Met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of het Duitse DS-GVO) krijgen bedrijven te maken met extra taken bij het ontvangen van bezoekers. De nieuwe module “Bezoekersbeheer MKB“ binnen het toegangscontrolesysteem IF-6040 maakt het mogelijk om vertrouwde processen ook onder deze nieuwe omstandigheden te handhaven. Dat komt doordat het Interflex bezoekersbeheer voldoet aan de AVG wetgeving. Met de aanvullende module “Bezoekersuitnodiging” kun je ook onnodige bezoekersopstoppingen tot een minimum beperken – een functie die vooral in tijden van onzekerheid en crisis, extra veiligheid biedt voor bezoekers en receptiepersoneel.
Bedrijven die hun bezoekersdocumentatie voorheen handmatig en op papier bijhielden, kunnen het “Bezoekersbeheer MKB” van Interflex gebruiken om hun bezoekersbeheer te digitaliseren en om te voldoen aan de wettelijke vereisten volgens de AVG. Een ander voordeel van digitalisering is het professionele imago naar buiten toe. Een bezoeker die gemakkelijk zijn gegevens invoert op een tablet bij de ontvangstbalie, ervaart het gastbedrijf als modern en professioneel.
Vertrouwde processen – moderne software
Met het nieuwe digitale bezoekersbeheer kunnen bedrijven hun gebruikelijke ontvangstprocessen behouden. Dit is een voordeel wanneer grote investeringen en herstructureringen niet gewenst zijn. Bij het bezoekersbeheer MKB meldt de bezoeker zich na binnenkomst in het bedrijfsgebouw zoals gewoonlijk bij de ontvangstbalie. In plaats van zijn gegevens in te voeren in het traditionele bezoekersboek, gebruikt hij een tablet om zijn gegevens in te voeren.
Aanmelding via tablet
Via het display van de bij de receptie beschikbare tablet selecteert de bezoeker eerst de gewenste taal en ontvangt vervolgens de privacyverklaring van het bedrijf. Als hij daarmee instemt, kan hij in de volgende stap zijn gegevens invoeren, bijvoorbeeld zijn bedrijfsnaam, voor- en achternaam en het kenteken indien hij gebruik maakt van de eigen parkeerplaats van het bedrijf. De veiligheidsinstructies worden dan op het display weergegeven. Nadat de bezoeker dit geaccepteerd heeft, vindt de registratie in het systeem plaats. Deze vorm van bezoekersregistratie garandeert niet alleen een gegevensbeschermingsconforme verwerking van de gegevens, maar presenteert de gastheer ook als een modern en innovatief bedrijf.
Minder drukte
Bedrijven die de ontvangst nog comfortabeler willen maken, activeren de bij de levering inbegrepen “Bezoekersuitnodiging”: Door een naadloze toegang worden wachttijden en drukte verminderd. Hierdoor kunnen vooraf voorbereide aanmeldingen meteen in het systeem worden opgeslagen. Al in de aanloop naar hun bezoek ontvangen bezoekers een e-mail met hun bezoekgegevens, inclusief pincode en QR-code. Dit verkort de aanmelding op de dag van het bezoek. Ter plaatse registreert de bezoeker zich in enkele seconden met een pin- of QR-code en kan hij het ontvangstbereik meteen weer verlaten.
Interflex bezoekersbeheer voldoet aan AVG
- De AVG of DS-GVO (Duitsland) is altijd van toepassing als het gaat om het verwerken of opslaan (Art. 4 No. 2 DS-GVO) van “persoonsgegevens” (Art. 4 No. 1 DS-GVO).
- Naast de reden voor opslag (art. 5, nr. 1b – bijv. bezoek aan het bedrijfspand), moeten ook principes zoals gegevensminimalisering (art. 5 nr. 1.c) in acht worden genomen. Daarnaast is er de verplichting om de gegevens te beschermen tegen inzage door onbevoegden.
- Bovendien gaat het verzamelen van persoonlijke gegevens altijd gepaard met een verplichting om elke bezoeker te informeren (Art. 13, 14 DS-GVO) op welke basis de gegevens zijn verzameld en hoe het bedrijf met de gegevens omgaat.