Bezoekers uitnodigen en automatisch aanmelden

Bezoekers uitnodigen en vooraf aanmelden met één klik

Met de module Uitnodiging biedt Interflex een intuïtieve oplossing in de self service gebruikersinterface, waarmee medewerkers hun gasten snel en eenvoudig per e-mail uitnodigen en tegelijkertijd vooraf aanmelden bij de receptie. De uitnodiging per e-mail bevat naast een agenda invoer ook een routebeschrijving in de eigen taal van de gasten. Bovendien bevat het een QR-code, die door de receptie wordt gescand en die met een paar klikken de gasten instrueert en aanmeldt.

Een andere bijzonder handige oplossing voor het aanmelden van bezoekers is de Add-in voor Outlook. Hiermee kun je als alternatief voor de module Uitnodiging vooraanmeldingen rechtstreeks in Outlook aanmaken en ze aan de agenda koppelen. In het werkproces hoeven medewerkers niet meer over te stappen naar de self service gebruikersinterface, maar kunnen ze uitnodigingen direct vanuit de Outlook agenda versturen.

Uitgebreid uitnodigingsbeheer

Als gastheer maak je de bezoekersgegevens aan in de self service gebruikersinterface. Dit is mogelijk voor zowel individuelen als groepen, of het nu gaat om ééndaagse of meerdaagse afspraken. De e-mail met uitnodiging en begeleidende brief is gestandaardiseerd; optioneel bevat het een agenda invoer als iCalendar (ICS), een routebeschrijving en een QR-code of pincode. Bovendien kun je veiligheidsinstructies en verklaringen over gegevensbescherming als bijlage meesturen in de taal van de bezoeker(s), evenals aanvullende persoonlijke informatie.

Als gastheer kun je ook extra gastheren (vertegenwoordigers) in het systeem toevoegen om uw gasten de best mogelijke ontvangst te bieden. Deze handige functie heeft tal van voordelen: de receptiemedewerkers hebben de beschikking over extra contacten indien nodig, de bezoekers ervaren een professionele ontvangst en jij als gastheer zorgt er vooraf voor dat alles soepel verloopt. Met de extra hostfunctie ondersteun je een efficiënt, flexibel en gebruiksvriendelijk bezoekersbeheer in jouw bedrijf.

Je informeert de receptie direct via het systeem met een speciaal daarvoor ontworpen dataveld. Ook kun je instructies geven voor het bezoek, bijvoorbeeld om de gast te begeleiden. Bovendien kun je klantspecifieke datavelduitbreidingen toevoegen, zoals WLAN-toegang voor de gast of informatie over de ontvangst.

Een distributielijst met statusweergaven stelt je in staat om e-mails met wijzigingen in de afspraak of toegevoegde gasten afzonderlijk te verzenden. Voor terugkerende afspraken kun je bestaande uitnodigingen als sjablonen gebruiken en deze met een paar klikken aanpassen. Ook kun je eerder gemaakte uitnodigingen op elk gewenst moment eenvoudig terugvinden en vernieuwen.

De bezoekersgegevens die door de gastheer in de self service of via de Outlook add-in zijn geregistreerd, zijn automatisch centraal beschikbaar in het bezoekersbeheer gedeelte van het IF-6040 systeem.