Erfahren Sie, wie mobile Zeiterfassungssysteme zur Effizienzsteigerung beitragen und gleichzeitig die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeitenden unterstützen.
Mobile Zeiterfassung – der digitale Zukunftstrend
Mit Ihrem Unternehmen möchten Sie vor allem eines: die Zukunft erobern! Gleichzeitig schlagen Sie sich aber mit verschmierten Stundenzetteln und Lücken in der Zeiterfassung herum, die Sie vor organisatorische und rechtliche Probleme stellen?
Wenn Sie einen Handwerksbetrieb leiten oder Aussendienstmitarbeiterinnen und -mitarbeiter beschäftigen, wissen Sie um die Schwierigkeiten der Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Da Homeoffice- und Remote-Arbeitsplätze in den letzten Jahren rasant an Beliebtheit gewonnen haben, hat sich dieses Problem auf unzählige Branchen ausgestreckt. Selbst den “klassischen” Bürojobs werden die herkömmlichen Zeiterfassungssysteme oft nicht mehr gerecht, weil die Mitarbeitenden von zuhause, in einem Café oder aus dem Ausland arbeiten.
Dynamische Zeiten erfordern dynamische Lösungen. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie die mobile Zeiterfassung ganz einfach über die Mobiltelefone Ihrer Mitarbeitenden oder Ihrer Laptops gelingt – ortsunabhängig und auf die Minute genau.
Vorteile der mobilen Zeiterfassung
Handgeschriebene Papierzettel, ellenlange Excel-Tabellen oder die gute alte Stempeluhr – Zeiterfassungssysteme gibt es viele. Die mobile Zeiterfassung stellt als digitale Alternative herkömmliche Lösungen in den Schatten.
Hohe Flexibilität
Einige Ihrer Mitarbeitenden befinden sich gerade im Büro, andere im Homeoffice und ein Grossteil auf der Baustelle? Mit klassischen Zeiterfassungssystemen können Sie unmöglich die Arbeitszeiten sämtlicher Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer registrieren. Die mobile Zeiterfassung per Natel funktioniert dort, wo sich Ihre Mitarbeitenden befinden und gibt ihnen und Ihnen als Arbeitgeber grösstmögliche Flexibilität.
Mehr zur mobilen Zeiterfassung von Interflex erfahren Sie hier.
Reduzierung des Administrationsaufwands
Wenn Sie noch mit Stundenzetteln oder ähnlichen Zeiterfassungssystemen arbeiten, kennen Sie den administrativen Aufwand, der damit einhergeht: Sie und Ihre Mitarbeitenden müssen eintragen, übertragen, vereinheitlichen, aufbewahren. Die mobile Zeiterfassung ermöglicht eine sofortige und unkomplizierte Eingabe von Daten, die Ihnen jederzeit digital zur Verfügung stehen. Dank praktischer Automatisierungen können Sie die erfassten Arbeitszeiten mit wenigen Klicks auswerten und teilen. Auf diese Weise sparen nicht nur Sie wertvolle Zeit, sondern entlasten auch Ihr Personal.
Mehr zum Employee Self-Service erfahren Sie hier.
Sicherheit und Transparenz
Haben Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice bereits mit der Arbeit begonnen? Wie viele Stunden haben Ihre Mitarbeitenden eigentlich diese Woche oder diesen Monat gearbeitet? Und wie sieht es mit Mehrarbeit aus? Ohne ein einheitliches System verlieren Sie und Ihre Angestellten leicht den Überblick. Noch chaotischer wird es, wenn Stundenzettel verloren gehen, vergessen werden oder der umgekippten Kaffeetasse zum Opfer fallen. Die mobile Zeiterfassung gewährleistet die Dateneingabe und -überprüfung in Echtzeit. Mittels Terminal kann mobil in Echtzeit ein- oder ausgecheckt werden. Die Arbeitsstunden sind vollständig, übersichtlich und sofort auf sämtlichen registrierten Geräten verfügbar. So können Sie und Ihre Mitarbeitenden nicht nur die geleisteten Stunden erkennen, sondern auch Mehrarbeit, Überstunden, Pausenzeiten oder Kernzeitverletzungen einsehen. Kommt es einmal zu einem Erfassungsfehler, können Ihre Mitarbeitenden ihn sofort identifizieren und beheben. Die sekundenschnelle Synchronisation gibt Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden Sicherheit und Transparenz – und zwar nicht erst am Monatsende, sondern zu jeder Zeit und an jedem Ort.
Nachhaltigkeit
Immer mehr Prozesse werden aus ökologischen Gründen digitalisiert. Die Zeiterfassung ist ein geradezu prädestinierter Bereich dafür – denn über schwer zu entziffernde Zettelchen ärgern Sie und Ihre Mitarbeitenden sich gleichermassen. Beseitigen Sie das Papierchaos, atmen nicht nur Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf, sondern auch die Umwelt.
Rechtssicherheit
Arbeiten Sie mit unterschiedlichen – oder gar analogen – Zeiterfassungssystemen, wissen Sie, wie schnell Daten falsch erfasst werden oder ganz verloren gehen können. Das birgt nicht nur Konfliktpotenzial zwischen Angestellten und Vorgesetzten: Das Schweizer Arbeitsgesetz verpflichtet die meisten Unternehmen dazu, Arbeits- und Ruhezeiten zu dokumentieren. Stundenzettel, Excel-Tabellen und Co. sind nicht nur mühselig auszufüllen, sondern auch fehleranfällig, was Ihnen rechtliche Probleme bereiten kann. Die mobile Zeiterfassung auf dem Handy sammelt Daten zuverlässig und informiert Mitarbeitende und Vorgesetzte über Abweichungen von Arbeitszeitvorgaben. So können beide Seiten eine rechtskonforme Arbeitsweise sicherstellen und Arbeitgebende Ihrer gesetzlichen Nachweispflicht nachkommen.
Kernfunktionen und technologische Aspekte mobiler Zeiterfassungssysteme
Ortsunabhängige Dateneingabe
Egal, ob sich Ihre Arbeitnehmenden gerade im Büro befinden, im Homeoffice, auf der Baustelle oder ganz woanders: Digitale Zeiterfassungssysteme passen sich an ihren Arbeitsalltag an. So begleitet unsere Zeitwirtschafts-App Interflex teamtime Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Schritt und Tritt und ermöglicht eine bequeme Zeitdatenerfassung per Handy oder Tablet. Auf diese Weise stehen ein Wechsel ins Homeoffice oder ein Aussendiensttermin der nahtlosen Echtzeit-Stundendokumentation nicht entgegen.
Minutengenaue Zeiterfassung
Wenn Sie noch handschriftlich ausgefüllte Stundenzettel verwenden, können Sie von einer genauen Zeiterfassung nur träumen: Beim einen wird gerundet, beim nächsten geht die Uhr falsch und der Dritte hat die Eintragung ganz vergessen und versucht im Nachhinein, sich daran zu erinnern, wann er denn heute eigentlich Feierabend gemacht hat. Die mobile Zeiterfassung auf dem Handy erfasst in wenigen Klicks Arbeits- und Pausenzeiten – und zwar auf die Minute genau und in Echtzeit. Dies gibt Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden das gute Gefühl von Transparenz und Verlässlichkeit.
Unkomplizierte Nachträge und Korrekturen
Und was ist, wenn die Zeiterfassung doch einmal vergessen wurde? Mit mobilen Lösungen ist das kein Problem: Nachträge und Korrekturen können jederzeit von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst oder von der Personalabteilung vorgenommen werden. Die Personalverantwortlichen genehmigen die Einträge dann unkompliziert und zeitnah. Viele mobile Zeiterfassungssysteme geben Ihnen zudem die Möglichkeit, die nachträgliche Korrekturmöglichkeit zeitlich zu begrenzen, um Missbrauch vorzubeugen.
Integration unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle
Flexible Arbeitszeitmodelle und Teilzeitjobs werden immer beliebter, bereiten aber bei der herkömmlichen Zeiterfassung Probleme. In der mobilen Zeiterfassungs-App Interflex teamtime weisen Sie Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer individuelle Arbeitszeitmodelle zu. Anhand dessen berechnet das System die zu leistenden Wochenarbeitsstunden, Pausenzeiten und Ferientage und berücksichtigt spezielle Regelungen für Zuschläge und Überstunden.
Individualisierung dank zahlreicher Features
Apropos unterschiedliche Arbeitszeitmodelle: Immer mehr Unternehmen stellen individuelle Regelungen für Gleitzeiten, Pausen und Mehrarbeit auf. Dies können Sie entsprechend in Ihrem mobilen Zeiterfassungssystem vermerken, damit die Software Ihr Unternehmen optimal widerspiegelt. So gelingt Ihnen zum Beispiel die unkomplizierte Erfassung von Teilzeitmitarbeitenden, Mini-Jobber:innen oder studentischen Hilfskräften. Zahlen Sie Überzeit aus, geben Sie auch das im System ein und reduzieren die dort hinterlegten Überstunden, damit es hier nicht zu Missverständnissen kommt. Auch Abwesenheiten können Ihre Arbeitnehmenden selbst eintragen und dank individueller Abwesenheitsarten gleich richtig kategorisieren.
Geräteübergreifende Zugriffsmöglichkeiten
Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen gerade die mobile Zeiterfassung auf der Baustelle? Die eingegebenen Daten stehen Ihnen im Büro in Echtzeit zur Verfügung. Da Sie und Ihre Arbeitnehmenden ortsunabhängig auf die eingegebenen Daten zugreifen können, haben Sie die Einhaltung der Arbeitszeiten stets im Blick. Kommt es zu Pausen- oder Kernzeitverletzungen oder häuft sich die Mehrarbeit, können Sie sofort agieren.
Benutzerfreundliche Anwendung
Egal, ob Sie die mobile Zeiterfassung im Baugewerbe, in der Beratungsbranche oder in einem ganz anderen Bereich nutzen möchten: Die Anwendung sollte vor allem einfach, unkompliziert und angenehm sein. Die Interflex teamtime App setzt einen Fokus auf die benutzerfreundliche Anwendung, die intuitiv erfolgt und leicht in den Alltag integriert werden kann. Dabei wird klar die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Vordergrund gestellt und damit ihre Eigenverantwortlichkeit gefördert.
Hier erfahren Sie mehr zur Interflex teamtime App
Implementierung mobiler Zeiterfassungssysteme
Vorbereitung und Auswahl
Informieren Sie zunächst wichtige Stakeholder über Ihre Pläne und besprechen Sie sie mit ihnen. Klären Sie dabei die rechtlichen und tatsächlichen Voraussetzungen ab, die die Softwarelösung erfüllen muss und treffen Sie anhand dieser Ergebnisse eine Vorauswahl für Ihr mobiles Zeiterfassungssystem. An dieser Stelle können Sie bereits Ihre Mitarbeitenden einbinden und Vorschläge für benötigte Funktionen sammeln. Die Interflex Zeiterfassung kann sowohl Ihre individuellen als auch länderspezifische Vorgaben abbilden, so z.B. die in der Schweiz gültigen Vorgaben gemäss Arbeitgesetz und Verordnungen (SECO). Haben Sie sich für ein Tool entschieden, sollten Sie die vertraglichen Konditionen besprechen und abklären, ob das System aus Herstellersicht zu Ihrem Vorhaben passt und mit Ihren technischen Geräten kompatibel ist.
Testphase
Testen Sie im Projektteam das ausgewählte Zeiterfassungssystem ausgiebig und prüfen Sie, ob Sie sämtliche gewünschten Funktionen vorfinden und nutzen können. Die mobile Zeiterfassung von Interflex können Sie übrigens nahtlos in Ihr bestehendes SAP- System integrieren.
Einführung und Schulung
Sind Sie zufrieden, führen Sie die mobile Zeiterfassung nun unternehmensübergreifend ein. Dazu gehören Mitarbeiterschulungen, die Ihre Arbeitnehmenden nicht nur mit sämtlichen Funktionen vertraut machen, sondern auch die optimistische Annahme des neuen Systems fördern. Nutzen Sie die Gelegenheit, um an dieser Stelle Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für etwaige Fragen oder Probleme mit der Software vorzustellen, die in der Zukunft auftauchen könnten.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in der Schweiz sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen und die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften zu überwachen. Die gesammelten Daten sind an die kantonalen Arbeitsinspektorate weiterzugeben, da sie die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten beaufsichtigen.
Die detaillierten Voraussetzungen der Arbeitszeiterfassung finden Sie in Artikel 46 Arbeitsgesetz und Artikel 73, 73a und 73b der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz. So müssen zum Beispiel nicht nur die geleisteten Arbeitszeiten samt Pausen und Überstunden vermerkt, sondern auch die Art der Tätigkeit genau beschrieben und gewährte Lohnzuschläge festgehalten werden. Die erfassten Arbeitszeiten sind zusammen mit Angaben zur Identität der Arbeitnehmenden fünf Jahre lang aufzubewahren.
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung kann insbesondere dann kompliziert werden, wenn Unternehmen eigene Regelungen zu Gleitzeiten, Überstunden oder betrieblichen Definitionen aufstellen oder sich unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle bedienen. Die mobile Zeiterfassung erlaubt Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die gesetzeskonforme Erfassung von Arbeitszeiten und nimmt ihnen einen Grossteil der andernfalls notwendigen Einarbeitung in die rechtlichen Anforderungen ab. Gleichzeitig werden mobile Zeiterfassungssysteme ständig aktualisiert und mit der geltenden Rechtslage in Einklang gebracht. So dürfen sich Unternehmen stets auf eine rechtssichere Zeiterfassung verlassen.
Zeitwirtschaft leicht gemacht mit der Interflex teamtime App
Ihre Mitarbeiterin Mirjam arbeitet anders als viele ihrer Kolleginnen und Kollegen aus dem Homeoffice, weil sie ohnehin häufig Aussendiensttermine wahrnimmt, die sich näher an ihrem Wohnort befinden. Ein Nachteil entsteht ihr dadurch nicht – denn die Interflex teamtime App begleitet sie durch den Tag: Morgens loggt sich Mirjam am Computer ein, um die ersten Stunden zu arbeiten. Dies hält sie minutengenau im Zeiterfassungssystem fest. Dass Mirjam sich heute Morgen um 8:12 angemeldet hat, können Sie auch vom Büro aus nachvollziehen – und zwar dank der Echtzeitübertragung um Punkt 8:12. Ein grüner Hinweis neben Mirjams Namen zeigt Ihnen und allen anderen Mitarbeitenden, dass Mirjam derzeit anwesend und erreichbar ist.
Um 12:15 meldet sich Mirjam für ihre Mittagspause ab und nimmt danach von 13:00 bis 15:00 einen Aussendiensttermin wahr. Möchte ihr Teamkollege Thomas sie nun kontaktieren, kann er nicht nur sehen, dass sie gerade abwesend ist. Er kann auch auf einen Blick erkennen, wann Mirjam wieder erreichbar sein wird und sich in der Zeitwirtschafts-App benachrichtigen lassen, wenn Mirjam wieder anwesend ist. Dass Mirjam in Teilzeit arbeitet, ist für die Zeiterfassung übrigens irrelevant – denn mit der Interflex teamtime App erfassen Sie beliebige Arbeitszeitmodelle.
Weil Mirjam über ihr Natel ortsunabhängig auf die mobile Zeiterfassung zugreifen kann, kann sie auch unterwegs ihre anstehenden Arzttermine, Weiterbildungen und sonstigen Abwesenheiten jeglicher Art eintragen. Ist sie einmal krank, kann sie auch dies über die App erfassen und von ihren Vorgesetzten gegenzeichnen lassen.
Die Zeitwirtschafts-App gibt Ihnen umfassende Informationen über die Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Sie können aber nicht nur nachvollziehen, ob sie ihre Arbeits- und Pausenzeiten einhalten oder gerade erreichbar sind. Die gesammelten Daten helfen Ihnen auch dabei, Über- und Unterbesetzungen zu erkennen und wichtige Personalentscheidungen zu treffen: Benötigt Ihr Unternehmen zusätzliche Stellen? Oder genügt eine clevere Umstrukturierung, um dem Pensum gerecht zu werden?
Zukunftsaussichten der mobilen Zeiterfassung
Die berühmte Work-Life-Balance ist in den letzten Jahren immer mehr in den Vordergrund gerückt. Dies spiegelt sich auch in der aktuellen Gesetzeslage wider, die nahezu alle Arbeitgebenden zur konsequenten Zeiterfassung verpflichtet. Ausnahmen gelten lediglich für Mitglieder der Geschäftsleitung oder Mitarbeitende im Vertriebsaussendienst, für die die Rechtslage allerdings ebenfalls nicht in Stein gemeisselt ist.
Gleichzeitig werden Arbeitsmodelle dynamischer, flexibler und heterogener. Der klassische Bürojob ist längst nicht mehr die selbstverständliche Norm. Dass es sich hierbei keineswegs um ein temporäres Phänomen der Corona-Pandemie handelt, zeigen die aktuellen Trends unter Arbeitnehmenden: So geben 97 Prozent der in einer Studie befragten Angestellten an, dass sie zumindest teilweise remote arbeiten möchten.
Die mobile Zeiterfassung ist die Antwort auf die beiden Entwicklungen. Sie ermöglicht Arbeitgebenden die unkomplizierte, flexible und rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten und minimiert gleichzeitig den administrativen Aufwand für die Mitarbeitenden. Schon jetzt ist sie herkömmlichen Zeiterfassungsmethoden im Hinblick auf ihre benutzerfreundliche, flexible, ortsunabhängige und rechtssichere Handhabung überlegen. In einer Zukunft, in der die heute als dynamisch empfundenen Arbeitsmodelle zur Norm werden könnten, ist die mobile Zeiterfassung nahezu unerlässlich. Hinzu kommt, dass die Methode als rechtssichere und verlässliche Lösung für Arbeitgebende verpflichtend werden könnte. Unternehmen, die frühzeitig wechseln, unterstützen ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte und stellen schon jetzt die Weichen für eine digitale und erfolgreiche Zukunft.
Zusammenfassung und Schlussbetrachtung
Die mobile Zeiterfassung ist eines der wertvollen Geschenke der Digitalisierung, die Unternehmen ungemein entlasten können: Anders als herkömmliche Methoden ermöglicht sie die Dokumentation der Arbeitsstunden ortsunabhängig, auf die Minute genau und unvergleichlich flexibel. Dank der umfassenden Individualisierungsmöglichkeiten kann die mobile Zeiterfassung optimal auf die Mitarbeitenden zugeschnitten werden. Arbeitgebende und Arbeitnehmende profitieren gleichermassen und leisten durch die Abkehr von Papierlösungen auch noch einen Beitrag für die Umwelt.
Da die meisten Unternehmen gesetzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind, wird die mobile Zeiterfassung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zunehmend unentbehrlich. Verabschieden Sie sich heute von herkömmlichen Zeiterfassungsmethoden und heissen Sie mit der mobilen Zeiterfassung die Zukunft willkommen.
Kontaktieren Sie uns und überzeugen Sie sich von unserer Lösung für die Zeiterfassung und Zeitwirtschaft in Ihrem Unternehmen.
