Komfortable An- und Abmeldung Ihrer Gäste am Empfang

Ein möglichst angenehmer Empfang

Das Basis-Modul Empfang ermöglicht dem Personal am Empfang, Besuch schnell, unkompliziert und für den Besuch angenehm zu empfangen. Langes Warten und eine lästige Anmeldung ersparen Sie damit Ihren Gästen. Mit einer Einladung oder einem Selbstanmeldungsticket meldet sie das Personal am Empfang mit dem darauf enthaltenen QR-Code in wenigen Klicks an. Die Bedienoberfläche des Moduls ist intuitiv und lässt sich ohne Schulung anwenden, was eine zeitsparende und sichere Gästeverwaltung unterstützt: Das spart Kosten für die Einarbeitung und ermöglicht auch den einfachen Einsatz von Leiharbeitern. Optional können Sie während der Dateneingabe über eine Webcam ein Foto vom Besuch aufnehmen. Das Bild wird in der Besucherkartei hinterlegt und bringt zusätzliche Sicherheit im Umgang mit externen Gästen.

Darüber hinaus profitiert Ihr Personal am Empfang davon, dass zusätzlich zum ursprünglichen Gastgeber weitere Gastgeber als mögliche Vertreter im System hinterlegt werden können. Diese nützliche Funktion bietet den am Besuchsprozess beteiligten Personen zahlreiche Vorteile. Für das Empfangspersonal erleichtern zusätzliche Ansprechpartner die Koordination bei unvorhergesehener Abwesenheit des ursprünglichen Gastgebers und mindern Anspannungen, da bereits vorab ein Alternativplan vorliegt. Besucher genießen dank der optimierten Abläufe kurze Wartezeiten und einen rundum professionellen Empfang. So unterstützen Sie mit der Funktion des zusätzlichen Gastgebers ein effizientes, flexibles und benutzerfreundliches Besuchermanagement in Ihrem Unternehmen.

Anmeldedaten schnell erfassen

Das Personal am Empfang erfasst Daten der Besucherinnen und Besucher schnell und einfach mit der intuitiven Bedienoberfläche – egal ob mit oder ohne Voranmeldung. Ob Einzel- oder Gruppenanmeldungen, Tages- oder Mehrtagesbesuche – die Daten zu bearbeiten dauert nicht lange. Sollen bestimmte Datensätze von Besuchern diskret behandelt werden, können diese mit der Eigenschaft “Privat” gekennzeichnet werden. Somit können sie nicht von allen Mitarbeitenden eingesehen werden. Diese Option kann für Einladung und Empfang und separat für die Selbstanmeldung auch als Default aktiviert werden. Zudem kann bei Bedarf direkt ein Passierschein ausgedruckt werden.

Zusätzlich bietet das Modul eine intelligente Suchfunktion, um Voranmeldungen und Besucherdatensätze aus vorangegangenen Besuchen komfortabel zu finden. Die Suche nach einem Besucher ist dabei nicht auf einen definierten Zeitraum beschränkt, sondern zeigt alle Besuche des Besuchers an. Dadurch profitieren Ihre Mitarbeitenden am Empfang von zahlreichen Vorteilen:

• Zeitersparnis: Verschiedene Datumsbereiche müssen nicht manuell angepasst werden, da die gewünschte Information schnell und effizient über die Suchkriterien gefunden werden kann.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Suchfunktion trägt positiv zur Benutzerfreundlichkeit bei, denn die Suche erfordert weniger Klicks und ist insgesamt wesentlich intuitiver.  
• Effizienz: Arbeitsabläufe können optimiert werden, weil das Auffinden von Besucherinformationen präziser und damit weniger zeitaufwändig ist.
• Datenschutz: Die genannten Besucherinformationen entsprechen selbstverständlich den geltenden Datenschutzbestimmungen und den unternehmensindividuellen Archivierungsvorgaben. 

Das Modul Empfang in der Bedienoberfläche Self-Service lässt sich mit dem Tischleser IF-73 oder mit einem QR-Code-Leser noch effizienter einsetzen.

Eine Anzeige signalisiert direkt, ob Gäste eine Sicherheitsunterweisung benötigen, ob sie an- oder abgemeldet sind und ob die vorgesehene Besuchszeit bereits überschritten wurde. Das gilt sowohl für einzelne Teilnehmerinnen und Teilnehmer als auch für Gruppen. Mit Filtern und konfigurierbaren Informationsfeldern erhält das Personal am Empfang die für sie relevanten Besuchsdaten.