Surprise Service Stories

Kreativ und engagiert für unsere Kunden:
die Interflex Surprise Service Stories

Zutrittskontrolle gibt es auch in der Nähe des Polarkreises

Wir erbringen selbst unter den widrigsten Bedingungen eine hervorragende Leistung. Das demonstrierte unser Kollege Elias Schmitt mit tatkräftiger Unterstützung des Software-Teams um Jasper Spelt, Marco Etzel und Ilyas Rentzsch beim Service-Einsatz im winterlichen Lappland. Für den Hardware IT-Consultant ging es nach Schweden in den Ort Arvidsjaur, der etwa 100 km südlich des Polarkreises liegt. Mit eiskalten, steifen Fingern rüstete er dort ca. 20 Zutrittsterminals (LAP800 W02 mit Heizung) auf Legic® Advant um.

Der Kunde, ein internationaler Automobilzulieferer, testet vor Ort diverse Entwicklungen, u.a. Fahrassistenzsysteme, auf beheizten und vereisten Teststrecken. Um im Winter vom Städtchen Arvidsjaur auf die andere Seite des Arvidsjaurjön (Arvidsjaursee) zum Testgelände zu gelangen, muss der bis zu einem Meter dick zugefrorene See mit dem Auto überquert werden. Damit die Abkürzung über den See nicht von Unbefugten genutzt wird, ist die Zufahrt mit Schranken gesichert. Das Interflex Zutrittskontrollsystem verhindert Fremdzutritte. Zeitgleich fand durch Unterstützung des Software-Teams der Umzug auf das System IF-6040 statt.

Schlüsselschränke werden jetzt per Fingerprint geöffnet

Ein großer norddeutscher städtischer Energieversorger hat im Bereich Zutrittskontrolle auf biometrische Terminals von unserem Partner TBS umgerüstet. Nun wünschte sich der Kunde seine bestehenden KEMAS Schlüsselschränke ebenfalls dahingehend umzurüsten, um zusätzlich zur Öffnung mit dem Kundenausweis (Standard Legic® Prime), auch eine Öffnung per Fingerprint zu ermöglichen.

In den Schlüsselschränken werden Schlüssel für das Personal hinterlegt, das in speziellen Bereichen Zutritt hat, z.B. für externe Mitarbeiter von Fremdfirmen. Mit biometrischen Terminals an den Schlüsselschränken wird verhindert, dass durch Weitergabe des Ausweises unbefugte Personen an die entsprechenden Schlüssel und somit auf das Gelände gelangen.

Selbstverständlich wollte der Kunde die Aufwände für die Umrüstung möglichst geringhalten und bestehende Schlüsselschränke beibehalten. Durch die enge Zusammenarbeit mit TBS und die exzellente Unterstützung der Service-Kollegen aus Hamburg gelang es, mit einem für diesen Anwendungsfall neu programmierten Plugin von TBS, die bisherigen Kartenleser an den Schlüsselschränken einfach durch Biometrie-Terminals zu ersetzen. In der KEMAS Applikation, sowohl im Hardware- als auch Software-Bereich, mussten keine Änderungen vorgenommen werden. Wir freuen uns, dass wir dem Kunden innerhalb kürzester Zeit eine innovative Lösung anbieten konnten.

Bei der Hardware-Installation ist manchmal Kreativität gefragt

Bei einem Kundenprojekt mussten 45 Zutrittsleser installiert werden. Die Leser sollten in ein bestehendes Gehäuse vom Kunden integriert werden, wofür es keine passende Installationshilfe gab. Die aufwändige Bearbeitung und Justierung des Lesers vor Ort durch den Servicetechniker war keine Option. Ohnehin wäre so nicht erkennbar gewesen, hinter welchem der beiden schwarzen Felder sich der Leser befunden hätte.

Der Montagetermin stand an und eine schnelle Lösung war gefragt. Kurzerhand wurde in unserer Musterwerkstatt von einem Interflex Servicemitarbeiter ein praktikabler Lösungsvorschlag ausgearbeitet. Die Lichtleiter-Teile wurden ausgefräst und passgenau eingeklebt; zusätzlich wurde der Deckel mit dem Logo und einem Strahlen-Symbol bedruckt – mit entsprechenden Werkzeugen und Hilfsmitteln kein Problem. Jetzt konnte der Techniker das Terminal schnell und unkompliziert beim Kunden einsetzen und anschließen. Mit dem professionellen und optisch ansprechenden Ergebnis war der Kunde äußerst zufrieden.

Ein erfolgreiches Upgrade und ein einzigartiges Projekt

Ein großer deutscher Energiekonzern und die Interflex Datensysteme GmbH feiern gemeinsam einen weiteren Projekterfolg. Das Upgrade auf die Software IF-6040 verlief durchweg positiv. Im Laufe der Zusammenarbeit mit diesem Kunden entwickelte sich durch die hohe Komplexität der Aufgabenstellung ein starker Fokus auf das Projektmanagement. Um ein solches Großprojekt erfolgreich durchzuführen, setzt Interflex auf ein festes, gut geschultes IF-Projektteam bestehend aus acht Mitarbeitenden unter der Leitung von Sven-André Petersson: Jörg Rottenbiller, Thomas Frosch, Gerhard Hofmann, Nazim Masih, Kadir Dogan Oezdemir, Bernd Möller und Frédéric Mutter.  

Dieses Team hat den Kunden absolut begeistert: „Es ist vollbracht! Das neuste Interflex Major-Release wurde erfolgreich und ohne Komplikationen auf dem Zutrittssystem installiert. Die Umstellung verlief routiniert und koordiniert ab, man habe bisher kein besseres Upgrade auf eine neue Version erlebt.“ Und da die Kooperation so einwandfrei verlief, entschied sich der Kunde die Gesamtprojektleitung für die Umstellung des Systems über beide Konzerne, einem konzernfremden Projektmanager von Interflex (Sven-André Petersson) zu übertragen.

Durch die Optimierung bestimmter Prozesse wurden Herausforderungen, die die Konzernspaltung mit sich brachte, professionell umgesetzt. Dabei übernahm Interflex die Umstellung auf die neue Hardware und die neue Ausweisgeneration sowie die Einrichtung der SAP-Schnittstelle.

Wir machen Projekte von Menschen für Menschen und der Faktor Mensch im Projekt ist unser Erfolgsfaktor. Dieses Projekt war besonders geprägt durch die Interdisziplinarität im gesamten Projektteam: dem Service (Petra Plein), dem Support (Ingeborg Baehr) und der Entwicklung (Dr. Jochem Kries).

Der Kunde würde jederzeit wieder ein Projekt dieser Größenordnung mit Interflex durchführen: „Das Projektteam unter der Leitung von Herr Sven-André Petersson ist ein Garant für den Projekterfolg.“

Die Sicherheitsmaßnahmen sind das Aufwändigste oder Wie man auf einer Nordseeplattform Dutzende Kartenleser austauscht

50 Meter hoch, mitten in der Nordsee und 130 Kilometer entfernt von der Küste: Das sind die Eckdaten für den außergewöhnlichsten Einsatz, den Edmund Obermayer und Sebastian Kardosch bislang antraten. Auf einer Offshore-Plattform stand der Tausch von Kartenlesern an. Und nach einer einwöchigen Sicherheitsausbildung im Bremerhavener Trainingscenter im Frühjahr 2020 (siehe #SurpriseService Nr.2) ging es nun im Herbst ab Emden per Helikopter auf die Plattform. Insgesamt 55 Kartenleser sollten ausgewechselt werden, und was sich beim Landeinsatz nach einer vergleichsweise unspektakulären Tätigkeit anhört, kommt bei der Arbeit mitten in der Nordsee als aufwändige Hochsicherheits-Unternehmung daher.

Insgesamt 17 Tage dauerte der Einsatz – mit Arbeit in Sicherheitskleidung, mit Helm und Schutzbrille, in Zwölfstundenschichten und ohne freien Tag, dafür mit unangekündigten Katastrophenübungen in der Ruhezeit. „Dass alles etwas anders ablaufen sollte, wussten wir – nicht aber, wie aufwändig alles tatsächlich sein würde“, schmunzelt Edmund Obermayer. Dienstbeginn war jeden Tag pünktlich um sieben Uhr, „bis wir eine Arbeitsgenehmigung hatten und tatsächlich beginnen konnten, war es zwischen acht und halb neun.“ Zum Dienststart gab es – nach der coronabedingten Temperaturmessung – Tag für Tag ein Briefing nebst Sicherheitsunterweisung, Tag für Tag mussten die Vorbereitungen für die unterschiedlichen Einsatzorte auf der Plattform neu getroffen werden. „Es gibt Räume, in denen mit Löschgas geflutet wird, falls etwas Sicherheitsrelevantes passiert“, erzählt Edmund Obermayer – diese Funktion musste im Voraus natürlich deaktiviert werden, damit die beiden Interflex-Kollegen sicher arbeiten konnten. „Deshalb wussten immer alle, welche Leser wir am entsprechenden Tag austauschen und wo wir arbeiten würden. Der Kapitän der Plattform muss stets über alles Bescheid wissen und gibt dann frei, was gemacht werden darf.“

Die Arbeit an sich lief erstaunlich ruhig – „da bewegt sich gar nichts, man spürt nichts“, beschreibt Edmund Obermayer die Bedingungen auf der 22.000 Tonnen schweren Plattform, deren Unterkante 20 Meter über dem Wasser schwebt. Den Sturm, der sich an den ersten vier Tagen mit bis zu neun Meter hohen Wellen bemerkbar machte, bekamen Edmund Obermayer und Sebastian Kardosch dafür umso heftiger nachts mit, während der Ruhezeit auf dem Versorgungsanhänger. „Auf dem Jack-Up Barge hat man die 9-Meter-Wellen ganz deutlich gespürt – da rollte man im Bett schon mal 15 oder 20 Zentimeter herum.“ Das Erstaunlichste am Einsatz? „Dass ich nach den zwei Wochen topfit nach Hause kam“, lacht Edmund Obermayer. „Wir hatten keinen Tag unter 50 Stockwerken, manchmal waren es sogar 100. 10.000 Schritte pro Tag waren das Minimum“ – und das auf einer 70 mal 70 Meter großen Fläche mit 15 Stockwerken. Für den erfahrenen Interflex-Mann definitiv ein spannender Einsatzort: „Mir hat das gut gefallen, weil es mal etwas ganz anderes war. Eigentlich ein bezahltes Abenteuer!“ Eines, das sich möglicherweise bald wiederholen wird: schließlich war der Kunde, ein deutscher Stromversorger, äußerst zufrieden mit der guten Leistung von Edmund Obermayer und Sebastian Kardosch. Und die können sie vermutlich schon in Kürze auf den anderen Plattformen des Stromversorgers wieder unter Beweis stellen.

Bei einer Systemstörung ist schnelles Handeln gefragt

Ein Kunde meldete einen Serverausfall seines Zutrittssystems zu einem Zeitpunkt außerhalb der Wartungszeit. Um den laufenden Betrieb beim Kunden nicht zu gefährden, kümmerten sich die Service-Kollegen sofort um den Fall und gingen die Problemlösung direkt an. Der vom Kunden abgeschlossene Wartungsvertrag wäre bereits erfüllt gewesen, wenn Interflex innerhalb von 8 Stunden auf die Störung reagiert hätte – doch die Servicemitarbeiter reagierten prompt!

Bei einem Serverausfall im Hochsicherheitsbereich des Kunden kann die Sicherheit der Arbeiter nicht mehr gewährleistet werden. Im Störfall, z.B. bei einem Brand oder einer Explosion muss durch ein integriertes Zutrittskontrollsystem nachverfolgt werden können, wer sich wo aufhält. Mit der Software von Interflex können dann verlässliche Evakuierungslisten erstellt und die Personen organisiert evakuiert werden. Voraussetzung dafür ist eine funktionierende Verbindung zum Server.

Da nun rasches Handeln gefragt war, machte sich der Interflex Mitarbeiter gleich an die Arbeit und loggte sich über einen Account beim Kunden ein. Er führte remote einen Reboot des Servers durch, wodurch er die Systemstörung schnell beheben konnte.

Da es sich bei diesem Kunden um einen systemrelevanten, zeitkritischen Bereich handelt, war eine schnelle Reaktionszeit unabdingbar. Eine Evakuierung von mehreren Hundert Mitarbeitern konnte erfolgreich abgewendet werden.

Mit passenden Wartungsverträgen können Sie Ihr Business nachhaltig absichern und erhalten garantiert professionellen Support in dem Moment, wenn Sie ihn am dringendsten benötigen.

Wie man einen langjährigen Kunden positiv überrascht

„Wir hatten großen Respekt vor der Umstellung“. Im Landratsamt Tuttlingen sorgt Interflex seit Jahren für Ordnung im Zeitmanagement – zum Jahresanfang kam eine plattformunabhängige Selfservice-Lösung dazu. Der Wechsel? Absolut unauffällig und ohne die geringste Auswirkung auf die tägliche Arbeit!

Angestellte, Hilfskräfte, Arbeiter, dual Studierende, Beamte: Die Vielfalt der Mitarbeitenden der Kreisverwaltung im Landkreis Tuttlingen ist groß und strukturell komplex. Mehr als 1200 Menschen sind auf zahlreiche Dienstorte verteilt – und sie arbeiten in den unterschiedlichsten Varianten: Saisonkräfte und gering Beschäftigte sind ebenso vertreten wie Mitarbeitende in Teil- und Vollzeit.

Um sämtliche Anforderungen zuverlässig zu organisieren, setzt die Kreisverwaltung seit Anfang der neunziger Jahre auf Interflex als strategischen Partner. In den letzten Jahren wuchs das System, das ursprünglich nur zur Erfassung der Arbeitszeiten diente, kontinuierlich an und bietet inzwischen auch Online- und Offline-Zutrittsterminals sowie eine Parkplatzverwaltung.

Bis vor kurzem war auch eine Selfservice-Lösung integriert, deren Workflow auf der Lotus-Notes-Basis eines früheren Systempartners ablief. Als jedoch die strategische Entscheidung getroffen wurde, Lotus Notes künftig nicht weiter einzusetzen, musste Ersatz her – und hier kam das Interflex-eigene WebClient-Modul ins Spiel: Die plattformunabhängige Lösung liefert Mitarbeitenden wie Vorgesetzten alle relevanten Informationen über ein benutzerfreundliches Web-Interface und benötigt auf Benutzerseite keinerlei Installation. Dass dadurch im Vergleich zur bisherigen Lösung auch noch Kosten eingespart werden, war ein weiterer positiver Aspekt, der die Entscheidung zur Umstellung leicht machte.

Eine gewisse Nervosität ließ sich anfänglich jedoch nicht vermeiden: Würde die Anwendung zum geplanten Zeitpunkt, dem Jahresbeginn 2020, denn auch fehlerfrei laufen? Schließlich ist die Umstellung eines über viele Jahre gewachsenen Systems auf eine komplett neue Selfservice-Oberfläche (und die dazugehörige Überarbeitung der Workflow- und Berechtigungsstruktur) ein vielschichtiges Unterfangen. „Uns war von Anfang an klar, dass wir hier eine komplexe Umgebung haben, die nicht leicht abzulösen sein würde“, bringt es Lars Godina auf den Punkt. Als verantwortlicher Software Consultant bei Interflex kennt er seine Nutzerinnen und Nutzer genau: „Jeder in der Kreisverwaltung hatte sich natürlich an das bestehende System gewöhnt – aber ein Zurück galt es unter allen Umständen zu vermeiden!“

Mit großem Engagement machte sich ein gemeinsames Projektteam an die Arbeit. Zusammen erarbeiteten Kreisverwaltung und Interflex eine Vorgehensweise, bei der die Stakeholder-Kommunikation ebenso wichtig war wie die unzähligen Vorarbeiten und das notwendige Update des Basis-Systems. „Schon im Vorfeld hat Interflex gemeinsam mit uns alle Führungskräfte und Key-User auf die Umstellung vorbereitet. Das hat wesentlich zur Akzeptanz beigetragen. Und daneben konnten sogar noch viele neue Wünsche umgesetzt werden“, freut sich die verantwortliche Sachgebietsleiterin für Zeitwirtschaft im Landratsamt, Kerstin Singler. Heute, ein gutes halbes Jahr nach der Umstellung, fällt die Bilanz rundum positiv aus: „Es ist ein sehr erfolgreiches Projekt! Zunächst hatten wir zwar großen Respekt davor, aber jetzt sind wir fast schon ein bisschen überrascht, dass es so gut lief und wir innerhalb von nur zwei Tagen den kompletten Wechsel vollziehen konnten. Und dass wir den Mitarbeitenden gerade in der Corona-Krise so einfach das Buchen von zu Hause ermöglichen konnten, war wirklich super!“ Kerstin Singler freut sich – und Lars Godina fällt dazu augenzwinkernd nur eines ein: „Surprise-Service eben!“ Ganz klar… Fortsetzung folgt!

Über den Dächern Hamburgs oder wie man die Corona-Situation effizient nutzen kann…

Der Kunde, ein großes Verlagshaus in Hamburg, kam mit dem Wunsch bezüglich einer Aufzugssteuerung auf Interflex zu. Ziel sollte es sein, ausschließlich autorisiertem Personal Zutritt zum Redaktionsbereich zu gewähren. Im Vorfeld der Installation erfolgte die telefonische Klärung aller technischen Voraussetzungen zur Kopplung des Interflex-Systems mit dem vorhandenen Aufzug. Interflex stimmte sich detailliert mit dem Kunden und dem Aufzugshersteller ab, um für den Installationstermin optimal vorbereitet zu sein.

Der Zeitplan für die Installation sah eine zügige Umsetzung vor, sodass der Termin mitten in die Corona-Zeit fiel. Dennoch war der Moment für die Installation ideal: Die gesamte Belegschaft des Verlags befand sich im Homeoffice, wodurch die zeitweilige Stilllegung des Fahrstuhls keine Auswirkungen auf das Tagesgeschäft hatte. Der Zeitpunkt war perfekt! Als einziger Ansprechpartner vor Ort stand uns die Empfangsmitarbeiterin zur Verfügung, die uns den Zugang zu den notwendigen Räumlichkeiten ermöglichte. Für Rückfragen, die die Installation betrafen, war der Kunde telefonisch erreichbar. Somit stand einem reibungslosen Ablauf der Installation nichts mehr im Wege. Parallel zur Installation vor Ort wurde durch die Interflex Systemberatung die IF-6040 Aufzugsteuerung aktiviert und parametriert. Nach Abschluss der Arbeiten wurden sämtliche Funktion zur Etagenfreigabe im Aufzug getestet. Die anschließende Einweisung des IF-6040 Keyusers in die Berechtigungsstruktur der IF-6040 Aufzugsteuerung erfolgte remote.

Innerhalb eines Arbeitstages war die komplette Installation abgeschlossen. Die Präsenz des Kunden vor Ort war nicht notwendig. Der Kunde war über den zeitlichen Ablauf zu jeder Zeit informiert. Interflex hat die Begleiterscheinung der Corona-Situation, nämlich die leeren Büroräumlichkeiten, effizient genutzt und dem Kunden eine seinen Wünschen entsprechende Aufzugssteuerung installiert.

Bedingt durch die bauliche Ausführung des Aufzugs, wurde der Tag durch eine schöne Aussicht auf die Hamburger Hafencity in der Mittagspause versüßt – so einen grandiosen Ausblick bei bestem Wetter gibt es beim Serviceeinsatz nicht alle Tage.

Wenn der Kundentermin zu etwas ganz Besonderem wird …

Dass manche Serviceeinsätze etwas ganz Besonderes sind, zeigt die Story von Edmund Obermayer und seinem Kollegen Sebastian Kardosch. Ein Betreiber von Offshore-Plattformen für Windenergie möchte seine bestehenden Terminals durch Mifare-Leser austauschen lassen, damit künftig weltweit die gleiche Technologie im Einsatz ist. Ziel ist es nämlich, sämtlichen Mitarbeitern mit einem Ausweis Zutritt zu allen Standorten zu gewähren. Doch wie reist man zu so einem Einsatzort an, der über 100 Kilometer von der Küste entfernt auf dem offenen Meer liegt? Natürlich mit dem Helikopter! Um diesen Flug antreten und um auf der Plattform arbeiten zu dürfen, bedarf es vorab erstmal einer 7-tägigen Ausbildung. Diese fand im Trainingscenter von RelyOn Nutec in Bremerhaven statt.

Ausbildungsinhalte waren unteranderem „Basic Offshore Training“, „Hubschrauber-Absturz Training“, „Überleben auf See inklusive Bootstransfer“ „Brandschutz und Brandbekämpfung“ sowie 2 Tage „erste Hilfe Ausbildung“. Im Trainingscenter können Bedingungen wie auf offener See geschaffen werden. Im Stockdunkeln aus 4 Metern Höhe ins kalte Wasser springen – das kostete Überwindung! Dabei wurden eine Windstärke von 10-11 sowie 1-2 Meter hohe Wellen simuliert. Ziel der Übung war es, in ein Rettungsboot einzusteigen. Außerdem musste eine weitere hilfsbedürftige Person vom Wasser ins Boot gerettet werden. Und was muss man tun, wenn der Hubschrauber ungeplant ins Wasser stürzt? Um dieses Szenario zu trainieren, mussten die Teilnehmer angeschnallt aus einer Hubschrauber-Attrappe im Wasser aussteigen und dabei die Scheibe einschlagen. Auch Brandschutz und Brandbekämpfung stand auf dem Stundenplan. Mit Atemschutzmaske ohne Sicht aus einem verqualmten, heißen Raum mit unterschiedlichen Hindernissen auf dem Boden den Ausgang eines Raums finden – gar nicht so einfach!

Beim erste Hilfe Kurs, wurden die Teilnehmer dafür sensibilisiert, was es heißt auf einer Offshore-Plattform zu arbeiten, wie man Unfälle vorbeugt und im Ernstfall handelt. Die Plattform ist von der Außenwelt abgeschnitten und angeforderte Hilfe kann die Plattform eventuell nicht unmittelbar erreichen, wenn zum Beispiel schlechte Wetterbedingungen einen Start des Helikopters unmöglich machen. Es ist wichtig, dass das Personal in diesem Fall erste Hilfe leisten kann. Zum Schluss wurde noch außerhalb des Trainingscenters im Hafenbecken von Bremerhaven das Szenario „Mann über Bord“ mit einer Puppe geübt, die aus dem Wasser gerettet werden musste. Die Kollegen haben alle Aufgaben mit Bravour gemeistert. Alle Trainings und Prüfungen wurden bestanden. Respekt!

Nun können Edmund Obermayer und sein Kollege Sebastian Kardosch ihren Einsatz beim Kunden antreten. Und da die Zertifikate weltweit gültig sind, sind auch ähnliche Einsätze bei anderen Kunden denkbar. Das nennen wir grenzenlose Flexibilität und großes Verantwortungsbewusstsein!

Wenn Licht ins Dunkle kommt …

Zunächst ging man davon aus, dass dem Kunden nicht sofort eine technische Lösung für sein Problem angeboten werden kann. Denn die Herausforderung war knifflig: Bei ungünstigen Lichtverhältnissen konnte das Terminal im Außenbereich den Barcode auf dem Zugangsmedium nicht auslesen – also blieb die Tür verschlossen und zutrittsberechtigte Personen konnten das Gebäude nicht betreten. Doch unser Techniker Wolfgang Thielebürger wollte sich damit nicht zufriedengeben. Für ihn war sofort klar: Das können wir dem Kunden so aber nicht sagen, wir brauchen hierfür eine Lösung!

Für ihn war es selbstverständlich, dem Problem weiter nachzugehen, damit Barcodes an den kundenseitig installierten IF-812BI Terminals auch ohne ausreichende Lichtverhältnisse gelesen werden können. Nur so bekommen Personen beim Scannen eines Barcodes auch bei Dunkelheit an entsprechenden Türen Zutritt. Das nennen wir Verantwortungsbewusstsein!

Wolfgang Thielebürger tüftelte während des arbeitsintensiven Jahresendspurts an dem Terminal des betroffenen Typs und stattete es mit zusätzlichen LEDs aus, wodurch die Barcodes nun auch in Dunkelheit erkannt und gelesen werden können. Der Prototyp bestand alle internen Tests. Kurzerhand fuhr Herr Thielebürger zum Kunden und modifizierte dort ein verbautes Terminal mit der Beleuchtung. Die Funktionstests sind beim Kunden erfolgreich verlaufen. Problem gelöst! Der Kunde war von der Flexibilität und dem großen Engagement von Interflex begeistert.