De afdeling Personal & Organisation van de gemeente Großenhain werkt sinds de invoering van een nieuw toegangscontrole systeem van Interflex veel efficiënter. De aanbieder Interflex heeft niet alleen de aanpassing van de IF-6020 software aan de behoeften van het gemeentehuis op zich genomen. Ook de hardware voor de besturing van de toegangscontrole is afkomstig van Interflex en werd nauwkeurig aangepast aan alle doorgangspunten. Sindsdien is er een einde gekomen aan de tijdrovende uitgifte en administratie van meer dan 100 sleutels. De personeelbeheerders kunnen rechtstreeks in de software toegangsbevoegdheden toekennen.
Het gemeentehuis van de grote districtsstad Großenhain in het Saksische district Meißen is de centrale werkplek voor ongeveer 60 werknemers. Het totaal aantal bevoegde personen, van wie sommigen in ondergeschikte organen werken, bestaat uit 140 personen. Het gemeentebestuur maakt al meer dan 20 jaar met succes gebruik van een tijdregistratiesysteem van Interflex. De huidige IF-6020 versie beschikt al over een geïntegreerde webclient met workflow management. De buitendeuren van het gemeentehuis in Großenhain zijn uitgerust met de IF-800 toegangscontroleterminal en twee IF-5735 tijdregistratieterminals van Interflex. Tijdens een overleg met Tobias Franke, de jarenlange accountmanager van Interflex, meldde het stadsbestuur een nieuwe eis: Het vorige interne sluitsysteem van het in 1875/76 gebouwde gebouw voldeed niet meer aan de hedendaagse eisen en moest volledig worden vervangen. Bovendien moest het nieuwe toegangscontrolesysteem de ruimten van het stadsbestuur scheiden van andere delen van het gebouw, waaronder de informatiebalie Großenhain, een zelfbedieningsgedeelte van de Sparkasse Meißen en verschillende adviesdiensten van het gemeentehuis.
Tijdregistratie en toegangscontrole in één systeem
Spontaan vond tijdens de gezamenlijke bijeenkomst een uitwisseling plaats over de concrete eisen van het stadsbestuur, wat direct leidde tot een discussie over mogelijke oplossingsscenario’s in samenwerking met Interflex. Aangezien het stadsbestuur al over een tijdregistratiesysteem van Interflex beschikte, lag het voor de hand om dit uit te breiden met geschikte componenten voor toegangscontrole. In verdere besprekingen stelden de verantwoordelijken vast dat een geïntegreerde oplossing met alle componenten de minste inspanning zou vergen bij de toekomstige toepassing. Zo konden bijvoorbeeld medewerkers en dienstverleners met slechts één multifunctionele badge het gebouw betreden. De personeelsafdeling kan indien nodig de juiste bevoegdheden toekennen. Een scheiding van de toegangsgebieden in de afzonderlijke kantoren en afdelingen van het gemeentehuis was zo op een ongecompliceerde manier mogelijk.
Ook de toegangscontrole tot gedeeltelijk openbare ruimten voor de burgers van Großenhain en tot beschermde gebieden zoals schoonmaakruimten waar chemicaliën worden opgeslagen, zou kunnen worden gewaarborgd. De eerder uitgegeven sleutels, waarvan de uitgifte en teruggave door het stadsbestuur gecontroleerd werden met behulp van handmatig bijgehouden lijsten, werden overbodig. Ook bij verlies kon het nieuwe toegangscontrolesysteem extra veiligheid bieden. Terwijl de verblijfplaats van een verloren sleutel meestal onduidelijk blijft, kan een verloren multifunctionele badge onmiddellijk door de personeelsafdeling worden geblokkeerd. Zelfs als het in handen valt van onbevoegde gebruikers, krijgen ze hiermee geen toegang tot de beschermde gebieden. Na een zorgvuldige analyse hebben de verantwoordelijken van het stadsbestuur besloten om samen met de specialisten van Interflex een passend oplossingsconcept te ontwikkelen en onmiddellijk met de implementatie te beginnen.
Gemeente toegangscontrole online en offline
Het stadsbestuur besloot om alle binnendeuren betrouwbaar te beveiligen en in plaats van een nieuw mechanisch sluitsysteem een offline toegangscontrole met e-cilinders in te voeren. Voor de beveiliging van de betreffende binnendeuren is gekozen voor de IF-181 e-cilinder. Aangezien dit tot nu toe onbekend was in het gemeentehuis van Großenhain, heeft de accountmanager het scala van functies eerst aan de verantwoordelijken in het stadsbestuur gepresenteerd. Dankzij de batterijvoeding kunnen e-cilinders overal worden geïntegreerd zonder elektriciteit of kabels te leggen. De e-cilinder vervangt mechanische sleutels door toegangsbevoegdheden te evalueren en alleen bevoegde personen via een RFID-medium toe te staan de deur te openen. Daartoe houden bevoegde medewerkers hun multifunctionele badge in creditcardformaat voor de cilinder en kunnen zij onmiddellijk na ontgrendeling de cilinder bewegen en de deur openen.
Gratis testen in het gemeentehuis
Om de voordelen van de e-cylinders aan het stadsbestuur over te brengen, leverde en installeerde Interflex eerst een selectie van gratis e-cylinders, die uitgebreid konden worden getest in het gemeentehuis. Op het gebied van het vorige sluitsysteem moesten immers in totaal 115 mechanische sluitcilinders worden vervangen door e-cilinders van het IF-181 type. Om in cilinders van de juiste uitvoering voor elk van de te leveren deuren te voorzien, moesten van alle deuren de deurafmetingen worden genoteerd. Tegelijkertijd wilde het stadsbestuur de servicekosten voor montage en inbedrijfstelling zo laag mogelijk houden.
IF-181 e-cilinder vervangt mechanische sleutels
De e-cylinders overtuigden het stadsbestuur van Großenhain, zodat onmiddellijk na de testfase met de voorbereidingen voor de installatie kon worden begonnen. Een team van Interflex heeft alle deuren opgemeten, zodat er voor een externe dienstverlener geen kosten werden gemaakt. Afhankelijk van de doorgang werden voor het stadsbestuur Großenhain de passende modellen geselecteerd, waaronder dubbele cilinders die aan één kant boeken en in één ruimte zijn gekoppeld, alsmede halve cilinders en antipaniekcilinders die aan één kant boeken en vrij kunnen worden geopend. Voor de installatie zijn in principe geen ingewikkelde montagewerkzaamheden nodig, zodat de bestaande mechanische cilinders in het interieur van het gemeentehuis eenvoudig en ongecompliceerd door de nieuwe e-cilinders vervangen kunnen worden. Om de kosten voor het stadsbestuur laag te blijven houden, kregen de medewerkers van het stadsbestuur van Interflex instructies om de e-cilinders zelfstandig te kunnen gebruiken en in bedrijf te stellen.
Verbinding met de software via NetworkOnCard
De in het gemeentehuis gebruikte sluitcilinders ondersteunen het bewezen en veelgebruikte kaartformaat “NetworkOnCard” in combinatie met beproefde mechanica en een lange levensduur van de batterij. NetworkOnCard verbindt online componenten met offline toegangscontrole. Aan toegangsbevoegdheden kan een dagelijkse geldigheid worden toegekend, zodat de veiligheid ook bij verlies van de badge nog gewaarborgd is. Parallel is het ook mogelijk om de e-cilinders door middel van een blokkadelijstkaart te informeren dat een bepaald badgenummer met onmiddellijke ingang geen toegang meer mag hebben. Omdat de buiteningangen van het gemeentehuis zijn uitgerust met online lezers, is ook daar geen onbevoegde toegang mogelijk.
De sluitcilinders kunnen eenvoudig in bestaande systemen worden geïntegreerd – in dit geval in het IF-6020 tijdregistratie- en toegangscontrolesysteem. Medewerkers van het stadsbestuur dat bij de elektronische sluizen boekt, dragen de boekingsbevoegdheden op hun badge, die onmiddellijk bij de overeenkomstige doorgang wordt geëvalueerd. Bij gebruik van de e-cilinder wordt gecontroleerd of er op de badge een overeenkomstig recht bestaat. Daarna volgt ofwel een afwijzing, ofwel een activering. Tijdens het boekingsproces stuurt de e-cilinder tegelijkertijd statusberichten naar de badge, bijvoorbeeld over het batterijniveau. Deze status wordt bij het volgende contact met een online terminal automatisch teruggestuurd naar de Interflex-software. Op deze manier ontvangt de verantwoordelijke beheerder zonder verdere inspanning informatie over welke e-cilinder binnenkort van batterij moet worden gewisseld. Aangezien het meldsysteem in totaal drie batterijwaarschuwingsniveaus heeft, kan deze werkstap ruim van tevoren worden gepland. Als verder software-element gebruikt het stadsbestuur de admin-tool “Pegasys-Mobil”, zodat de verantwoordelijke beheerder de afzonderlijke e-cilinders in het gemeentehuis kan beheren met een notebook en NFC-lezer.
Meer veiligheid en vereenvoudigd beheer
Nadat het nieuwe toegangscontrolesysteem van Interflex in gebruik was genomen, kon het gemeentebestuur van Großenhain de sleutels die tot dan toe in omloop waren, bijna volledig intrekken. Hiermee heeft de autoriteit het veiligheidsrisico dat ontstaat door verloren sleutels aanzienlijk verminderd. Een ander voordeel is de sterk vereenvoudigde administratie door de personeelsafdeling. Terwijl bij de sleuteluitgifte een potentieel verwarrende oplossing met een hoge administratieve inspanning werd gehanteerd, kunnen de verantwoordelijken nu snel en eenvoudig via software invoeren welke personen wanneer en waar toegang krijgen. Daaronder vallen bijvoorbeeld ook stagiaires en leerling-werknemers met beperkte toegangsrechten, alsook externe dienstverleners van het stadsbestuur zoals het schoonmaakpersoneel dat alleen toegang heeft tot de geautoriseerde ruimten. Naast tijdregistratie en toegangscontrole regelt het stadsbestuur ook de toegang tot de kopieerapparaten in het gebouw met behulp van de multifunctionele badges van de medewerkers. Nadat de werknemers zich met het systeem vertrouwd hadden kunnen maken, is het nu zeer goed ontvangen en overtuigt het in het dagelijks gebruik met aanzienlijke tijdbesparingen voor alle betrokkenen en duidelijk verhoogde veiligheidsnormen.
