De HR-afdeling wilt bijvoorbeeld nieuwe sollicitanten een prettig gevoel geven door hen duidelijk te informeren over hoe ze het gebouw kunnen betreden. Daarnaast wil de salesafdeling toekomstige klanten een warm welkom bieden door een professionele uitnodiging en ontvangst  op kantoor. En een ziekenhuis of productiebedrijf wil mensen zo goed en snel mogelijk op de juiste plek in het gebouw of op het terrein hebben. Terwijl security het belangrijk vindt dat veiligheidsinstructies vooraf zijn gegeven en mensen niet op plekken komen waar ze geen toegang hebben.  Je leest in deze bloeg hoe bezeoerks beheer je helpt met het bieden van een warm welkom , maar ook de veiligheid verhoogt en de efficiëntie binnen je organisatie verbetert?
Efficientie:
Efficiëntie door bezoekersbeheer helpt organisaties om processen te stroomlijnen en de werkdruk voor personeel te verminderen. Door digitalisering en automatisering kunnen bedrijven bezoekersstromen beter beheren en menselijke fouten minimaliseren. Dit leidt tot een snellere en betrouwbaardere verwerking van bezoekersinformatie. Daarnaast helpt bezoekersbeheer met:
Decentralisatie van bezoekersregistratie
Of je nu een MKB of een grote onderneming runt, bezoekersbeheer kan de inspanning voor zowel gasten als medewerkers verminderen. Door gebruik te maken van zelfaanmelding en uitnodigingsportalen, kunnen bezoekers zichzelf vooraf registreren, wat de werkdruk voor de receptie verlicht. Dit maakt het mogelijk om de registratieverantwoordelijkheden te verschuiven naar de bezoekers zelf, wat de efficiëntie verhoogt en de kans op fouten vermindert.
Eenvoudig aan- en afmelden via het bezoekersregistratiesysteem
Met behulp van een pincode of QR-code uit de uitnodiging of zelf-aanmelding per e-mail kunnen receptiemedewerkers snel en gemakkelijk vooraanmeldingen terugvinden. Dit systeem verminderd misverstanden, zoals spelfouten in namen, en versnelt het incheckproces aanzienlijk. Het is bijzonder geschikt voor zij-ingangen of gebieden zonder receptiepersoneel, waardoor de bezoekersstroom soepeler verloopt.
Reduceert papierwerk
Door over te stappen op een digitaal bezoekersbeheersysteem, wordt de afhankelijkheid van papierwerk aanzienlijk verminderd. Dit  bespaart niet alleen kosten op papier en printen, maar draagt ook bij aan het milieu. Bovendien maakt het digitale systeem het eenvoudiger om gegevens veilig op te slaan en terug te vinden, waardoor het beheer van bezoekersinformatie efficiënter en betrouwbaarder wordt.
Veiligheid:
Veiligheid is essentieel voor het beschermen van een organisatie tegen ongeautoriseerde toegang en bedreigingen. Een goed bezoekersbeheersysteem biedt de juiste functionaliteiten om de veiligheid te waarborgen. Dit zorgt ervoor dat zowel medewerkers als bezoekers beschermd zijn, terwijl gevoelige gegevens en belangrijke middelen veilig worden beheerd. Daarnaast bevordert bezoekersbeheer de veiligheid met:
Bezoekers- en veiligheidsinstructie
Met professioneel bezoekersbeheer is het mogelijk veiligheidsinstructies vooraf volledig uit te voeren en te documenteren. Je kunt instructiestappen aanpassen met multimedia-inhoud zoals tekst, afbeeldingen, PDF-documenten en video’s, waardoor de effectiviteit van de instructies toeneemt. Dit zorgt ervoor dat alle bezoekers op de hoogte zijn van de veiligheidsprocedures binnen het bedrijf.
ID-check en gegevensbescherming
De ID-check is een essentieel onderdeel van het bezoekersregistratiesysteem, waarbij de echtheid van officiële documenten zoals identiteitskaarten en paspoorten wordt gecontroleerd. Daarnaast kunnen documenten worden vergeleken met zwarte lijsten om illegale bezoeken te voorkomen. Het systeem beschermt ook persoonlijke gegevens in overeenstemming met de AVG, waardoor bedrijfsgeheimen tegen spionage worden beschermd.
Gastvrijheid:
Gastvrijheid begint met een positieve eerste indruk en een soepel incheckproces. Door gebruik te maken van moderne technologieën kunnen organisaties bezoekers een warm welkom bieden en hen goed informeren. De tevredenheid van bezoekers wordt bevorderd door:
Professionele eerste indruk
Modern bezoekersbeheer fungeert als het visitekaartje van je bedrijf. De eerste indruk is belangrijk en begint vaak met een uitnodiging per e-mail of een goede ontvangst ter plaatse. Een goed geregeld bezoekersmanagement vanaf het eerste moment geeft vertrouwen en versterkt de merkidentiteit van jouw organisatie.
Verbeterde bezoekerservaring
Het gebruik van uitnodigingen, zelfaanmelding en een gebruiksvriendelijke interface zorgt voor een soepele en gastvrije bezoekerservaring. Bezoekers kunnen hun gegevens zelf invoeren, wat de kwaliteit van de vastgelegde persoonsgegevens verhoogt. Tijdens de zelf-aanmelding informeert de software bezoekers ook over wettelijke en interne bedrijfsvoorschriften, wat bijdraagt aan een positieve bezoekerservaring.
Waarom bezoekersbeheer van Interflex onmisbaar is voor jouw organisatie:
Het moderne bezoekersbeheer van interflex is geen aanmeldformulier maar een onmisbaar hulpmiddel door:
- Uitnodiging, vooraanmelding, zelf-aanmelding, Aan- en afmelding
- Afgifte van passen en bezoekersbadges
- Gegevensbeschermingsbeleid
- Bezoekers- en veiligheidsinstructies
- Aanmaken van bezoekersfoto’s
- Zwarte lijsten voor ongenodigde bezoekers
- Toegangsbevoegdheden voor bezoek, optioneel alleen met begeleiding
- Speciale bevoegdheid om de slagboom van de parkeerplaats te openen
- Naleving van bewaartermijnen voor opgeslagen bezoekersgegevens
Het bezoekersbeheer van Interflex biedt een uitgebreide en betrouwbare oplossing die je organisatie helpt om een professionele eerste indruk te maken en tegelijkertijd je receptiemedewerkers te ontlasten. Daarnaast zorgt het niet alleen voor een soepel en efficiënt ontvangstproces, maar ook voor extra beveiliging van je organisatie. Een bezoekersregistratiesysteem fungeert als het visitekaartje van je bedrijf; een goed geregeld systeem vanaf het eerste contact, zoals een uitnodiging per e-mail of een professioneel ontvangst ter plaatse, geeft vertrouwen en versterkt de merkidentiteit van je organisatie. Je leest hier alles over het bezoekersbeheer van Interflex.
Je leest hier meer over bezoekersbeheer.