Mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) stellen sich in Unternehmen neue Aufgaben beim Empfang von Besuchern. Die neue „Besucherverwaltung KMU“ der Interflex Datensysteme GmbH für ihr Zutrittskontrollsystem IF-6040 macht es möglich, auch unter den neuen Vorzeichen gewohnte Prozesse beizubehalten. Mit dem zusätzlichen Modul „Besuchereinladung“ können sie zudem unnötige Besucherstaus minimieren – eine Funktion, die insbesondere in Zeiten der Unsicherheit und in Krisenzeiten ein Plus an Sicherheit für Besucher und Empfangsmitarbeiter ermöglicht.
Unternehmen, die ihre Besucherdokumentation bislang händisch und in Papierform führen, können die „Besucherverwaltung KMU“ von Interflex nutzen, um ihre Besucherverwaltung zu digitalisieren und die gesetzlichen Vorgaben laut DS-GVO zu erfüllen. Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist die professionelle Aussenwirkung. Ein Besucher, der seine Daten am Empfangstresen bequem in ein Tablet eingibt, nimmt das Gastgeberunternehmen als modern und professionell wahr.
Gewohnte Abläufe – moderne Software
Mit der neuen digitalen Besucherverwaltung können Unternehmen ihre gewohnten Empfangsprozesse beibehalten. Das ist ein Vorteil, wenn keine grösseren Investitionen und Umstrukturierungen erwünscht sind. Mit der Besucherverwaltung KMU meldet sich der Besucher nach Betreten des Firmengebäudes wie gewohnt am Empfangstresen. Statt seine Daten in das traditionelle Besucherbuch einzutragen, nutzt er ein Tablet zur Eingabe seiner Daten.
Anmeldung per Tablet
Über das Display des am Empfang ausliegenden Tablets wählt der Besucher zunächst die gewünschte Sprache aus und erhält anschliessend die Datenschutzerklärung der Firma. Stimmt er dieser zu, kann er im nächsten Schritt seine Daten eingeben, beispielsweise seinen Firmennamen, Vornamen und Namen sowie das Kfz-Kennzeichen, falls er den firmeneigenen Parkplatz nutzt. Anschliessend werden ihm auf dem Display die Sicherheitshinweise angezeigt. Nachdem der Besucher diese akzeptiert hat, erfolgt die Anmeldung im System. Diese Art der Besucheranmeldung garantiert nicht nur eine datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten, sondern stellt den Gastgeber auch als modernes und innovatives Unternehmen dar.
Weniger Andrang
Unternehmen, die den Empfang noch komfortabler gestalten möchten, aktivieren die im Lieferumfang enthaltene „Besuchereinladung“: Durch einen nahtlosen Zugang werden Wartezeiten und Personenansammlungen reduziert. Damit lassen sich Voranmeldungen fertig vorbereitet im System speichern. Schon im Vorfeld seines Besuchs erhält der Besucher eine E-Mail mit den Besuchsdaten einschliesslich PinCode und QR Code. Das verkürzt am Besuchstag die Anmeldung. Vor Ort meldet sich der Besucher sekundenschnell mit PIN oder QR Code an und kann den Empfangsbereich umgehend wieder verlassen.
Besucherverwaltung laut DS-GVO: Relevante Gesetze
- Die DS-GVO findet immer dann Anwendung, wenn es darum geht, „personenbezogene Daten“ (Art. 4 Nr. 1 DS-GVO) zu verarbeiten oder zu speichern (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO).
- Neben dem Grund der Speicherung (Art. 5, Nr. 1b – z.B. Besuch der Betriebsstätte) gilt es auch Grundsätze wie die Datenminimierung (Art. 5 Nr. 1.c) einzuhalten. Hinzu kommt die Pflicht, die Daten vor der Einsicht durch Unbefugte zu schützen.
- Darüber hinaus ist das Erheben von personenbezogenen Daten immer auch mit einer Informationspflicht (Art. 13, 14 DS-GVO) gegenüber jedem Besucher verbunden, auf welcher Grundlage die Daten erhoben wurden und wie das Unternehmen mit den Daten umgeht.
