Invitation et préinscription
automatique des visiteurs
Avec le module Invitation, les employés peuvent inviter leurs visiteurs par courrier électronique, un document qui sera utilisé pour les préinscrire automatiquement à la réception le jour venu.
Invitation et préinscription
en un clic
Avec le module d’extension Invitation, Interflex offre une solution simple et intuitive intégrée à l’interface utilisateur de l’espace libre-service par laquelle les employés peuvent inviter facilement et rapidement leurs visiteurs par courriel et, simultanément, les préinscrire auprès de la réception. Outre un rendez-vous d’agenda, l’invitation par courriel comprend des informations pour guider le visiteur dans sa langue. Il contient également un code QR à scanner par la réception pour guider le visiteur et enregistrer sa venue en quelques clics.
Une extension spéciale pour Outlook constitue une autre solution particulièrement confortable pour enregistrer l’entrée des visiteurs. Les préinscriptions peuvent alors être créées directement dans Outlook (plutôt que dans le module Invitation) et être reliées au calendrier. Les employés ne doivent plus se connecter à l’interface utilisateur de l’espace libre-service, mais peuvent envoyer leurs invitations directement à partir du calendrier d’Outlook.
Gestion complète des invitations
En tant qu’hôte accueillant, vous créez les données de la visite dans l’interface utilisateur de l’espace libre-service. Vous pouvez le faire tant pour des visiteurs individuels que pour des groupes, en définissant une ou plusieurs dates de rendez-vous. Le courrier électronique contenant l’invitation et la lettre d’accompagnement est créé suivant un modèle, et il peut contenir un rendez-vous d’agenda sous forme de fichier ICS (iCalendar), des informations d’accès ainsi qu’un code QR ou un code confidentiel. Vous pouvez y joindre des consignes de sécurité et une déclaration de protection des données dans la langue choisie pour la visite, ainsi que des informations personnelles supplémentaires.
Vous en informez la réception directement dans la gestion des invitations par le biais d’un champ de données prévu à cet effet. Vous pouvez également communiquer des instructions spéciales pour la visite, par exemple pour que le visiteur reste accompagné. Vous pouvez encore ajouter des champs de données spécifiques, comme un accès au réseau local sans fil (WLAN) pour le visiteur, voire des informations sur les possibilités en matière de restauration.
Une fonctionnalité de liste de diffusion avec affichage d’états permet d’envoyer des courriels avertissant d’un changement de rendez-vous ou de l’ajout de visiteurs. Pour les rendez-vous récurrents, vous pouvez utiliser comme modèles des invitations existantes et les adapter en quelques clics. Vous pouvez aussi retrouver et réutiliser facilement à tout moment des invitations créées auparavant.
Les données des visiteurs introduites dans l’espace libre-service par les hôtes qui accueillent des visiteurs ou par le biais de l’extension pour Outlook sont transférées automatiquement dans la gestion des visiteurs du système IF-6040, et y sont disponibles.
