Die Abteilung Personal & Organisation der Stadtverwaltung Großenhain arbeitet seit der Einführung eines neuen Zutrittskontrollsystems von Interflex deutlich effizienter. So übernahm der Anbieter Interflex nicht nur die Anpassung der Software IF-6020 an den Bedarf des Rathauses. Auch die Hardware zur Steuerung der Zutrittskontrolle stammt von Interflex und wurde exakt an alle Durchgangsstellen angepasst. Seither entfallen die zeitaufwändige Ausgabe und Verwaltung von mehr als 100 Schlüsseln. Zutrittsberechtigungen können die Personalsachbearbeiter direkt in der Software vergeben.
Das Rathaus der Großen Kreisstadt Großenhain im sächsischen Landkreis Meißen ist zentraler Beschäftigungsort für rund 60 Angestellte. Der Gesamtkreis der Zutrittsberechtigten, die zum Teil in nachgeordneten Einrichtungen arbeiten, umfasst 140 Personen. Schon seit über 20 Jahren setzt die städtische Behörde erfolgreich ein Zeiterfassungssystem von Interflex ein. Die aktuelle Version IF-6020 verfügt bereits über einen integrierten Web-Client mit Workflow-Management. Die Außentüren des Rathauses in Großenhain sind mit dem Zutrittskontrollterminal IF-800 sowie mit zwei Zeiterfassungsteminals IF-5735 von Interflex ausgestattet. Im Rahmen eines Beratungsgesprächs mit dem langjährigen Account Manager von Interflex Tobias Franke, berichtete die Stadtverwaltung von einer neuen Bedarfsanforderung: Die bisherige interne Schließanlage des 1875/76 gebauten Gebäudes entsprach nicht mehr den heutigen Anforderungen und musste vollständig ersetzt werden. Zusätzlich sollte die neue Zutrittskontrolle die Räume der Stadtverwaltung von anderen Gebäudebereichen abgrenzen, darunter die Großenhain-Information, ein SB-Bereich der Sparkasse Meißen und verschiedene Beratungsangebote des Rathauses.
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in einem System
Spontan ergab sich im Rahmen des gemeinsamen Termins ein Austausch über die konkreten Anforderungen der Stadtverwaltung, die unmittelbar in einer Diskussion über mögliche Lösungsszenarien in Zusammenarbeit mit Interflex mündeten. Da die Stadtverwaltung bereits über ein Zeiterfassungssystem von Interflex verfügte, bot es sich an, dieses um passende Komponenten für die Zutrittskontrolle zu erweitern. In weiterführenden Gesprächen stellten die Verantwortlichen fest, dass eine integrierte Lösung mit allen Komponenten den geringsten Aufwand in der zukünftigen Anwendung verursachen würde. So konnte etwa der Zutritt von Mitarbeitern und Dienstleistern über nur einen Multifunktionsausweis erfolgen. Die Personalabteilung kann nach Bedarf entsprechende Berechtigungen vergeben. Eine Trennung der Zutrittsbereiche in den einzelnen Ämtern und Abteilungen des Rathauses wurde somit auf unkomplizierte Weise möglich.
Auch die Zutrittskontrolle zu teilöffentlichen Bereichen für die Bürger von Großenhain und zu geschützten Bereichen wie etwa Putzkammern, in denen Chemikalien gelagert werden, konnte gewährleistet werden. Die bisher ausgegebenen Schlüssel, deren Aus- und Rückgabe die Stadtverwaltung über händisch geführte Listen kontrollierte, wurden überflüssig. Auch im Verlustfall konnte das neue Zutrittskontrollsystem ein Plus an Sicherheit bieten. Während bei einem verlorenen Schlüssel der Verbleib in der Regel unklar bleibt, lässt sich ein verlorener Multifunktionsausweis sofort durch die Personalabteilung sperren. Selbst wenn er in die Hände unbefugter Nutzer fällt, erhalten diese damit keinen Zutritt zu den geschützten Bereichen. Nach sorgfältiger Analyse entschieden die Verantwortlichen der Stadtverwaltung, gemeinsam mit den Spezialisten von Interflex ein passendes Lösungskonzept zu entwickeln und sofort mit der Umsetzung zu beginnen.
Zutrittskontrolle online und offline
Die Stadtverwaltung beschloss, sämtliche Innentüren zuverlässig abzusichern und anstelle eines neuen mechanischen Schließsystems eine Offline-Zutrittskontrolle mit E-Zylindern einzuführen. Zur Sicherung der betreffenden Innentüren fiel die Wahl auf den E-Zylinder IF-181. Da dieser bislang im Rathaus Großenhain nicht bekannt war, präsentierte der Account Manager den Verantwortlichen der Stadtverwaltung zunächst das Funktionsspektrum. Die E-Zylinder sind dank Batterieversorgung ohne Strom- oder Kabelverlegung überall integrierbar. Der E-Zylinder ersetzt mechanische Schlüssel, indem er Zutrittsberechtigungen auswertet und nur berechtigten Personen über ein RFID-Medium den Öffnungsvorgang ermöglicht. Dazu halten die berechtigten Mitarbeiter ihren Multifunktionsausweis im Kreditkartenformat vor den Zylinder und können unmittelbar nach Freigabe den Zylinder bewegen und die Tür öffnen.
Kostenfreier Test im Rathaus
Um der Stadtverwaltung die Vorteile der E-Zylinder zu vermitteln, lieferte und montierte Interflex zunächst eine Auswahl kostenfreier E-Zylinder, die im Rathaus ausgiebig getestet werden konnten. Immerhin waren im Bereich des bisherigen Schließsystems insgesamt 115 mechanische Schließzylinder durch E-Zylinder vom Typ IF-181 zu ersetzen. Um für jede der zu versorgenden Türen Zylinder in der passenden Ausführung bereit zu stellen, mussten an allen Türen die Türmaße aufgenommen werden. Gleichzeitig wollte die Stadtverwaltung die Dienstleistungskosten für die Montage und Inbetriebnahme möglichst geringhalten.
E-Zylinder IF-181 ersetzt mechanische Schlüssel
Die E-Zylinder überzeugten die Stadtverwaltung Großenhain, sodass nach der Testphase umgehend die Vorbereitungen für den Einbau eingeleitet werden konnten. Ein Team von Interflex nahm an allen Türen die Maße auf, sodass kein weiterer externer Dienstleister Kosten verursachte. Je nach Durchgang wurden für den SV Großenhain die passenden Modelle ausgewählt, darunter Doppelzylinder, die einseitig buchen und in einen Bereich eingekuppelt sind, außerdem Halbzylinder und Antipanik-Zylinder, die einseitig buchen und freidrehend zu öffnen sind. Für den Einbau sind prinzipiell keine aufwändigen Montagearbeiten erforderlich, sodass die bestehenden mechanischen Zylinder in den Innenbereichen des Rathauses einfach und unkompliziert durch die neuen E-Zylinder ersetzt werden konnten. Um die Kosten für die Stadtverwaltung weiterhin gering zu halten, erhielten die Mitarbeiter der Stadtverwaltung eine Einweisung durch Interflex, sodass sie die E-Zylinder selbstständig einsetzen und in Betrieb nehmen konnten.
Verbindung zur Software mittels NetworkOnCard
Die im Rathaus eingesetzten Schließzylinder unterstützen das bewährte und weit verbreitete Kartenformat „NetworkOnCard“ in Kombination mit erprobter Mechanik und langer Batterielebensdauer. NetworkOnCard verbindet Online-Komponenten mit der Offline-Zutrittskontrolle. Zutrittsberechtigungen können eine Tagesgültigkeit zugewiesen bekommen, sodass bei Verlust des Ausweises weiterhin Sicherheit gewährleistet ist. Parallel dazu ist es möglich, den E-Zylindern mittels Sperrlistenkarte mitzuteilen, dass eine bestimmte Ausweisnummer ab sofort keinen Zutritt mehr erhalten soll. Da die Außenzugänge zum Rathaus mit Online-Lesern ausgestattet sind, ist auch dort kein unberechtigter Zutritt möglich.
Die Schließzylinder lassen sich problemlos in bestehende Systeme integrieren – in diesem Fall in das Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystem IF-6020. Mitarbeiter der Stadtverwaltung, die an den elektronischen Schlössern buchen, tragen die Buchungsberechtigungen auf ihrem Ausweis, der unmittelbar am entsprechenden Durchgang ausgewertet wird. Bei Benutzung des E-Zylinders prüft dieser, ob auf dem Ausweis ein entsprechendes Recht vorhanden ist. Danach erfolgt entweder eine Ablehnung oder eine Freischaltung. Beim Buchungsvorgang überträgt der E-Zylinder zugleich Statusmeldungen auf den Ausweis, beispielsweise über seinen Batteriestand. Dieser Status wird beim nächsten Kontakt mit einem Online-Terminal automatisch zurück an die Interflex-Software übertragen. Auf diesem Weg erhält der zuständige Administrator ohne weiteren Aufwand eine Information, bei welchem E-Zylinder ein zeitnaher Batteriewechsel erforderlich ist. Da das Meldesystem über insgesamt drei Batterie-Warnstufen verfügt, kann dieser Arbeitsschritt gut im Voraus geplant werden. Als weiteres Software-Element nutzt die Stadtverwaltung das Admin-Tool „Pegasys-Mobil“, sodass der zuständige Administrator per Notebook und NFC-Leser die einzelnen E-Zylinder im Rathaus administrieren kann.
Mehr Sicherheit und vereinfachte Administration
Nachdem das neue Zutrittskontrollsystem von Interflex in Betrieb genommen wurde, konnte die Stadtverwaltung Großenhain die zuvor im Umlauf befindlichen Schlüssel nahezu vollständig einziehen. Damit reduzierte die Behörde in bedeutendem Umfang das Sicherheitsrisiko, das durch verlorene Schlüssel entsteht. Ein weiterer Vorteil ist die seither stark vereinfachte Administration durch die Personalabteilung. Während mit der Schlüsselausgabe eine potenziell unübersichtliche Lösung mit hohem Verwaltungsaufwand betrieben wurde, können die Verantwortlichen nun schnell und einfach per Software eingeben, welche Personen wann und wo Zutritt erhalten. Dazu gehören beispielsweise auch Praktikanten und Auszubildende mit eingeschränkten Zutrittsrechten sowie externe Dienstleister der Stadtverwaltung ̶ etwa das Reinigungspersonal, das nur zu autorisierten Bereichen Zutritt erhält. Ergänzend zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle regelt die Stadtverwaltung auch den Zugriff auf die Kopierer im Haus über die Multifunktionsausweise der Mitarbeiter. Nachdem die Mitarbeiter sich mit dem System vertraut machen konnten, wird dieses nun sehr gut angenommen und überzeugt im täglichen Einsatz mit erheblicher Zeitersparnis für alle Beteiligten bei deutlich erhöhten Sicherheitsstandards.
