Le travail du service Personnel & Organisation de la municipalité de Großenhain est devenu bien plus efficace depuis la mise en service d’un nouveau système de contrôle d’accès de la société Interflex. Interflex a non seulement adapté le logiciel IF-6020 aux besoin de la ville, mais a également modifié le matériel de commande du contrôle d’accès de sa propre fabrication pour l’adapter parfaitement aux points d’accès concernés. La distribution compliquée de plus de 100 clés et leur gestion font désormais partie du passé. Les employés du service du personnel peuvent octroyer des autorisations d’accès directement dans le logiciel.
La ville de Großenhain, dans le canton de Meißen, en Saxe, emploie environ 60 personnes. Le nombre total des personnes autorisées d’accès atteint 140, dont nombre d’entre elles travaillent dans des services annexes. La municipalité a choisi un système de gestion du temps d’Interflex il y a 20 ans déjà. La version actuelle IF-6020 dispose déjà d’un client web avec gestion de workflow. Les portes extérieures de la ville de Großenhain ont été équipées du terminal de contrôle d’accès IF-800 et de deux terminaux de gestion du temps IF-5735 d’Interflex. Lors de longues discussions avec le gestionnaire de comptes d’Interflex Tobias Franke, la municipalité a évoqué de nouveaux besoins : Le système de fermeture interne, contemporain de la construction du bâtiment, en 1875/76, ne répondait plus aux exigences de l’époque et devait être remplacé dans son intégralité. D’autre part, le nouveau contrôle d’accès devait pouvoir isoler les locaux de la municipalité des autres parties du bâtiment, dont le bureau d’information de Großenhain, une zone de distributeurs de billets de la Sparkasse Meißen ainsi que plusieurs services de conseil de la ville.
Gestion du temps et contrôle d’accès en un seul système
Lors d’un rendez-vous commun, les participants échangèrent spontanément au sujet d’exigences concrètes de la municipalité, qui débouchèrent sur des scénarios probables en collaboration avec Interflex. La municipalité disposant déjà d’un système de gestion du temps d’Interflex, il semblait évident de le compléter avec les composants destinés à la gestion des accès. D’autres discussions ont permis de définir qu’une solution intégrée comportant tous les éléments requis serait la plus simple. L’accès des employés et des prestataires, par exemple, est géré au moyen de badges multifonctions. Le service du personnel peut attribuer des autorisations en fonction des besoins. Par conséquent, il devient extrêmement simple de séparer l’accès aux différents services de la ville.
Le contrôle de l’accès des habitants de Großenhain à des zones semi-publiques et à des zones protégées, notamment des locaux de stockage des produits de nettoyage éventuellement chimiques, était lui aussi garanti. Les clés distribuées jusque là devenaient superflues, de même que le contrôle des sorties et rentrées via des listes manuelles, qui incombait à l’administration.. En cas de perte, le système de contrôle d’accès représentait une sécurité accrue. Alors que personne ne sait où se trouve une clé perdue, un badge multifonction égaré peut être bloqué immédiatement par le service du personnel. Et même s’il est découvert par une personne non autorisée, celle-ci ne peut accéder aux zone protégées. Une analyse précise a conduit les responsables de l’administration municipale à élaborer un concept de solution adapté, en collaboration avec les spécialistes d’Interflex et de le mettre en œuvre immédiatement.
Contrôle d’accès en ligne et hors ligne
La municipalité a décidé de protéger toutes les portes intérieures et de remplacer les systèmes mécaniques de fermeture par un contrôle d’accès hors ligne via des cylindres électroniques. Il a été décidé que le cylindre électronique IF-181 protégerait les portes intérieures concernées.. Le gestionnaire de compte compétent a présenté tout d’abord l’ensemble des fonctions du cylindre aux responsables de la municipalité de Großenhain, qui ne les connaissaient pas. Etant alimentés par pile, les cylindres électroniques s’intègrent partout car ils sont indépendants des câbles et de l’alimentation électrique. Le cylindre électronique remplace les clés mécaniques en ce qu’il évalue les autorisations d’accès puis permet l’ouverture via un support RFID aux seules personnes autorisées. Les employés autorisés tiennent leur badge multifonction au format carte de crédit devant le cylindre, et ils peuvent ouvrir la porte dès la validation en déplaçant le cylindre.
Essai gratuit
Pour présenter tous les avantages du cylindre électronique, Interflex a fourni et installé un certain nombre de cylindres électroniques pour qu’ils puissent être testés à fond. L’ancien système de 115 cylindres mécaniques devait être remplacé par autant de cylindres électroniques de type IF-181. Il fallut prendre les mesures de toutes les portes concernées pour sélectionner les modèles de cylindres appropriés. Dans le même temps, la municipalité souhaitait réduire du mieux possible les coûts de montage et de mise en service.
Le cylindre électronique IF-181 remplace la clé mécanique
Les cylindres électroniques ont convaincu la municipalité de Großenhain, qui a autorisé immédiatement la phase préparatoire à leur installation. Une équipe d’Interflex a pris les mesures de toutes les portes pour économiser des prestations ultérieures. Les modèles adaptés à chaque passage ont été sélectionnés pour la municipalité de Großenhain, notamment des doubles cylindres à badgeage d’un côté qui sont enclenchés dans une zone, des demi-cylindres et des cylindres antipanique, qui badgent d’un côté et s’ouvrent par rotation libre. Leur installation ne demande pas en principe de travaux importants, ce qui facilite et simplifie le remplacement des cylindres mécaniques en place par les nouveaux cylindres électroniques. Pour maintenir les coûts à un niveau bas, les employés de la ville ont été formés par Interflex pour qu’ils soient en mesure d’utiliser et de mettre en service les cylindres électroniques par leurs propres moyens.
Liaison au logiciel via NetworkOnCard
Les cylindres utilisés sont compatibles avec le format de carte courant et bien établi “NetworkOnCard”, combiné avec un dispositif mécanique ayant fait ses preuves et pile à longue durée de vie. NetworkOnCard allie composants en ligne et contrôle d’accès hors ligne. Il est possible d’attribuer une validité d’un jour à des autorisations d’accès, ce qui garantit la sécurité en cas de perte du badge. Mais il est également possible d’informer le cylindre électronique, au moyen d’une carte d’invalidation, qu’un certain numéro de badge doit être interdit d’accès immédiatement. Les accès extérieurs étant équipés de lecteurs en ligne, tout accès non autorisé est impossible là aussi.
Les cylindres s’intègrent parfaitement dans les systèmes existants, en l’occurrence dans le système de gestion du temps et de contrôle d’accès IF-6020. Les employés de la municipalité qui badgent sur les serrures électroniques portent les autorisations à badger sur leur badge, qui sera évalué dès le passage. Avec un cylindre électronique, celui-ci contrôle si le badge concerné présente l’autorisation correspondante. Le système décide alors de refuser ou d’autoriser l’accès. Lors du badgeage, le cylindre électronique transmet des messages d’état au badge, concernant par exemple le niveau de charge de sa pile. Cet état est transmis automatiquement en retour au logiciel Interflex au prochain contact avec un terminal en ligne. L’administrateur compétent obtient ainsi tout simplement l’information indiquant le cylindre électronique sur lequel un changement de pile sera nécessaire prochainement. Le système de signalisation dispose de trois niveaux d’alerte de charge de pile, ce qui permet de prévoir l’opération requise à l’avance. L’administration municipale utilise un autre module logiciel, l’outil administrateur “Pegasys-Mobil“, avec lequel l’administrateur peut gérer les différents cylindres électroniques en utilisant un ordinateur portable et un lecteur NFC.
Sécurité accrue, administration simplifiée
Une fois le système de contrôle d’accès Interflex mis en service, la municipalité de Großenhain a retiré de la circulation toutes les clés qui avaient été distribuées. Ceci a permis de réduire considérablement les risques pour la sécurité que présente la perte d’une clé. La gestion allégée assurée par le service du personnel dispose d’un atout supplémentaire. Alors que la solution de remise de clé était une solution éventuellement confuse et impliquant un travail administratif important, les responsables peuvent désormais entrer facilement et rapidement quelles personnes sont autorisées à y accéder, quand et où. Ceci peut concerner notamment les stagiaires et autres personnes en formation, aux autorisations d’accès restreintes, ou des prestataires extérieurs à la municipalité, à l’instar du personnel de nettoyage, autorisé à accéder à certaines zones. Parallèlement à la gestion du temps et au contrôle d’accès, la municipalité règle également l’accès aux photocopieuses internes par le biais des badges multifonctions des employés. Une fois que les employés se sont familiarisés avec le système, il a été parfaitement accepté et il convainc chaque jour par les gains de temps qu’il permet à toutes les personnes concernées de réaliser, avec un niveau de sécurité nettement relevé.