Une gestion des visiteurs confortable et fiable

Que l’entreprise soit petite, moyenne ou grande, elle se doit d’accueillir et de gérer les personnes qui lui rendent visite, ses partenaires commerciaux, ses clients ainsi que ses fournisseurs. Avec une gestion des visiteurs bien pensée, vous évitez les tracas pour vos hôtes et réduisez les efforts de l’ensemble des personnes impliquées dans l’accueil, que ce soit aux portes d’entrée, à la réception, au secrétariat ou sur le lieu de travail. Vous dirigez vos hôtes vers les personnes qui doivent les recevoir, pouvez au besoin leur attribuer des badges avec des droits d’accès et définissez les secteurs auxquels ils peuvent accéder lors de leur visite. Tout cela, pour une personne individuelle ou un groupe, pour un ou plusieurs jours.

Une gestion des visiteurs complète

L’administration nécessaire à la visite d’hôtes ne se limite pas à l’accueil des visiteurs à la réception. Beaucoup d’autres aspects entrent en ligne de compte :

• Invitation, préinscription, auto-inscription
• Enregistrement de l’entrée et de la sortie
• Délivrance de badges et de badges visiteurs
• Déclaration de protection des données
• Information des visiteurs et consignes de sécurité
• Prise de photos de visiteurs
• Listes d’identifiants bloqués pour des visiteurs
• Sortie rapide avec le lecteur de bureau IF-73
• Attribution de droits d’accès pour la visite, le cas échéant uniquement accompagnée
• Autorisation spéciale pour l’ouverture de barrières de parking avant la visite
• Respect des délais de conservation des données de visiteur enregistrées

Simplifier les enregistrements d’entrée et de sortie

Avec une gestion des visiteurs professionnelle, vous décentralisez l’enregistrement des visiteurs, une tâche qui peut vite prendre du temps. Vous pouvez ainsi en confier une partie à vos employés ou aux visiteurs eux-mêmes, de sorte que le personnel de l’accueil s’en trouve déchargé. Lorsque vos hôtes se présentent, tout peut aller vite : grâce à un code confidentiel ou au code QR dans l’invitation ou l’auto-inscription par courrier électronique, le personnel de la réception trouve rapidement et confortablement la préinscription correspondante dans le système de gestion des visiteurs. Une telle façon de procéder exclut presque toutes les erreurs d’encodage pour défaut de lisibilité de l’écriture manuscrite d’un nom, par exemple. Comme l’auto-inscription s’effectue avec et sans personnel, elle convient particulièrement aux entrées secondaires ou aux espaces sans personnel de réception.

Le scénario dans lequel le visiteur se préinscrit lui-même augmente la qualité des données personnelles saisies, car l’hôte s’occupe lui-même d’entrer ses données à la borne prévue à cet effet ou sur la tablette disponible dans l’espace d’accueil. Pendant la procédure d’auto-inscription, le logiciel informe l’hôte des dispositions légales et d’ordre interne applicables, par exemple en ce qui concerne la déclaration de protection des données et toutes consignes de sécurité à lui transmettre.

Garantir la sécurité de votre entreprise lors du passage de visiteurs

L’identification par carte d’identité convient particulièrement pour s’assurer que le visiteur qui se présente est bien celui qu’il prétend être. Le personnel de la réception peut contrôler l’authenticité des documents d’identité lisibles par ordinateur présentés, comme les cartes d’identité ou les passeports, mais aussi les permis de conduire. Plusieurs marques de sécurité présentes sur les documents sont contrôlées et, en cas de divergence, un avertissement est émis. En outre, le système permet de comparer les documents d’identité à des listes d’identifiants bloqués ou à des listes de sanctions internationales afin d’empêcher les relations commerciales illégales.

Aujourd’hui, il ne faut toutefois pas se limiter à accorder de l’importance à la protection de l’entreprise : la protection des données à caractère personnel de vos hôtes doit aussi être prise en compte, et ce, conformément au RGPD (règlement général sur la protection des données). Avec une gestion numérique des visiteurs, vous protégez vos secrets d’affaires de l’espionnage industriel. Vous pouvez en effet vérifier de manière systématique qui s’est rendu dans votre entreprise en tant que visiteur, quand et où exactement. En outre, vous pouvez vous assurer que les données des visiteurs ne seront pas visibles publiquement, comme c’est encore trop souvent le cas avec les livres d’hôtes au format papier.