Mit dem Smartphone erfassen Mitarbeiter Arbeitszeiten und öffnen Türen
Arbeitnehmer beginnen ihren Arbeitstag heute nicht mehr zwangsläufig am Eingang des Firmengebäudes. Das Arbeiten im Außendienst, auf der Baustelle, im mobilen Pflegedienst, auf Rufbereitschaft oder in weiteren Einsatzgebieten verlangt bisher das Nachtragen der entsprechend geleisteten Arbeitszeit in einem zentralen System. Damit kommen Unternehmen gesetzlichen Dokumentationspflichten nach.
Mit den Lösungen IF-6020 Mobile und IF-6040 Mobile kann jeder Mitarbeiter von unterwegs mit seinem Smartphone Arbeitszeiten dokumentieren. Die Vorgehensweise funktioniert identisch dem Buchen am Erfassungsgerät. Auch eine Krankmeldung kann auf diesem Weg unverzüglich der Personalabteilung oder dem Abteilungsleiter übermittelt werden. Das Buchen von unterwegs erspart die aufwändige Nachpflege mitsamt Dokumentation und Genehmigung der geleisteten Arbeitszeit und bringt sowohl Mitarbeitern als auch Vorgesetzten eine erhebliche Zeitersparnis. Der Mitarbeiter behält den Überblick über sein Zeitkonto, das ihm mobil angezeigt wird. Mit dem Smartphone korrigieren Mitarbeiter außerdem Abwesenheiten, stellen Urlaubsanträge oder informieren sich darüber, welcher Kollege gerade im Dienst ist. Diese Arbeitsschritte machen das mobile Arbeiten effizient und effektiv.
Noch mehr Funktionen auf dem Smartphone bietet die neue Anwendung IF-6040 Zeit. Hier wurde von Anfang an konsequent auf die mobile Anwendung gesetzt. Sämtliche Anwenderdialoge sind im sogenannten „Responsive Design“ gestaltet. Ob der Mitarbeiter mit seinem Computer, Tablett oder Smartphone arbeitet, die Nutzeroberfläche passt sich automatisch dem jeweiligen Endgerät an. Das bringt Unternehmen noch mehr Flexibilität: Zum Beispiel kurzfristig von unterwegs mit dem Smartphone Anträge stellen oder diese genehmigen. Das moderne und zeitgemäße Design unterstützt den Benutzer dabei optimal. Die vorhandenen Funktionen können vom Unternehmen vorkonfiguriert und die wichtigsten Aufgaben übersichtlich auf der Startseite, dem „Dashboard“, dargestellt werden. Dadurch macht die Bedienung Spaß und gleichzeitig werden Fehleingaben verhindert. Das Supportaufkommen sinkt deutlich. Die intuitive Bedienbarkeit reduziert wiederum den Schulungsbedarf für neue Mitarbeiter.
Wenn das Mobiltelefon einmal nicht mit dem Internet verbunden ist, kann der Mitarbeiter seine Zeitbuchungen dennoch tätigen. Diese werden lokal gespeichert und synchronisiert sobald wieder eine Internet-Verbindung besteht. Das Ganze ist selbstverständlich mit modernen Verfahren, wie man sie zum Beispiel aus dem Home-Banking kennt, abgesichert.
Auch im Bereich der Zutrittskontrolle bietet Interflex mit seiner Software IF-6040 Lösungen für Smartphones. Mit der App „Key“ können Mitarbeiter ihr Smartphone als Mitarbeiterausweis nutzen. Der Schlüssel wird über eine gesicherte Verbindung im Telefon gespeichert und verschlüsselt in der App abgelegt. Es ist unmöglich, diesen Schlüssel auszulesen oder auf ein anderes Mobiltelefon zu übertragen.
Die Umsetzung ist dabei optimal abgesichert und dennoch denkbar einfach. Der Mitarbeiter lädt die App aus dem App Store (Apple) oder Play Store (Android) und beantragt einen mobilen Schlüssel je nach Unternehmen per Telefon, E-Mail oder auch persönlich in der Ausweisausgabestelle. Er erhält anschließend eine E-Mail mit einem QR Code, mit dem er sich registriert. Die endgültige Aktivierung erfolgt über die Eingabe eines Kennworts. Dieses wird dem Mitarbeiter auf einem separaten Wege mitgeteilt. Ab sofort kann der Mitarbeiter sein Smartphone als Zutrittsausweis verwenden.
Dabei lässt sich die zeitliche Gültigkeit des Schlüssels einstellen. Die App ruft automatisch in zyklischen Abständen beim zentralen Server ab, ob der Schlüssel noch gültig ist.
Abgesichert ist die Lösung mit dem derzeit besten Verschlüsselungsverfahren: einer PKI (Publik Key Infrastructure) und dem hybriden Verschlüsselungsprotokoll TLS (Transport Layer Security V1.2) zur sicheren Datenübertragung im Internet.
Die Anwendung kann dabei sowohl auf Firmentelefonen oder auf Smartphones der Mitarbeiter (BYOD) installiert werden. Während ein Mitarbeiterausweis schon mal vergessen wird, wissen Menschen fast immer, wo sich ihr Smartphone befindet.
Eine Buchung kann dann mit Bluetooth® Low Energy oder NFC (Near Field Communication) an jedem elektronischen Zutrittsterminal erfolgen. Das gilt sowohl für Zutrittsleser als auch für Zeiterfassungsgeräte. Welche Technologie genutzt wird, hängt entscheidend vom Endgerät und vom Einsatzzweck ab. Geräte vom Hersteller Apple unterstützen derzeit kein NFC für die Zutrittskontrolle. Hier kommt immer BLE zum Einsatz. Bei Android-Geräten liegt es am Einsatzzweck. So kann die Buchung innerhalb der Gebäude je nach Gerätetyp und Softwarestand schnell und komfortabel mittels NFC erfolgen. Soll hingegen eine Schranke zum Mitarbeiterparkplatz aus dem Auto heraus geöffnet werden, spielt die Reichweite eine größere Rolle. Hier kommt dann BLE zu Einsatz. Das Praktische daran: Der Benutzer muss nichts tun. Die Anwendung schaltet automatisch zwischen BLE und NFC um. Die Lesereichweite lässt sich per Terminal individuell einstellen.
Die Vorteile für die Unternehmen und die Mitarbeiter liegen auf der Hand. Die Ausweisvergabe kann jederzeit dezentral und mobil erfolgen, da der Mitarbeiter keine Ausweisausgabestelle mehr aufsuchen muss. Das spart Zeit und Geld. Die Anzahl der Ersatzausweise und deren Rücknahme sinken deutlich, da Smartphones seltener vergessen werden oder verloren gehen als Ausweise. Nicht zuletzt entfallen die Kosten für den Einkauf und die Verwaltung eines klassischen Mitarbeiterausweises.
Die App bietet mehr Freiheiten für Mitarbeiter und Flexibilität bei der Ausgabe, Verwaltung und Nutzung von Mitarbeiterausweisen. So sparen Unternehmen und Mitarbeiter Zeit und Geld während gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Die mobilen Lösungen für Zutrittskontrolle und Zeiterfassung von Interflex erhöhen den Komfort, die Effizienz und die Sicherheit für Unternehmen spürbar.
