Komfortables und zuverlässiges Besuchermanagement

So wird moderne Besucherverwaltung einfach und sicher

Es erleichtert die DSGVO-konforme Erfassung und Verwaltung der Besuchsdaten, von beispielsweise Geschäftspartnern, Kundinnen und Kunden, Lieferanten und auch von Bewerberinnen und Bewerbern. Das Besuchermanagement von Interflex eignet sich für Unternehmen jeder Größe – von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis zu Konzernen mit weltweiten Standorten.

Neben dem Komfort und der Beschleunigung des Empfangs, lässt sich durch ein professionelles Besuchermanagement auch die Sicherheit in Ihrem Unternehmen erhöhen. Das wird zum einen durch die Option ermöglicht, Sicherheitsunterweisungen eigenständig durchzuführen und zu dokumentieren. Bei der Konfiguration von Sicherheitsunterweisungen in der “Selbstanmeldung” können Sie zudem jeden Unterweisungsschritt ganz nach Ihren Wünschen mit multimedialen Inhalten wie Text, Bildern, PDF-Dokumenten und Videos gestalten.

 Des Weiteren können Besuchsdaten digital und nachvollziehbar erfasst werden. So kann beispielsweise (nachträglich) geprüft werden, wann Besucherinnen und Besucher im Rahmen der Abmeldung das Unternehmen wieder verlassen haben.

Eine modulare Lösung für verschiedene Anwendungen

Die einzelnen Bausteine der Interflex-Lösung ermöglichen ein passgenaues Besuchermanagement für Ihre individuellen Anforderungen — und je nach Anwendungsszenario. Die Module bieten auch für Unternehmen mit einem unbesetzten Empfang wie auch für Firmen ohne Pförtner zahlreiche Möglichkeiten und Vorteile.

So können Sie auch ohne besetzten Empfang oder Pforte Besucherinnen und Besucher datenschutzkonform anmelden und empfangen. In diesem Fall können an Besucherinnern und Besucher mit Hilfe der Selbstanmeldung am Kiosk oder Tablet vor Ort selbst Besucherausweise automatisiert ausgegeben werden. Darüber hinaus können dem Besuch im Vorfeld mit der Einladung alle erforderlichen Informationen gesendet werden, um damit den Besucherausweis auf das eigene Smartphone zu übertragen. Auch lassen sich bereits im Vorfeld sicherheitsrelevante Unterweisungen von unterwegs aus absolvieren. Die Abwicklung am Besuchstag lässt sich damit deutlich beschleunigen, da die erforderlichen Unterweisungen bereits vorliegen.

Komplettlösung: Von der Einladung bis zur Abmeldung

Die modulare, ganzheitliche Lösung von Interflex deckt mehr ab als nur die An- und Abmeldung von Gästen am Empfang Folgende Aspekte gehören zur Lösung:

Beschleunigen Sie Ihren Empfang mit einem intelligenten Besuchermanagement

Der Empfang ist der wichtigste Dreh- und Angelpunkt beim Besuchermanagement. Das beginnt beim Erfassen der persönlichen Daten und der Anmeldung und endet bei der Abmeldung der Besucherinnen und Besucher. Die herkömmliche Form der Besucherverwaltung ist zeitaufwändig und oft fehleranfällig. Der Arbeitsaufwand kann schnell ansteigen und bei hohem Besuchsaufkommen zu Wartezeiten und Frust bei den Beteiligten führen. Mit den verschiedenen Modulen der Interflex-Lösung können Sie den Aufwand reduzieren und Ihren Empfang entlasten. Mit einem digitalen Besuchermanagement wird die Erfassung und Verwaltung von Besuchsdaten zudem dezentralisiert. Dadurch muss Ihr Empfang nicht mehr jede Aufgabe im Rahmen des Besuchermanagements abdecken. Stattdessen werden die Prozessschritte auf die beteiligten Akteure, Abteilungen und Personen verteilt. 

Gestalten Sie die Voranmeldung von Gästen einfach und bequem

Ein professionelles Besuchermanagement setzt bereits vor dem eigentlichen Besuch an. Bereits bei der Terminvereinbarung per E-Mail oder Telefon wird ein Teil der relevanten Besuchsdaten erfasst. Dabei geht es vor allem um die Rahmendaten des Besuchs: An welchem Datum, zu welcher Uhrzeit und an welchem Ort der Besuch stattfindet. Bei der Terminvereinbarung per E-Mail kann mit einem Add-in direkt per Outlook das Besuchermanagement effizienter gestaltet werden. So können Gastgeberinnen und Gastgeber den Besuch komfortabel und zeitsparend per E-Mail voranmelden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können alternativ auch den Employee Self-Service schnell und unkompliziert einen Besuch einstellen und die entsprechenden Gäste einladen. Hier zeigt sich der Vorteil eines digitalen Besuchermanagements. Bereits erfasste Besuchsdaten können direkt wieder verwendet werden. Wiederkehrende Besucherinnen und Besucher, die häufiger vor Ort sind, müssen Ihre persönlichen Daten dadurch nicht erneut eingeben.

Darüber hinaus sieht das System vor, Ihre Gäste individuell, zum Beispiel in der richtigen Sprache zu kontaktieren und alle notwendigen Informationen zum Besuch zu senden. Das kann beispielsweise die Anfahrtsbeschreibung oder ein QR-Code mit der Berechtigung zur Nutzung des Besucherparkplatz sein. Insbesondere bei Unternehmen, bei denen durch eine Zufahrtskontrolle verhindert wird, dass Parkplätze durch falsch abgestellte Fahrzeuge blockiert werden, ist eine solche Erweiterungen des Besuchermanagements sinnvoll. Das spart Zeit und Ressourcen auf beiden Seiten – bei Ihnen und Ihren Gästen.

Je nach Konfiguration und eingesetzten Modulen können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen der Einladung und Voranmeldung des Besuchs die Datenerfassung der Gäste übernehmen. Alternativ können sich Gäste jedoch auch über die Selbstanmeldung eigenständig anmelden und ihre persönlichen Besuchsdaten selbst erfassen, korrigieren und ergänzen. Damit lassen sich beispielsweise Schreibfehler beim Namen des Gastes ausschließen.

Insgesamt wird durch ein digitalisiertes Besuchermanagement und die Selbstanmeldung die Fehlerquote reduziert und die Datenqualität erhöht. Gerade für Unternehmen, die keinen Empfang haben, bietet sich die Selbstanmeldung im Besuchermanagement an. Aber auch bestimmte Bereiche auf dem Firmengelände oder Nebeneingänge, an denen kein Empfangspersonal eingesetzt wird, eignen sich ideal für die Selbstanmeldung. Rechtliche Bestimmungen wie Datenschutzhinweise können den Gästen darüber vorgelegt und deren Kenntnisnahme direkt online akzeptiert beziehungsweise bestätigt werden. Im Rahmen der Selbstanmeldung können Besucherinnen und Besucher auch über notwendige unternehmensspezifische Sicherheitsunterweisungen informiert werden. Mit Hilfe definierter Regeln können Sie den Nachweisen eine Gültigkeitsdauer zuweisen. So können Sie problemlos sicherstellen, dass auch bei wiederkehrenden Gästen stets ein aktueller Unterweisungsnachweis vorliegt

Anmeldung und Erfassung von Gästen

Besucher können vorangemeldet sein. Sie können aber auch spontan, ohne Voranmeldung am Empfang erscheinen. Ein spontaner Besucher kann in dem Fall seine Daten unkompliziert über die Selbstanmeldung am Kiosk oder Tablet erfassen und zugleich eine erforderliche Sicherheitsunterweisung durchlaufen. Der vorangemeldete Besuch hingegen wird mit dem im Voraus vergebenen PIN- oder QR-Code per Scanner am Empfang erfasst und identifiziert. In beiden Fällen wird die Anmeldung am besetzten Empfang deutlich schneller und effizienter vom Empfang nicht noch einmal eingegeben werden müssen. Darüber hinaus kann im Rahmen der Anmeldung erneut geprüft werden, ob alle relevanten Nachweise (Sicherheitsunterweisung, Datenschutzbestimmung) erbracht worden sind und revisionssicher vorliegen.

In vielen Fällen ist der Empfang jedoch nicht durchgehend besetzt. Oder es werden Nebeneingänge genutzt, an denen kein Empfangspersonal vor Ort ist. In solchen Fällen können sich Besucherinnen und Besucher komfortabel über einen Selbstanmeldungs-Kiosk anmelden. Zur Identifizierung wird der PIN- beziehungsweise der QR-Code aus der Voranmeldung genutzt. Im Rahmen der Anmeldung kann der Besuch rechtliche Nachweise erbringen wie eine Sicherheitsunterweisung und die Annahme der Datenschutzbestimmungen. Die Ausgabe eines RFID-lesbaren Besucherausweises ist zusätzlich möglich.

Neben diesen verschiedenen Formen der Anmeldung vor Ort bietet die Lösung zum Besuchermanagement auch eine mobile Selbstanmeldung von zu Hause oder von unterwegs. So können Besucherinnen und Besucher sich bereits im Voraus mit allen relevanten Unterweisungen vertraut machen und persönliche Daten hinterlegen.

Die dezentrale An- und Abmeldung von Gästen erleichtert und beschleunigt zahlreiche Ablauf im Unternehmen. Auch bei einem besonders hohen Besuchsaufkommen haben Verantwortliche stets einen genauen Überblick über alle anwesenden Gäste auf dem Firmengelände

Mit zuverlässiger Besucherverwaltung die Sicherheit erhöhen

Mit der Lösung für ein ganzheitliches Besuchermanagement können Sie die Sicherheit in Ihrem Unternehmen erhöhen. Denn Sie können lückenlos dokumentieren, wer, wann und wo bei Ihnen zu Gast war und wer sich aktuell auf dem Firmengelände im Falle einer Evakuierungsmaßnahme aufhält.

Darüber hinaus lässt sich die Sicherheit durch zusätzliche Module erhöhen. Der sogenannte ID-Check ermöglicht es Ihnen, die  Identität Ihrer Gäste zu überprüfen. Hierbei können amtliche Dokumente wie der Personalausweis oder Reisepass vor Ort vom Empfangspersonal kontrolliert und auf Echtheit geprüft werden. Darüber hinaus lassen sich die geprüften Identitäten mit Sperrlisten oder internationalen Sanktionslisten abgleichen, um potenziell gesetzeswidrige Geschäftsbeziehungen zu verhindern. So sichern Sie schon ab dem Empfang die hohe Sicherheit für sich und Ihr Unternehmen.

Der Schutz von personenbezogenen Daten hat bei einem digitalen Besuchermanagement eine besonders hohe Bedeutung. Mit der Interflex-Lösung für Besuchermanagement lassen sich personenbezogene Daten DSGVO-konform verwalten und schützen. So verhindern Sie im Vergleich zu einem papierhaften Gästebuch, dass persönliche Daten von Dritten eingesehen werden können. Mit Hilfe eines umfassenden Rollen- und Berechtigungskonzeptes kann der Zugriffe auf und die Sichtbarkeit von Besuchsdaten zusätzlich sicher gestaltet werden.