Surprise Service Stories

Créatifs et engagés pour nos clients : les Interflex Surprise Service Stories

Surprise Service – Le contrôle d’accès existe également près du cercle polaire arctique

Nous fournissons d’excellentes prestations même dans les conditions les plus difficiles. C’est ce qu’a démontré notre collègue Elias Schmitt, avec le soutien actif de l’équipe logicielle de Jasper Spelt, Marco Etzel et Ilyas Rentzsch, lors d’une mission de service en Laponie hivernale. Le consultant informatique s’est rendu en Suède, dans la ville d’Arvidsjaur, située à environ 100 km au sud du cercle polaire. C’est avec des doigts glacés et raides qu’il y a converti environ 20 terminaux d’accès (LAP800 W02 avec chauffage) à Legic® Advant.

Le client, un équipementier automobile international, teste sur place divers développements, notamment des systèmes d’assistance à la conduite, sur des pistes d’essai chauffées et verglacées. Pour se rendre en hiver de la petite ville d’Arvidsjaur à l’autre côté de l’Arvidsjaurjön (lac d’Arvidsjaur) sur le site d’essai, il faut traverser en voiture le lac gelé, dont l’épaisseur peut atteindre un mètre. Pour éviter que des personnes non autorisées n’empruntent le raccourci au-dessus du lac, l’accès est sécurisé par des barrières. Le système de contrôle d’accès Interflex empêche toute intrusion étrangère. Le transfert vers le système IF-6040 a eu lieu en même temps, grâce au soutien de l’équipe de logiciels.

Surprise Service – Les armoires à clés s’ouvrent désormais par empreinte digitale

Un grand fournisseur d’énergie urbain du nord de l’Allemagne s’est équipé de terminaux biométriques de notre partenaire TBS dans le domaine du contrôle d’accès. Le client souhaitait que ses armoires à clés KEMAS existantes soient également modifiées de manière à permettre une ouverture par empreinte digitale en plus de l’ouverture avec le badge client (standard Legic® Prime).

Les armoires à clés contiennent des clés pour le personnel qui ont accès à des zones spéciales, par exemple pour les collaborateurs externes d’entreprises extérieures. Les terminaux biométriques installés sur les armoires à clés permettent d’éviter que des personnes non autorisées n’accèdent aux clés correspondantes et donc au site en transmettant leur badge.

Bien entendu, le client souhaitait limiter au maximum les dépenses liées à la transformation et conserver les armoires à clés existantes. Grâce à l’étroite collaboration avec TBS et à l’excellent soutien des collègues du service après-vente de Hambourg, il a été possible, à l’aide d’un plug-in de TBS nouvellement programmé pour ce cas d’application, de remplacer facilement les lecteurs de cartes utilisés jusqu’alors sur les armoires à clés par des terminaux biométriques. Aucune modification n’a dû être apportée à l’application KEMAS, tant au niveau du matériel que du logiciel. Nous sommes heureux d’avoir pu proposer au client une solution innovante dans un délai très court.

Surprise Service – L’installation de matériel requiert parfois de la créativité

Dans le cadre d’un projet client, 45 lecteurs d’accès devaient être installés. Les lecteurs devaient être intégrés dans un boîtier existant du client, pour lequel il n’existait pas d’aide à l’installation adaptée. Le traitement et l’ajustement coûteux du lecteur sur place par le technicien de service n’était pas une option. De toute façon, il aurait été impossible de savoir derrière lequel des deux champs noirs se trouvait le lecteur.

La date de montage était imminente et il fallait trouver une solution rapide. Un collaborateur du service après-vente d’Interflex a rapidement élaboré une proposition de solution pratique dans notre atelier modèle. Les pièces de la fibre optique ont été fraisées et collées avec précision ; de plus, le couvercle a été imprimé avec le logo et un symbole de rayon – aucun problème avec les outils et les moyens auxiliaires correspondants. Le technicien a alors pu installer et connecter le terminal rapidement et facilement chez le client. Le client était extrêmement satisfait du résultat professionnel et visuellement attrayant.

Surprise Service – Une mise à jour réussie et un projet unique

Un grand groupe énergétique allemand et Interflex Datensysteme GmbH fêtent ensemble une nouvelle réussite de projet. La mise à niveau vers le logiciel IF-6040 s’est déroulée de manière tout à fait positive. Au cours de la collaboration avec ce client, la grande complexité de la tâche a développé une forte concentration sur la gestion de projet. Pour mener à bien un projet d’une telle envergure, Interflex mise sur une équipe de projet IF fixe et bien formée, composée de huit collaborateurs sous la direction de Sven-André Petersson : Jörg Rottenbiller, Thomas Frosch, Gerhard Hofmann, Nazim Masih, Kadir Dogan Oezdemir, Bernd Möller et Frédéric Mutter.

Cette équipe a absolument enthousiasmé le client : “C’est fait ! La dernière version majeure d’Interflex a été installée avec succès et sans complications sur le système d’accès. La transition s’est déroulée de manière routinière et coordonnée, on n’a jamais vu jusqu’à présent une meilleure mise à niveau vers une nouvelle version”. Et comme la coopération s’est déroulée de manière si impeccable, le client a décidé de confier la direction globale du projet de conversion du système pour les deux groupes à un chef de projet d’Interflex (Sven-André Petersson).

L’optimisation de certains processus a permis de relever de manière professionnelle les défis posés par la scission du groupe. Dans ce cadre, Interflex a pris en charge le passage au nouveau matériel et à la nouvelle génération de badges, ainsi que la mise en place de l’interface SAP.

Nous réalisons des projets par des personnes pour des personnes et le facteur humain dans le projet est notre atout pour réussir. Ce projet a été particulièrement marqué par l’interdisciplinarité de toute l’équipe de projet : le service (Petra Plein), l’assistance (Ingeborg Baehr) et le développement (Dr. Jochem Kries).

Le client réaliserait à nouveau un projet de cette envergure avec Interflex à tout moment : “L’équipe de projet dirigée par Monsieur Sven-André Petersson est un garant de la réussite du projet”.

Surprise Service – Comment remplacer des dizaines de lecteurs de cartes sur une plate-forme de la mer du Nord

50 mètres de haut, au milieu de la mer du Nord et à 130 kilomètres de la côte : telles sont les données de base de la mission la plus extraordinaire qu’Edmund Obermayer et Sebastian Kardosch aient entreprise jusqu’à présent. Il s’agissait d’échanger des lecteurs de cartes sur une plateforme offshore. Après une semaine de formation à la sécurité au centre d’entraînement de Bremerhaven au printemps 2020 (voir #SurpriseService n°2), ils se sont rendus six mois plus tard depuis Emden en hélicoptère sur la plateforme. Au total, 55 lecteurs de cartes devaient être remplacés, et ce qui semble être une activité peu spectaculaire sur terre ferme s’avère être une intervention de haute sécurité au milieu de la mer du Nord.

L’intervention a duré 17 jours au total – avec travail en vêtements de sécurité, casque et lunettes de protection, en équipes de douze heures et sans jour de congé, mais avec des exercices de catastrophe inopinés pendant le temps de repos. “Nous savions que tout allait se passer différemment, mais pas à quel point cela allait être compliqué”, sourit Edmund Obermayer. Le service commençait chaque jour à sept heures précises, “jusqu’à ce que nous ayons un permis de travail et que nous puissions effectivement commencer, il fallait se patienter jusqu’à huit heures ou huit heures et demie”. Au début du service, après la prise de température due à corona, il y avait jour après jour un briefing accompagné d’instructions de sécurité, et jour après jour, il fallait refaire les préparatifs pour les différents lieux d’intervention sur la plate-forme. “Certaines pièces sont inondées de gaz d’extinction au cas où quelque chose d’important pour la sécurité se produirait”, raconte Edmund Obermayer – cette fonction devait bien sûr être désactivée au préalable pour que les deux collègues d’Interflex puissent travailler en toute sécurité. “C’est pourquoi tout le monde savait toujours quels lecteurs nous allions remplacer le jour en question et où nous allions travailler. Le capitaine de la plate-forme doit toujours être au courant de tout et autorise ensuite ce qui peut être fait”.

Le travail en lui-même s’est déroulé de manière étonnamment calme – “il n’y a aucun mouvement, on ne sent rien”, explique Edmund Obermayer pour décrire les conditions sur la plateforme de 22 000 tonnes, dont le bord inférieur est suspendu à 20 mètres au-dessus de l’eau. Edmund Obermayer et Sebastian Kardosch ont en revanche ressenti d’autant plus violemment la tempête, qui s’est manifestée les quatre premiers jours par des vagues atteignant jusqu’à neuf mètres de haut, la nuit, pendant le temps de repos sur la remorque d’approvisionnement. “Sur la barge Jack-Up, on ressentait très nettement les vagues de 9 mètres – il nous arrivait de rouler sur 15 ou 20 centimètres dans notre lit”. Le plus surprenant dans cette mission ? “Le fait que je sois rentré à la maison en pleine forme après les deux semaines”, dit Edmund Obermayer en riant. “Nous n’avons pas eu un jour en dessous de 50 étages, parfois même 100. 10 000 pas par jour, c’était le minimum” – et ce sur une surface de 70 mètres sur 70 avec 15 étages. Pour l’homme expérimenté d’Interflex, c’est définitivement un lieu d’intervention passionnant : “Cela m’a bien plu parce que c’était quelque chose de complètement différent. En fait, une aventure payée !” Une aventure qui pourrait bien se répéter bientôt : après tout, le client, un fournisseur d’électricité allemand, était extrêmement satisfait de la bonne prestation d’Edmund Obermayer et de Sebastian Kardosch. Et ils pourront probablement le prouver à nouveau sous peu sur les autres plates-formes du fournisseur d’électricité.

Surprise Service – En cas de panne du système, il faut agir vite

Un client a signalé une panne de serveur de son système d’accès en dehors des heures de maintenance. Afin de ne pas mettre en danger l’exploitation en cours chez le client, les collègues du service se sont immédiatement occupés du cas et ont directement abordé la résolution du problème. Le contrat de maintenance conclu par le client aurait déjà été rempli si Interflex avait réagi à la panne dans les huit heures – mais les collaborateurs du service ont réagi plus rapidement !

En cas de panne de serveur dans la zone de haute sécurité du client, la sécurité des travailleurs ne peut plus être garantie. En cas de panne, par exemple en cas d’incendie ou d’explosion, un système de contrôle d’accès intégré doit permettre de suivre qui se trouve où. Le logiciel d’Interflex permet alors d’établir des listes d’évacuation fiables et d’évacuer les personnes de manière organisée. La condition requise est une connexion fonctionnelle au serveur.

Comme il fallait agir rapidement, le collaborateur d’Interflex s’est immédiatement mis au travail et s’est connecté chez le client via un compte. Il a effectué un redémarrage à distance du serveur, ce qui lui a permis de résoudre rapidement la panne du système.

Comme il s’agissait pour ce client d’un domaine critique en termes de temps et d’importance pour le système, un temps de réaction rapide était indispensable. L’évacuation de plusieurs centaines de collaborateurs a pu être évitée avec succès.

Avec des contrats de maintenance adaptés, vous pouvez assurer la continuité de votre activité et bénéficier d’une assistance professionnelle garantie au moment où vous en avez le plus besoin.

Surprise Service – Comment surprendre positivement un fidèle client

“Nous avons eu beaucoup de respect pour le changement”. Au Landratsamt de Tuttlingen, Interflex met de l’ordre dans la gestion du temps depuis des années – au début de l’année, une solution libre-service indépendante de la plate-forme est venue s’y ajouter. Le changement ? Absolument discret et sans le moindre impact sur le travail quotidien !

Employés, auxiliaires, ouvriers, étudiants en alternance, fonctionnaires : la diversité des collaborateurs de l’administration du district de Tuttlingen est grande et structurellement complexe. Plus de 1200 personnes sont réparties sur de nombreux lieux de service – et elles travaillent dans les variantes les plus diverses : les saisonniers et les employés de faible niveau sont tout aussi bien représentés que les collaborateurs à temps partiel ou à temps plein.

Afin d’organiser toutes les exigences de manière fiable, l’administration du district mise depuis le début des années 90 sur Interflex en tant que partenaire stratégique. Au cours des dernières années, le système, qui ne servait à l’origine qu’à enregistrer les heures de travail, n’a cessé de se développer et propose désormais également des terminaux d’accès en ligne et hors ligne ainsi qu’une gestion des places de parking.

Jusqu’à présent, une solution de libre-service était également intégrée, dont le flux de travail était basé sur Lotus Notes d’un ancien partenaire système. Mais lorsque la décision stratégique a été prise de ne plus utiliser Lotus Notes à l’avenir, il fallait trouver un remplaçant – et c’est là que le module WebClient d’Interflex est entré en jeu : la solution indépendante de la plate-forme fournit aux collaborateurs et aux supérieurs toutes les informations importantes via une interface Web conviviale et ne nécessite aucune installation de la part de l’utilisateur. Le fait que cela permette également de réaliser des économies par rapport à l’ancienne solution a été un autre aspect positif qui a facilité la décision de changer.

Une certaine nervosité n’a toutefois pas pu être évitée au début : L’application fonctionnerait-elle sans erreur à la date prévue, c’est-à-dire au début de l’année 2020 ? En effet, le passage d’un système qui s’est développé pendant de nombreuses années à une interface en libre-service entièrement nouvelle (et la révision correspondante de la structure des flux de travail et des autorisations) est une entreprise complexe. “Dès le départ, nous savions que nous avions affaire à un environnement complexe qui ne serait pas facile à remplacer”, résume Lars Godina. En tant que consultant logiciel responsable chez Interflex, il connaît parfaitement ses utilisateurs : “Chacun au sein de l’administration du district s’était bien sûr habitué au système existant – mais il fallait à tout prix éviter un retour en arrière !”

Une équipe de projet commune s’est mise au travail avec beaucoup d’engagement. Ensemble, l’administration du district et Interflex ont élaboré une procédure dans laquelle la communication avec les parties prenantes était aussi importante que les innombrables travaux préparatoires et la mise à jour nécessaire du système de base. “Dès la phase préparatoire, Interflex a préparé avec nous tous les cadres et les utilisateurs clés au changement. Cela a largement contribué à son acceptation. Et en plus, de nombreux nouveaux souhaits ont pu être mis en œuvre”, se réjouit Kerstin Singler, responsable de la gestion du temps au Landratsamt. Aujourd’hui, six mois après le changement, le bilan est tout à fait positif : “C’est un projet très réussi ! Au début, nous avions certes beaucoup de respect pour cela, mais maintenant nous sommes presque un peu surpris que cela se soit si bien passé et que nous ayons pu effectuer le changement complet en seulement deux jours. Et le fait que nous ayons pu permettre aux collaborateurs de réserver depuis chez eux aussi facilement, justement en pleine crise de Corona, était vraiment super !” Kerstin Singler se réjouit – et Lars Godina ne trouve qu’une chose à dire à ce sujet en guise de clin d’œil : “Surprise-Service, tout simplement” ! De toute évidence… la suite au prochain épisode !

Surprise Service – sur les toits de Hambourg ou comment utiliser efficacement la situation Corona…

Le client, une grande maison d’édition de Hambourg, s’est adressé à Interflex avec le souhait d’une commande d’ascenseur. L’objectif était d’accorder l’accès à la zone rédactionnelle exclusivement au personnel autorisé. Avant l’installation, toutes les conditions techniques préalables au couplage du système Interflex avec l’ascenseur existant ont été clarifiées par téléphone. Interflex s’est concerté en détail avec le client et le fabricant de l’ascenseur afin d’être préparé de manière optimale pour la date d’installation.

Le calendrier de l’installation prévoyait une mise en œuvre rapide, de sorte que la date tombait en plein milieu de la période Corona. Néanmoins, le moment était idéal pour l’installation : l’ensemble du personnel de la maison d’édition se trouvait dans son bureau à domicile, de sorte que l’arrêt temporaire de l’ascenseur n’a pas eu d’impact sur les activités quotidiennes. Le moment était parfait ! La seule personne à contacter sur place était la réceptionniste, qui nous a permis d’accéder aux locaux nécessaires. Pour toute question concernant l’installation, le client était joignable par téléphone. Ainsi, plus rien ne s’opposait au bon déroulement de l’installation. Parallèlement à l’installation sur place, la commande d’ascenseur IF-6040 a été activée et paramétrée par le service de conseil système d’Interflex. Une fois les travaux terminés, toutes les fonctions de libération des étages ont été testées dans l’ascenseur. L’initiation de l’IF-6040 Keyusers à la structure d’autorisation de la commande d’ascenseur IF-6040 a ensuite été effectuée à distance.

L’installation complète a été réalisée en l’espace d’un jour ouvrable. La présence du client sur place n’était pas nécessaire. Le client était informé à tout moment du déroulement chronologique. Interflex a utilisé efficacement le facteur secondaire de la situation de Corona, à savoir les bureaux vides, et a installé pour le client une commande d’ascenseur correspondant à ses souhaits.

En raison de la conception de l’ascenseur, la journée a été agrémentée d’une belle vue sur la Hafencity de Hambourg pendant la pause de midi – une vue aussi grandiose par un temps idéal n’est pas donnée tous les jours lors d’une intervention de service.

Surprise Service – Quand le rendez-vous avec le client devient quelque chose de très spécial …

L’histoire d’Edmund Obermayer et de son collègue Sebastian Kardosch montre que certaines interventions de service sont très particulières. Un exploitant de plateformes éoliennes offshore souhaite remplacer ses terminaux existants par des lecteurs Mifare®, afin que la même technologie soit utilisée dans le monde entier. L’objectif est en effet de permettre à tous les collaborateurs d’accéder à tous les sites avec un seul badge. Mais comment se rendre sur un tel site, situé à plus de 100 kilomètres de la côte, en pleine mer ? En hélicoptère, bien sûr ! Pour pouvoir effectuer ce vol et travailler sur la plate-forme, il faut d’abord suivre une formation de sept jours. Celle-ci a eu lieu au centre de formation de RelyOn Nutec à Bremerhaven.

Les contenus de la formation comprenaient entre autres “Formation de base en mer”, “Formation à la chute d’un hélicoptère”, “Survie en mer, y compris le transfert de bateau”, “Protection et lutte contre les incendies” ainsi que deux jours de “Formation aux premiers secours”. Dans le centre d’entraînement, il est possible de créer des conditions semblables à celles de la pleine mer. Sauter dans l’eau froide d’une hauteur de 4 mètres dans l’obscurité totale – cela a demandé du courage ! Une force de vent de 10-11 et des vagues de 1-2 mètres ont été simulées. L’objectif de l’exercice était de monter dans un canot de sauvetage. En outre, une autre personne ayant besoin d’aide devait être sauvée de l’eau dans le bateau. Et que faire si l’hélicoptère tombe à l’eau de manière imprévue ? Pour s’entraîner à ce scénario, les participants ont dû sortir d’un faux hélicoptère dans l’eau, ceinturés, en brisant la vitre. La protection et la lutte contre les incendies étaient également au programme. Trouver la sortie d’une pièce enfumée et chaude avec différents obstacles sur le sol, sans visibilité et avec un masque respiratoire – pas si simple !

Lors du cours de premiers secours, les participants ont été sensibilisés à ce que signifie travailler sur une plateforme offshore, comment prévenir les accidents et comment agir en cas d’urgence. La plate-forme est coupée du monde extérieur et les secours demandés peuvent ne pas être en mesure d’atteindre immédiatement la plate-forme, par exemple si les mauvaises conditions météorologiques rendent impossible le décollage de l’hélicoptère. Il est important que le personnel puisse apporter les premiers secours dans ce cas. Pour finir, le scénario “homme à la mer” a été exercé à l’extérieur du centre de formation, dans le bassin portuaire de Bremerhaven, avec un mannequin à sauver de l’eau. Les collègues ont maîtrisé toutes les tâches avec brio. Tous les entraînements et examens ont été réussis. Le respect est de mise !

Edmund Obermayer et son collègue Sebastian Kardosch peuvent maintenant commencer leur mission chez le client. Et comme les certificats sont valables dans le monde entier, des interventions similaires chez d’autres clients sont également envisageables. C’est ce que nous appelons une flexibilité sans limites et un grand sens des responsabilités !

Surprise Service – Quand la lumière apparaît dans l’obscurité …

Au début, on a supposé qu’il ne serait pas possible de proposer immédiatement au client une solution technique à son problème. Car le défi était épineux : dans des conditions d’éclairage défavorables, le terminal situé à l’extérieur ne pouvait pas lire le code-barres sur le support d’accès – la porte restait donc fermée et les personnes autorisées à entrer ne pouvaient pas pénétrer dans le bâtiment. Mais notre technicien Wolfgang Thielebürger ne voulait pas s’en contenter. Il a tout de suite été clair : nous ne pouvons pas dire cela au client, il nous faut une solution !

Pour lui, il était évident de continuer à étudier le problème afin que les codes-barres puissent être lus sur les terminaux IF-812BI installés par le client, même si les conditions d’éclairage ne sont pas suffisantes. C’est la seule façon de permettre aux personnes qui scannent un code-barres d’accéder aux portes correspondantes même dans l’obscurité. C’est ce que nous appelons le sens des responsabilités !

Pendant la période de travail intensif de fin d’année, Wolfgang Thielebürger a bricolé le terminal du type concerné et l’a équipé de LED supplémentaires, ce qui permet désormais de reconnaître et de lire les codes-barres même dans l’obscurité. Le prototype a passé tous les tests internes. Sans hésiter, M. Thielebürger s’est rendu chez le client et y a modifié un terminal installé avec l’éclairage. Les tests de fonctionnement se sont déroulés avec succès chez le client. Le problème est résolu ! Le client a été enthousiasmé par la flexibilité et le grand engagement d’Interflex.