Toegangscontrole beschermt
Deurtje open, deurtje dicht. Dat is waar veel mensen bij toegangscontrole aan denken. Maar het is meer dan dat. De receptie waar je mensen ontvangt, is je visitekaartje. Het zijn de gastheren en gastvrouwen van je organisatie. Tegelijkertijd hebben ze een controlerende taak. Is iemand daadwerkelijk de persoon waarvoor hij zich uitgeeft? Heeft iemand spullen bij zich die het pand niet in mogen omdat ze gevaarlijk kunnen zijn? Kan iemand ergens bijkomen waartoe hij niet bevoegd is? Zoals bedrijfsgeheimen of persoonlijke informatie over cliënten? Toegangscontrole beschermt de mensen in het pand, maar ook de (bedrijfs)eigendommen en andere waardevolle zaken.
Bezoekersbeheer voor beter inzicht
Toegangscontrole is ook gelinkt aan bezoekersbeheer en tijdsregistratie. Veel organisaties hebben regels voor maximale bezetting. Sowieso zul je altijd moeten weten hoeveel mensen in je pand aanwezig zijn, in het geval van een calamiteit zoals brand. Bezoekersbeheer helpt je ook om je workflows en productiviteit te plannen. Met de juiste tools krijg je realtime inzicht in het gebruik van je ruimtes. Je kunt ook terugzoeken wie, wanneer in welke ruimte was, en hoelang. En hierover rapporteren. Andere voordelen van digitaal bezoekersbeheer zijn tijdsbesparing bij receptionisten, contactloos identificeren en minder papier en administratie. Omdat alles digitaal wordt geregistreerd, worden de gegevens van je bezoekers veilig verwerkt en opgeslagen. Dat voorkomt datalekken en het is overeenkomstig de AVG/GDPR-wetgeving.
De visitor journey
Laten we eens kijken welke stappen bezoekers en medewerkers doorlopen voordat ze je pand ingaan. We hebben ze hieronder op een rij gezet:
Afspraak maken voor bezoek
Toegangscontrole begint al voordat een bezoeker fysiek bij je pand arriveert. Je kunt deze persoon vooraf een uitnodiging sturen. Via de laptop of smartphone kan hij zich vooraf registreren. Je kunt dan meteen een parkeerplaats voor hem reserveren, een routebeschrijving sturen en eventueel veiligheidsinstructies doorgeven.
Slagbomen en poorten
Bezoekers die met de auto komen, melden zich bij de slagboom. Deze heeft een sluisfunctie: er kan maar één auto tegelijk je terrein op. Via camera’s kun je het terrein voor je instelling of bedrijf bewaken.
Toegangscontrole
De buitendeur heeft de sluisfunctie om je pand te betreden. Vaste medewerkers kunnen zich aanmelden met hun pasje of telefoon, zodat ze zichzelf kunnen binnenlaten. Gasten melden zich eerst bij de bel met camera. De portier of receptie laat deze één voor één binnen.
Bezoekersbeheer
Als een bezoeker zich vooraf heeft aangemeld, ligt zijn badge al klaar. Groot voordeel is dat je geen lange wachtrijen bij de balie hebt. En het is ook nog eens erg gastvrij.
Live foto-vergelijking
Tijdens deze stap stel je vast of de identiteit van je gast klopt. Als de bezoeker al eerder is geweest, kun je dat doen aan de hand van een foto die je al in je systeem hebt opgeslagen. Dat kan natuurlijk ook via de foto op het identiteitsbewijs van je bezoeker.
Badge aanmaak
Klopt alles? Dan overhandig je de badge die je al hebt klaarliggen. In het geval van bezoekers die zich niet vooraf hebben aangemeld, maak je deze aan. Je kunt er meteen toegangsrechten aan koppelen: welke ruimtes hij wel en niet mag betreden. Je kunt er ook op aangeven hoelang een pasje geldig is: bijvoorbeeld een dag of dagdeel.
Tourniquette of de lift
Het is zover. De bezoeker mag doorlopen naar de tourniquet of de lift om je gebouw in te gaan. Door zijn badge of telefoon voor de toegang te houden, vindt automatisch een check plaats. Als deze controle akkoord is, ontgrendelt de tourniquet of gaan de liftdeuren open.
Tijdregistratie
Omdat alle medewerkers zich identificeren en aanmelden met hun eigen badge of telefoon, kun je dit eenvoudig aan je tijd- of aanwezigheidsregistratie koppelen. Zo houd je meteen bij wanneer een medewerker op zijn werk verscheen. Dat is handig voor de registratie van aanwezigheid en/of gewerkte uren.
Automatiseren wat je kunt automatiseren
Een bekend gezegde luidt dat de mens de zwakste schakel is in beveiliging. Daarom is het verstandig om alles wat je kunt automatiseren ook daadwerkelijk te automatiseren. Ik geef een voorbeeld. Mensen zijn graag beleefd. Dus als er vlak achter jou iemand door dezelfde deur naar binnen wil, hebben mensen de gewoonte om deze deur open te houden. Er zijn zelfs mensen die anderen weleens binnenlaten met hun eigen pasje. Dat lijkt onschuldig maar fraudeurs maken juist gebruik van het vertrouwen dat je ze geeft.
Beleid voor toegangscontrole
Andere menselijke eigenschappen waar fraudeurs op inspelen, zijn onder andere nieuwsgierigheid, hebzucht, angst en onwetendheid. Door toegangscontrole zo veel mogelijk te automatiseren, kun je je hier zo goed mogelijk tegen beschermen. Een deur met een sluisfunctie bijvoorbeeld laat maar één persoon per keer binnen. Zodra deze persoon is ingecheckt, sluit de deur onmiddellijk, automatisch. Deze aspecten zul je allemaal mee moeten nemen in je beleid voor toegangscontrole. Alleen zo bescherm je je medewerkers, bezoekers, eigendommen en waarden.
Wil je meer weten over toegangscontrole of bezoekersbeheer, neem dan hier contact op.
