Une gestion des visiteurs confortable et fiable

La gestion moderne des visiteurs devient simple et sûre

Le système facilite la saisie et la gestion des données de visite conformément au RGPD ou à la loi suisse sur la protection des données (LPD), par exemple pour les partenaires commerciaux, les clients, les fournisseurs ou encore les candidats à un poste. La gestion des visiteurs d’Interflex convient aux entreprises de toutes tailles, des petites et moyennes entreprises aux grands groupes ayant des sites dans le monde entier.
Outre le confort et le gain de temps à l’accueil, une gestion professionnelle des visiteurs permet également d’augmenter la sécurité dans votre entreprise. Cela est rendu possible d’une part par l’option permettant d’effectuer et de documenter entièrement les instructions de sécurité. Lors de la configuration des instructions de sécurité dans le cadre de l'”auto-inscription”, vous pouvez en outre concevoir chaque étape de l’instruction selon vos souhaits avec des contenus multimédias tels que du texte, images, documents PDF et des vidéos.
De plus, les données relatives aux visites peuvent être saisies numériquement et de manière compréhensible. Il est ainsi possible de vérifier (ultérieurement) à quel moment les visiteurs ont quitté l’entreprise dans le cadre de la désinscription.

Une solution modulable pour différentes applications

Les différents modules de la solution Interflex permettent une gestion des visiteurs parfaitement adaptée à vos exigences individuelles – et selon le scénario d’application. Les modules offrent également de nombreuses possibilités et avantages aux entreprises dont la réception est inoccupée ainsi qu’à celles qui n’ont pas de portier.
Ainsi, même si la réception ou le portail ne sont pas occupés, vous pouvez enregistrer et recevoir des visiteurs conformément à la protection des données. Dans ce cas, les visiteurs peuvent eux-mêmes générer des badges visiteurs de manière automatisée à l’aide de l’auto-inscription via le kiosque ou la tablette sur place. Toutes les informations nécessaires peuvent être envoyées à l’avance avec l’invitation et le badge visiteur peut être transféré sur le smartphone du visiteur. Il est également possible de recevoir à l’avance des instructions relatives à la sécurité. Le déroulement de la visite peut ainsi être nettement accéléré, puisque toutes les informations nécessaires sont déjà disponibles.

Solution complète : de l’invitation à la désinscription

La solution modulaire et complète d’Interflex ne se limite pas à l’enregistrement et à la désinscription des clients à la réception. Beaucoup d’autres aspects entrent en ligne de compte :

• Invitation, préinscription, auto-inscription
• Enregistrement de l’entrée et de la sortie
• Délivrance de badges et de badges visiteurs
• Déclaration de protection des données
• Information des visiteurs et consignes de sécurité
• Prise de photos de visiteurs
• Listes d’identifiants bloqués pour des visiteurs
• Sortie rapide avec le lecteur de bureau IF-73
• Attribution de droits d’accès pour la visite, le cas échéant uniquement accompagnée
• Autorisation spéciale pour l’ouverture de barrières de parking avant la visite
• Respect des délais de conservation des données de visiteur enregistrées

Accélérez l’accueil grâce à une gestion intelligente des visiteurs

L’accueil est le principal élément de la gestion des visiteurs. Tout commence par la saisie des données personnelles et l’inscription, et se termine par le départ des visiteurs. La forme traditionnelle de gestion des visiteurs prend beaucoup de temps et est souvent une source d’erreurs. La charge de travail peut rapidement augmenter et, en cas de forte affluence, entraîner des temps d’attente et de la frustration chez les personnes concernées. Les différents modules de la solution Interflex vous permettent de réduire la charge de travail et de décharger votre réception. Avec une gestion numérique des visiteurs, la saisie et la gestion des données de visite sont en outre décentralisées. Ainsi, votre réception ne doit plus prendre en charge toutes les tâches dans le cadre de la gestion des visiteurs. Au lieu de cela, les étapes du processus sont réparties entre les acteurs, les services et les personnes impliqués.

Rendez la préinscription des invités simple et pratique

Une gestion professionnelle des visiteurs commence déjà avant la visite. Dès la prise de rendez-vous par e-mail ou par téléphone, une partie des données de visite est saisie. Il s’agit avant tout des données générales de la visite : à quelle date, à quelle heure et à quel endroit la visite a lieu. Lors de la prise de rendez-vous par e-mail, un add-in directement intégré à Outlook permet de gérer plus efficacement les visiteurs. Les hôtes et hôtesses peuvent ainsi annoncer la visite à l’avance par e-mail de manière confortable et en gagnant du temps. Les collaborateurs peuvent également utiliser l’Employee Self-Service pour programmer rapidement et facilement une visite et inviter les hôtes correspondants. C’est là qu’apparaît l’avantage d’une gestion numérique des visiteurs. Les données de visite déjà saisies peuvent être directement réutilisées. Les visiteurs qui reviennent souvent sur place n’ont donc pas besoin de saisir à nouveau leurs données personnelles.

Le système prévoit de contacter vos visiteurs individuellement, par exemple dans la bonne langue, et de leur envoyer toutes les informations nécessaires à leur visite. Il peut s’agir par exemple du plan d’accès ou d’un code QR indiquant l’autorisation d’utiliser le parking visiteurs. Une telle extension de la gestion des visiteurs est particulièrement utile dans les entreprises où un contrôle d’accès permet d’éviter que des places de parking soient bloquées par des véhicules mal stationnés. Cela permet d’économiser du temps et des ressources des deux côtés – pour vous et pour vos visiteurs.

Selon la configuration et les modules utilisés, vos collaborateurs peuvent se charger de la saisie des données des invités dans le cadre de l’invitation et de la préinscription de la visite. Alternativement, les invités peuvent toutefois s’inscrire de manière autonome via l’auto-inscription et saisir, corriger et compléter eux-mêmes leurs données personnelles de visite. Cela permet par exemple d’exclure les erreurs d’orthographe dans le nom du visiteur.

Globalement, la gestion numérisée des visiteurs et l’auto-inscription permettent de réduire le taux d’erreur et d’améliorer la qualité des données. L’auto-inscription dans la gestion des visiteurs est particulièrement adaptée aux entreprises qui n’ont pas de réception. Aussi certaines zones du site de l’entreprise ou des entrées secondaires où aucun personnel d’accueil n’est présent se prêtent idéalement à l’auto-inscription. Les dispositions légales telles que les informations sur la protection des données peuvent être présentées aux visiteurs et leur prise de connaissance peut être acceptée ou confirmée directement en ligne. Dans le cadre de l’auto-inscription, les visiteurs peuvent également être informés des instructions de sécurité nécessaires et spécifiques à l’entreprise. À l’aide de règles définies, vous pouvez attribuer une durée de validité aux justificatifs. Vous pouvez ainsi vous assurer que les visiteurs qui reviennent disposent toujours d’une attestation actuelle.

Inscription et enregistrement des invités

Les visiteurs peuvent être inscrits à l’avance. Mais ils peuvent aussi se présenter spontanément à l’accueil, sans préinscription. Dans ce cas, un visiteur spontané peut facilement saisir ses données via l’auto-enregistrement sur le kiosque ou la tablette et suivre en même temps une instruction de sécurité nécessaire. En revanche, le visiteur préinscrit est enregistré et identifié à l’aide du code PIN ou QR attribué à l’avance par le scanner de la réception. Dans les deux cas, l’inscription à la réception est nettement plus rapide et plus efficace. Dans le cadre de l’inscription, la vérification que toutes les preuves nécessaires (formation à la sécurité, disposition relative à la protection des données) ont été apportées peut être renouvelée.
Dans de nombreux cas, la réception n’est cependant pas occupée en permanence. Ou alors des entrées secondaires sont utilisées, sans personnel d’accueil sur place. Dans de tels cas, les visiteurs peuvent s’inscrire confortablement via un kiosque d’auto-inscription. Le code PIN ou le code QR de la préinscription est utilisé pour l’identification. Dans le cadre de l’inscription, le visiteur peut fournir des justificatifs tels qu’une formation à la sécurité et l’acceptation des dispositions relatives à la protection des données. Il est également possible d’obtenir un badge d’accès à lecture RFID.
Outre ces différentes formes d’inscription sur place, la solution de gestion des visiteurs offre également une auto-inscription mobile depuis le domicile ou en déplacement. Les visiteurs peuvent ainsi se familiariser à l’avance avec toutes les instructions importantes et enregistrer leurs données personnelles.
L’inscription et la désinscription décentralisées des visiteurs facilitent et accélèrent de nombreux processus dans l’entreprise. Même en cas de forte affluence, les responsables ont toujours une vue d’ensemble précise de tous les visiteurs présents sur le site de l’entreprise.

Augmenter la sécurité avec une gestion fiable des visiteurs

La solution de gestion globale des visiteurs vous permet d’augmenter la sécurité dans votre entreprise. En effet, vous pouvez documenter sans faille qui a été invité chez vous, quand et où, et qui se trouve actuellement sur le site de l’entreprise en cas de mesure d’évacuation. Des modules supplémentaires permettent d’augmenter la sécurité. Le contrôle d’identité vous permet de vérifier l’identité de vos invités. Les documents officiels tels que la carte d’identité ou le passeport peuvent être contrôlés sur place par le personnel d’accueil et validés quant à leur authenticité. En outre, les identités contrôlées peuvent être comparées à des listes de blocage ou à des listes de sanctions internationales afin d’éviter des relations commerciales potentiellement illégales. Vous assurez ainsi, dès la réception, un haut niveau de sécurité pour vous et votre entreprise.
La protection des données personnelles revêt une importance particulièrement grande dans le cadre d’une gestion numérique des visiteurs. Avec la solution Interflex pour la gestion des visiteurs, les données personnelles peuvent être gérées et protégées conformément au RGPD ou à la loi suisse sur la protection des données. Par rapport à un livre d’or physique, vous empêchez ainsi que des données personnelles puissent être consultées par des tiers. Grâce à un concept complet de rôles et d’autorisations, l’accès et la visibilité des données de visite peuvent être organisés de manière encore plus sûre.