne Personal funktioniert, eignet sie sich besonders für Nebeneingänge oder für Bereiche ohne Empfangspersonal.

Meldet sich der Besuch vorab selbst an, erhöht das die Qualität der erfassten persönlichen Daten, denn die Gäste pflegen ihre Daten selbst ein – an dem dafür vorgesehenen Kiosk für die Selbstanmeldung oder per Tablet im Foyer. Während der Selbstanmeldung informiert die Software den Besuch auch über gesetzliche und firmeninterne Bestimmungen, beispielsweise über eine Datenschutzerklärung und eine Sicherheitsunterweisung.

Sicherheit für Ihr Unternehmen im Umgang mit Gästen

Um besonders sicher zu gehen, ob ein Gast auch wirklich der ist, für den er sich ausgibt, eignet sich der ID-Check. Das Personal am Empfang überprüft damit maschinenlesbare, amtliche Dokumente wie Personalausweise oder Reisepässe, aber auch Führerscheine auf ihre Echtheit. Dabei werden viele Sicherheitsmerkmale der Dokumente überprüft und bei Abweichung eine Warnung ausgegeben. Zusätzlich können amtliche Dokumente mit Sperrlisten oder internationalen Sanktionslisten abgeglichen werden, um gesetzeswidrige Geschäftsbeziehungen zu verhindern.

Doch nicht nur der Schutz für Ihr Unternehmen ist heutzutage wichtig, sondern auch der Schutz der persönlichen Daten Ihrer Gäste – und das im Einklang mit der DSGVO. Mit einem digitalen Besuchermanagement schützen Sie ihre Geschäftsgeheimnisse vor Werksspionage. Denn es ermöglicht Ihnen, lückenlos nachzuverfolgen, wer wann wo bei Ihnen zu Gast war. Außerdem stellen Sie sicher, dass Besucherdaten nicht öffentlich einsehbar sind – wie es beim herkömmlichen und noch weit verbreiteten Gästebuch aus Papier der Fall ist.