Medewerkers registreren werktijden en openen deuren met hun smartphone
Tegenwoordig beginnen werknemers hun werkdag niet meer per se bij de ingang van het bedrijfsgebouw. Voor het werken op kantoren, in het werkveld, op de bouwplaats, in de mobiele verpleegdienst, als oproepkracht of andere toepassingsgebieden moesten voorheen de bijbehorende gewerkte werktijden in een centraal systeem worden toegevoegd. Op deze manier voldoen bedrijven aan de wettelijke documentatieverplichtingen.
Met de IF-6020 Mobile en IF-6040 Mobile oplossingen kan elke medewerker de werktijden onderweg met zijn smartphone documenteren. De procedure is identiek aan het boeken op het registratieapparaat. Op deze manier kan ook direct een ziekmelding naar de personeelsafdeling of het afdelingshoofd worden gestuurd. Onderweg boeken bespaart het tijdrovende vervolgwerk, inclusief het documenteren en goedkeuren van de werktijden, en bespaart zowel medewerkers als leidinggevenden veel tijd. De medewerker houdt het overzicht op zijn tijdrekening, die hem mobiel wordt getoond. Ook kunnen medewerkers hun smartphone gebruiken om afwezigheden te corrigeren, vakantieaanvragen in te dienen of om te zien welke collega op dat moment dienst heeft. Deze stappen maken mobiel werken efficiënt en effectief.
De nieuwe IF-6040 tijd applicatie biedt nog meer functies op de smartphone. Hier ligt de nadruk vanaf het begin consequent op de mobiele toepassing. Alle gebruikersdialogen zijn in het zogenaamde “Responsive Design” ontworpen. Of de medewerker nu met zijn computer, tablet of smartphone werkt, de gebruikersplatform past zich automatisch aan het betreffende eindapparaat aan. Dit geeft bedrijven nog meer flexibiliteit: Zo kun je bijvoorbeeld op korte termijn onderweg nog aanvragen indienen of goedkeuren met een smartphone. Het moderne en eigentijdse design ondersteunt de gebruiker daarbij optimaal. De beschikbare functies kunnen vooraf door het bedrijf worden geconfigureerd en de belangrijkste taken kunnen duidelijk worden weergegeven op de startpagina, het “dashboard”. Dit maakt de bediening leuk en voorkomt tegelijkertijd foutieve invoer. Het ondersteuningsvolume daalt aanzienlijk. De intuïtieve bruikbaarheid vermindert weer de behoefte aan training voor nieuwe medewerkers.
Als de mobiele telefoon niet met het internet is verbonden, kan de medewerker toch tijdboekingen maken. Deze worden lokaal opgeslagen en gesynchroniseerd zodra er weer een internetverbinding is. Het geheel is uiteraard beveiligd met moderne procedures, zoals die bekend zijn van thuisbankieren.
Met zijn IF-6040 software biedt Interflex ook oplossingen voor smartphones op het gebied van toegangscontrole. Met de “Key” app kunnen medewerkers hun smartphone gebruiken als medewerkersbadge. De sleutel wordt via een beveiligde verbinding in de telefoon opgeslagen en in de app gecodeerd. Het is onmogelijk om deze sleutel uit te lezen op of over te dragen naar een andere mobiele telefoon.
De implementatie is daarbij optimaal beveiligd en toch heel eenvoudig. De medewerker downloadt de app in de App Store (Apple) of Play Store (Android) en vraagt, afhankelijk van het bedrijf per telefoon, e-mail of zelfs persoonlijk bij het kantoor dat de badges uitgeeft, een mobiele sleutel aan. Hij ontvangt dan een e-mail met een QR-code waarmee hij zich registreert. De uiteindelijke activering geschiedt door het invoeren van een wachtwoord. Deze zal op een aparte manier aan de medewerker worden medegedeeld. Vanaf nu kunnen medewerkers hun smartphone gebruiken als toegangsbadge.
Daarbij kan de geldigheidsduur van de sleutel worden ingesteld. De app gaat automatisch met cyclische tussenpozen bij de centrale server na of de sleutel nog geldig is.
De oplossing is beveiligd met de momenteel beste versleutelingsmethode: een PKI (Public Key Infrastructure) en het hybride versleutelingsprotocol TLS (Transport Layer Security V1.2) voor veilige datatransmissie op internet.
De applicatie kan zowel op bedrijfstelefoons of op de smartphones van medewerkers (BYOD) worden geïnstalleerd. Hoewel een medewerkersbadge soms wordt vergeten, weten mensen bijna altijd waar hun smartphone is.
Een boeking kan vervolgens worden gemaakt met behulp van Bluetooth® Low Energy of NFC (Near Field Communication) technologieën op elke elektronische toegangsterminal. Dit geldt zowel voor toegangslezers als voor tijdregistratieapparaten. Welke technologie wordt gebruikt, hangt sterk van het eindapparaat en het beoogde gebruik af. Apple-apparaten ondersteunen momenteel geen NFC voor toegangscontrole. Hier wordt altijd Bluetooth® Low Energy gebruikt. Bij Android-apparaten hangt het af van het beoogde gebruik. Zo kunnen boekingen binnen de gebouwen, afhankelijk van het type toestel en de softwarestatus, snel en gemakkelijk worden gedaan via NFC. Wanneer daarentegen een slagboom naar de personeelsparkeerplaats vanuit de auto moet worden geopend, speelt het bereik een grotere rol. Hier wordt dan Bluetooth® Low Energy ingezet. Het praktische eraan: De gebruiker hoeft niets te doen. De applicatie schakelt automatisch tussen Bluetooth® Low Energy en NFC. Het afleesbereik kan via de terminal individueel worden ingesteld.
De voordelen voor bedrijven en medewerkers liggen voor de hand. De badge kan op elk moment decentraal en mobiel worden uitgereikt, aangezien de medewerker niet langer een kantoor voor de uitreiking van badges hoeft te bezoeken. Dat spaart tijd en geld. Het aantal vervangende badges en de teruggave ervan nemen aanzienlijk af, aangezien smartphones minder vaak worden vergeten of verloren gaan dan badges. Last but not least zijn er geen kosten verbonden aan het aanschaffen en beheren van een klassieke medewerkersbadge.
De app biedt meer vrijheid voor medewerkers en flexibiliteit bij het uitgeven, beheren en gebruiken van medewerkersbadges. Dit bespaart bedrijven en medewerkers tijd en geld terwijl de tevredenheid van de medewerkers toeneemt. De mobiele oplossingen voor toegangscontrole en tijdregistratie van Interflex verhogen merkbaar gemak, efficiëntie en veiligheid voor bedrijven.
