Interflex Datensysteme GmbH, een toonaangevende aanbieder van softwareoplossingen voor toegangscontrole en tijdregistratie, breidt zijn full-serviceaanbod uit met een toekomstgericht businessmodel. Met Interflex Managed Services biedt de specialist haar klanten in de toekomst de hosting van tijdregistratiesystemen, vergelijkbaar met een cloudoplossing aan.
Daarnaast, en tot dusver uniek in deze combinatie, neemt Interflex op verzoek van de klant ook het beheer van het systeem over. Voor alle Managed Services is 24/7 beschikbaarheid van het systeem gegarandeerd. Daar zorgen onder andere gecertificeerde datacenters alsook een uitgebreid beveiligingsconcept voor. Alle gegevens van medewerkers worden op basis van een multi-zone concept en in overeenstemming met de regels van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming DSGVO beveiligd.
Tijdgegevens vormen de basis voor de loonadministratie of managementbeslissingen. Bovendien maakt een transparante dataopslag het makkelijker om aan wetten en afspraken te voldoen. Ook al zijn de redenen voor het invoeren van een tijdregistratiesysteem vaak organisatiegerelateerd, een gebruiksvriendelijk systeem heeft een positief effect op de motivatie van medewerkers. Bedrijven en overheidsinstanties kunnen hun werknemers waardering, transparantie en professionaliteit tonen door middel van een technologisch hoogwaardige en gebruiksvriendelijke registratie van werktijden. Ook personeelswerving profiteert van de positieve gevolgen van tijdregistratie. In tijden van een tekort aan geschoolde arbeidskrachten scoren werkgevers punten bij sollicitanten die flexibele werktijden en een betere balans tussen werk en privé bieden. Voor de medewerkers zelf is het handig om op elk moment het actuele overzicht van de rekeningen te kunnen inzien. Dit maakt persoonlijke en gezinsplanning gemakkelijker.
Toepassing ja, administratie nee
Naast deze positieve effecten van tijdregistratie met functies als employee selfservice, dashboard, workflows en diverse reportings, profiteren bedrijven met managed services van extra tijd en personeel. Werknemers, leidinggevenden en de personeelsafdeling gebruiken de functies van het tijdregistratiesysteem zoals gebruikelijk. Bijvoorbeeld om vakantieaanvragen in te dienen of goed te keuren. De technische ondersteuning van zowel de systeemsoftware als de infrastructuur, die verder gaat dan de functionele toepassing, wordt volledig door Interflex verzorgd.
Bedrijven focussen op de belangrijke taken
Klanten van Managed Services zetten hun personeel gericht in voor centrale technische taken en hun primaire doelen. Marginale zaken, zoals vaak tijdregistratie, die slechts dienen als middel om een doel te bereiken, worden door Interflex als dienstverlener overgenomen. Het voordeel: De eigen medewerkers kunnen zich consequent op de primaire doelstellingen concentreren en verhogen zo de efficiëntie van hun werk. Tijdrovende aanvullende taken zoals het onderhouden van servercapaciteit, systeembeschikbaarheid en het opdoen van knowhow voor ondersteuning behoren tot het verleden. Voortdurende maatregelen voor opleiding en bijscholing kunnen tot een minimum worden beperkt. Het systeem wordt doorlopend onderhouden door specialisten. Managed Services zorgt voor de continue beschikbaarheid en administratie van het systeem. Afwezigheden door ziekte, vakantie en personeelstekorten vormen dus geen risico meer.
Gemotiveerde medewerkers – Economische processen
Andere positieve effecten kunnen bijvoorbeeld optreden als de resources in de personeels- en IT afdelingen worden ingezet op basis van interesses en competenties. Zo kunnen medewerkers die zich concentreren op primaire onderwerpen dichter bij hun specialisatie werken en daarbij gemotiveerd handelen.
Een ander economisch voordeel ontstaat door de routine en expertise van de serviceteams van Managed Services. Het effect: minder personeelskosten bij de klantbedrijven of klantorganisaties.
De klok rond betrouwbaarheid
De systeembeschikbaarheid van managed services is op meerdere niveaus volledig beveiligd. Gevestigd in datacenters volgens Tier III-classificaties en certificeringen volgens ISO / IEC 27.001, ISO 9001, is het aanbod gebaseerd op een uiterst professioneel platform. Deze houdt de optimale IT-resources via systeemondersteunde load balancing en bewaking beschikbaar. Alle systemen zijn altijd op de laatste softwareversies ingesteld. Dankzij de korte afstanden tussen het operationele personeel en de ontwikkelingsafdeling bij Interflex profiteren de klanten van Managed Services van optimaal gecoördineerde knowhow uit één hand. Mochten er toch storingen optreden, dan grijpt het de-escalatiebeheer direct in en elimineert deze in vooraf gedefinieerde selectieprocessen.
Beveiliging volgens DSGVO
De regels van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming DSGVO zijn geïmplementeerd (zowel in het systeem als in alle processen) om de veiligheid van werknemersgegevens in de cloud te waarborgen en te beschermen tegen oneigenlijk gebruik. Alle relevante gegevens worden in exclusief daarvoor bestemde databases opgeslagen. Tussen cliënt en host zijn er alleen versleutelde dataverbindingen. Een multi-zone beveiligingsconcept beveiligt de lokale omgeving binnen de datacenters en de serverarchitectuur volledig. Interflex gebruikt uitsluitend geauthenticeerde specialisten om de systemen te ondersteunen. Dit maakt het voor de klant gemakkelijker om alle gegevens te verwerken in overeenstemming met de relevante voorschriften voor gegevensbescherming.
