Bezoekers uitnodigen en automatisch aanmelden
Medewerkers in de organisatie kunnen de module ‘Uitnodiging’ gebruiken om bezoekers per e-mail uit te nodigen en hen automatisch vooraf aan te melden bij de receptie.
Bezoekers uitnodigen en vooraf aanmelden met één klik
Met de module Uitnodiging biedt Interflex een intuïtieve oplossing in de self service gebruikersinterface, waarmee medewerkers hun gasten snel en eenvoudig per e-mail uitnodigen en tegelijkertijd vooraf aanmelden bij de receptie. De uitnodiging per e-mail bevat naast een agenda invoer ook een routebeschrijving in de eigen taal van de gasten. Bovendien bevat het een QR-code, die door de receptie wordt gescand en die met een paar klikken de gasten instrueert en aanmeldt.
Een andere bijzonder handige oplossing voor het aanmelden van bezoekers is de Add-in voor Outlook. Hiermee kun je als alternatief voor de module Uitnodiging vooraanmeldingen rechtstreeks in Outlook aanmaken en ze aan de agenda koppelen. In het werkproces hoeven medewerkers niet meer over te stappen naar de self service gebruikersinterface, maar kunnen ze uitnodigingen direct vanuit de Outlook agenda versturen.
Uitgebreid uitnodigingsbeheer
Als gastheer of gastvrouw voer je de bezoekersgegevens in via de self service interface. Je kunt zowel individuele gasten als groepen toevoegen, of het nu gaat om een- of meerdaagse afspraken. Als bepaalde bezoekersgegevens discreet moeten worden behandeld, kun je ze markeren als ‘Privé’, zodat ze niet door alle medewerkers kunnen worden ingezien. Deze optie kan voor zowel uitnodiging en ontvangst als voor zelfaanmelding afzonderlijk als standaard worden ingesteld.
Daarnaast heb de mogelijkheid om extra gastheren/gastvrouwen als vertegenwoordigers en beheerders in het systeem toe te voegen. De beheerder krijgt uitgebreide administratieve rechten om de afspraak namens jou te beheren. Zo kan de beheerder de afspraak indien nodig aanpassen, annuleren of berichten naar alle deelnemers sturen. Op deze manier wordt een soepel en efficiënt verloop voor alle betrokkenen gegarandeerd.
Deze handige functie biedt tal van voordelen: het ontvangend personeel kan indien nodig terugvallen op extra contactpersonen, de bezoekers ervaren een professionele ontvangst en jij als gastheer/gastvrouw zorgt vooraf voor een soepele gang van zaken. Met de functie van extra gastheer/gastvrouw ondersteun je een efficiënt, flexibel en gebruiksvriendelijk bezoekersbeheer in jouw organisatie.
De e-mail met de uitnodiging en begeleidende brief is gestandaardiseerd; optioneel bevat deze een kalendervermelding als iCalendar (ICS), een routebeschrijving en een QR-code of een pincode. Daarnaast kun je veiligheidsinstructies en privacyverklaringen als bijlage in de betreffende taal van het bezoek versturen, evenals aanvullende persoonlijke informatie.
Belangrijke informatie direct toevoegen
Je informeert de receptie direct via het systeem met een speciaal daarvoor ontworpen dataveld. Ook kun je instructies geven voor het bezoek, bijvoorbeeld om de gast te begeleiden. Bovendien kun je klantspecifieke datavelden toevoegen, zoals WLAN-toegang voor de gast of informatie over het ontvangst.
Een distributielijst met statusweergaven stelt je in staat om e-mails met wijzigingen in de afspraak of toegevoegde gasten afzonderlijk te verzenden. Voor terugkerende afspraken kun je bestaande uitnodigingen als sjablonen gebruiken en deze met een paar klikken aanpassen. Ook kun je eerder gemaakte uitnodigingen op elk gewenst moment eenvoudig terugvinden en vernieuwen.
De bezoekersgegevens die door de gastheer/gastvrouw in de self service of via de Outlook add-in zijn geregistreerd, zijn automatisch centraal beschikbaar in het bezoekersbeheer gedeelte van het IF-6040 systeem.
