Die Bundesgeschäftsstelle der KÜS (Kraftfahrzeugüberwachungsorganisation freiberuflicher Kfz-Sachverständiger e.V.) ist seit mehr als 20 Jahren Kunde von Interflex. Die Zusammenarbeit begann damals mit Lösungen für die Zutrittskontrolle. Mittlerweile setzt der Dienstleister auch auf Anwendungen für die Zeitwirtschaft und – seit Anfang 2020 – für die Personaleinsatzplanung.
Für die KÜS ist das ein logischer Schritt. Denn die Organisation, die sich als Full-Service-Anbieter unter anderem für die Fahrzeug- und Verkehrssicherheit versteht, fördert für die Bundesgeschäftsstelle in Losheim am See in puncto Arbeitszeit die Eigenverantwortung ihrer rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Besonders wichtig ist dabei die Umsetzung flexibler Arbeitszeiten, transparenter Prozesse und die Einbindung der Beschäftigten. Das funktioniert mit der modernen Software-Lösung IF-6040, die gleichzeitig den administrativen Aufwand vereinfacht.
Zutrittskontrolle und Zeitwirtschaft in einem System
Die KÜS setzt bereichsübergreifend auf verschiedene Lösungen aus dem Hard- und Software-Portfolio von Interflex: von Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung bis hin zu online- und offlinebetriebenen Lösungen für die Zutrittskontrolle. Die zentrale Plattform bildet das Software-System IF-6040. In der Anwendung werden die Zutrittsberechtigungen der Mitarbeitenden und die angebundenen Terminals IF-800 gesteuert. Die an den eVAYO-Terminals IF-5735 erfassten Arbeitszeiten werden an die Software ebenfalls übermittelt. Für eine effiziente Verwaltung ihres Fuhrparks hat die KÜS zusätzlich das Modul Führerscheinprüfung integriert. Diese einfache und zentrale Steuerung verschiedener Prozesse schätzen insbesondere die Mitarbeitenden der KÜS DATA GmbH. Die KÜS DATA ist eine hundertprozentige Tochterfirma im KÜS-Firmenverbund, die sowohl als moderner IT-Dienstleister mit eigenem Rechenzentrum zahlreiche Kunden aus Industrie und Wirtschaft betreut, als auch die gesamte IT der KÜS-Bundesgeschäftsstelle verantwortet. Sie managen somit auch die IT-Lösungen für die Themen Zutrittskontrolle, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung und unterstützen die Geschäftsführung der KÜS zusätzlich administrativ bei Personalthemen. Daher war es besonders wichtig, dass die Installation von aktuellen Lösungen und Produkten, wie die Migration auf das neue System IF-6040, problemlos und ohne Hardwaretausch erfolgt. Ein Erfolgsrezept hierbei ist der enge auf Augenhöhe geführte fachliche Austausch und die effektive Zusammenarbeit zwischen der KÜS DATA und dem Service von Interflex.
Transparent und flexibel arbeiten
Anfang 2020 hat die KÜS die Zeitwirtschaftslösung um das Modul Personaleinsatzplanung erweitert. Mit dessen Hilfe wird es für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher, ihre Arbeitszeiten flexibel zu planen und mitzugestalten. So tragen sich die Beschäftigten über die Anwendung eigenverantwortlich – und nach Absprache in ihren Teams – in eine Früh- oder Spätschicht ein. „Früher haben wir auf eine Excelliste gesetzt. Das war am Ende vom Zugriff und vom Handling her einfach nicht praktikabel“, erinnert sich Thomas Auer, Geschäftsführer der KÜS DATA. „Unsere Erfahrung mit der Personaleinsatzplanung ist positiv. Sie hat innerhalb unseres Unternehmens eine hohe Akzeptanz, da sie so viele Prozessschritte vereinfacht und die individuellen Wünsche unserer Kolleginnen und Kollegen nach flexiblen Arbeitszeiten berücksichtigt.“ Da die Planung und Erfassung von Arbeitszeiten in einer Software integriert sind, werden Arbeitsstunden, Urlaub und Freizeitausgleich auch gesetzeskonform gebucht und verarbeitet. Mitarbeitende können ausserdem transparent nachvollziehen, wie viel sie gearbeitet haben. „Die Produktivität unserer Beschäftigten hat sich dadurch gesteigert. Auch wenn es mal an einem Tag etwas länger geht, wird die Arbeitszeit minutengenau gutgeschrieben und kann flexibel zu einem anderen Zeitpunkt wieder abgebaut werden. Das erhöht die Akzeptanz für die manchmal notwendige Mehrarbeit und ist eine faire Lösung für beide Seiten“, so Auer. Schlussendlich konnte die KÜS mit der Softwarelösung viele administrative Aufwände reduzieren. Auswertungen müssen beispielsweise nicht mehr manuell erstellt werden, sondern werden per Knopfdruck geliefert. Ein weiterer Vorteil: Die Beschäftigten haben über die Anwendung immer im Blick, wer gerade klassisch in Präsenz im Büro oder mobil zu Hause arbeitet und wer im Aussendienst auf einem Termin ist.
Pläne für die Zukunft
Momentan baut die KÜS in Losheim am See ein neues Gebäude für ihre Akademie mit Büros, Hörsälen und Parkplätzen. Auch dort sind Zutrittslösungen und Zeiterfassungsterminals von Interflex vorgesehen. „Es wäre toll, wenn wir künftig statt des Ausweises oder Tokens auch das Smartphone als Identifikationsmedium nutzen“, so Auer. „Im Herzen sind wir ITler und daher immer an innovativen Lösungen und Optimierungen interessiert. Mit der Personaleinsatzplanung können wir unseren Beschäftigten flexiblere Arbeitszeiten ermöglichen und haben dank reduzierten administrativen Aufwands mehr Zeit, an neuen Lösungen für uns und unsere Kunden zu arbeiten.“
