Gemakkelijke aan- en afmelding van je gasten bij de kiosk

Zelfstandige aan- en afmelding door bezoekers bij de aanmeldkiosk

Met de basismodule Zelf-aanmelding pro kunnen bezoekers van je bedrijf zich gemakkelijk aan- en afmelden. Dit ontlast de ontvangst volledig. Aan- en afmelding gebeurt door een bezoek aan een kiosk voor zelf-aanmelding of op een tablet in de entree- en receptieruimte of foyer. De geregistreerde gegevens worden automatisch in het systeem opgeslagen en indien nodig verder verwerkt. Conventionele registratie bij de receptie is niet nodig. Je kunt de zelf-aanmelding pro dus ook probleemloos gebruiken bij onbewaakte zij-ingangen of in filialen zonder ontvangstruimte. Optioneel kan in de laatste stap van de zelf-aanmelding dialoog een bezoekersbadge worden uitgegeven, zodat er geen personeel ter plaatse nodig is.

Optioneel kun je de bezoeker ook tijdens de invoer van gegevens vragen om via de ingebouwde webcam van de kiosk een ​​foto van zichzelf te laten maken. De foto wordt opgeslagen in het bezoekersbestand en zorgt voor extra veiligheid in de omgang met externe gasten.

Het aanmeldingsproces

1. Selectie van de dialoogtalen voor de bezoeker, andere talen zijn optioneel beschikbaar.
2. Gasten met een uitnodiging kunnen zich met een QR-code of pincode identificeren. Spontane gasten voeren hun bezoekersgegevens handmatig in.
3. Informatie over het gebruik van gegevens tijdens het bezoek (beleid voor gegevensbescherming)
4. Invoeren of corrigeren van de persoonlijke gegevens van het bezoek, bijvoorbeeld het toevoegen van het mobiele telefoonnummer of kenteken van de auto.
5. Een te bevestigen veiligheidsinstructie informeert in de desbetreffende taal bijvoorbeeld over de gedragsregels op het bedrijfsterrein of geeft optioneel aan deze te ondertekenen.
   Een bewijs van instructie kan in het systeem worden opgeslagen, volledig automatisch en voorzien van een geldigheidsdatum. Het bewijs is binnen een bepaalde periode ook geldig voor vervolgbezoeken.
6. Na het voltooien van de zelf-aanmelding wordt het bezoek aangemeld en ontvangt het optioneel een pas of een uitgeprinte bezoekersbadge en indien nodig een aanvullende of alternatieve e-mail met meer informatie over het verblijf.

Elke stap van de toepassing wordt beheerd met een time-out. Bij inactiviteit keert de invoerdialoog automatisch terug naar het startscherm, zodat persoonsgegevens conform de GDPR worden beschermd.

Voordelen

• Aan- en afmelding direct door de bezoeker
• Minder personele en administratieve inspanningen
• Systematisch beleid voor gegevensbescherming
• Beeldopname verhoogt veiligheid
• Bezoekers ontvangen en bevestigen direct een veiligheidsinstructie
• Bewijs van instructie met geldigheid en onderschrift
• Registratie van bezoekersgegevens decentraal door het bezoek zelf
• Intuïtieve gebruikersinterface
• Responsive design