Mobiele vooraanmelding door bezoekers
Bied je bezoekers meer comfort en maak met de module ‘Zelfaanmelding Public’ vooraanmelding mogelijk, onafhankelijk van hun locatie.
Vooraanmelding door bezoekers
ook vanuit huis
Met de module ‘Zelfaanmelding Public’ kunnen aanmeldprocessen binnen IF-6040 Bezoekersbeheer verder geoptimaliseerd worden, waardoor de receptie wordt ontlast. Spontane bezoekers hebben de mogelijkheid om hun persoonlijke gegevens zelf handmatig in te voeren en hun bezoek vooraf aan te melden. De vooraanmelding kan onafhankelijk van hun locatie worden uitgevoerd via een voor bezoekers toegankelijke website.
Uitgenodigde bezoekers kunnen via een persoonlijke link in hun uitnodiging hun bezoekgegevens bekijken, aanpassen en indien nodig afspraken wijzigen of annuleren. Zelfaanmelding Public is daarmee een complementair alternatief voor de zelfaanmelding via een aanmeldterminal in de receptieruimte.
Voor de bezoekers betekent dit meer comfort en een sneller aanmeldproces op de dag van het bezoek. Ze kunnen namelijk al vóór het eigenlijke bezoek de benodigde veiligheidsinstructies en de kennisname van de privacyverklaring voltooien – vanuit huis of bijvoorbeeld vanaf hun werkplek.
Bij de configuratie van de veiligheidsinstructies in de module ‘Zelfaanmelding Public’ kun je elke instructiestap naar wens ontwerpen met multimediale inhoud zoals tekst, afbeeldingen, PDF-documenten en video’s. Tekstelementen, zoals koppen, opsommingen en tabellen, kunnen dankzij uitgebreide ontwerpmogelijkheden visueel aantrekkelijk en gestructureerd worden weergegeven. Dit verbertert de leesbaarheid, zodat inhoud snel en goed begrepen wordt. Jouw bezoekers profiteren zo van een gebruiksvriendelijke zelfaanmelding.
Het proces van vooraanmelding
- De bezoeker komt op de welkomstpagina met tekst en het logo van je bedrijf.
- Een captcha-controle (“Ik ben een mens”) wordt uitgevoerd om de dienst te beschermen tegen bots en crawlers.
- De bezoeker kan een van de zes standaardtalen kiezen; optioneel kunnen meer talen worden toegevoegd.
- Spontane bezoekers kunnen zich via de website aanmelden door hun bezoekgegevens handmatig in te voeren in de zelfaanmelding. Uitgenodigde bezoekers kunnen met hun persoonlijke link via een website toegang krijgen tot hun bezoekgegevens.
- Informatie over het gebruik van de gegevens in het kader van het bezoek (privacyverklaring) wordt getoond.
- Invoer of correctie van persoonlijke gegevens voor het bezoek. Optioneel kan een portretfoto worden toegevoegd.
- De veiligheidsinstructie informeert bijvoorbeeld over gedragsregels op het bedrijfsterrein – optioneel te bevestigen met een handtekening. Instructiebewijzen kunnen automatisch in het systeem worden opgeslagen en worden voorzien van een geldigheidsperiode.
- Na voltooiing van de zelfaanmelding is het bezoek aangemeld en kan optioneel een e-mail worden verzonden met meer informatie over het bezoek.
De vooraanmelding van de gast is daarmee afgerond. Op de dag van het bezoek zelf kan de receptie de reeds ingevoerde gegevens gebruiken voor een snelle en soepele aanmelding. Alle stappen van de toepassing, van identificatie via de link, het invoeren en wijzigen van de bezoekgegevens tot aan het versturen van bezoekinformatie naar de bezoeker, zijn time-out gestuurd. Bij inactiviteit springt het invoerscherm automatisch terug naar het startscherm. Persoonlijke gegevens worden zo beschermd in overeenstemming met de AVG (GDPR).
