Die Interflex Datensysteme GmbH, Spezialist für moderne Zutrittskonzepte, Zeiterfassung und Zeitwirtschaft, stellt für sein Zutrittskontrollsystem IF-6040 drei neue Zusatzmodule für die Besucherverwaltung vor. Damit ist es möglich, Besucher über den Self-Service anzumelden, Besucheranmeldungen aus Outlook vorzunehmen sowie Anmeldungen durch die Besucher selbst zu erlauben – etwa aus dem Foyer der jeweiligen Niederlassung. Die erweiterten Funktionen unterstützen noch umfassender als bisher eine zeitsparende, sichere Besucherverwaltung.
“Unter dem Gesichtspunkt permanenter Effizienzsteigerung und Vereinfachung von Prozessen erlaubt unser erweitertes Besuchermanagement Unternehmen und ihren Gästen in noch grösserem Umfang, sich in Terminen auf das Wesentliche zu konzentrieren. Der Administrationsaufwand wird bei konstant hoher Sicherheit weiter minimiert”.
Dr. Jörg Wissdorf, General Manager von Interflex
Spontanbesucher melden sich selbst an
Für Besucher, die spontan zu einem Termin im Unternehmen erscheinen, bietet die Software IF-6040 nun die Möglichkeit, sich direkt an einem PC oder Tablet im Empfangsbereich anzumelden. Dazu wählt der Anwender zunächst aus sechs Sprachen seine bevorzugte Dialogsprache. Danach erfasst er seine persönlichen Besuchsdaten, angefangen bei Vor- und Nachname über die Auswahl oder die Neuanlage seiner Firma bis hin zur Auswahl des Gastgebers und einer Bestätigung der Sicherheitsunterweisung. Während der Eingabe erstellt das System automatisch eine Voranmeldung für die Empfangsmitarbeiter. Auf diese Weise sind die Mitarbeiter am Empfang entlastet, während die Selbsteingabe durch den Besucher eine erhöhte Datenqualität unterstützt.
Besucher über Outlook einladen
Mit dem Outlook-Add-In können Mitarbeiter Termine mit ihren Besuchern in der gewohnten Microsoft-Outlook-Umgebung vereinbaren. In der Einladung finden Anfahrtsbeschreibung und Termindetails ebenso Platz wie ein QR-Code. Mit dem Code werden die Daten unverzüglich aufgerufen, ohne dass eine Registrierung vor Ort erforderlich ist.
Weitere Funktionen wie die automatische Synchronisierung bei Terminänderungen, die Implementierung kundenspezifischer Datenfelder oder die Übernahme von Besuchsteilnehmern als persönliche Outlook-Kontakte machen die Besucherverwaltung für Mitarbeiter und das Empfangspersonal noch komfortabler.
Besuchereinladung als Self-Service für mehr Effizienz
Bei der neuesten Version der Besucherverwaltung mit der IF-6040 können die Mitarbeiter bereits vorhandene Einladungen als Vorlagen für neue Einladungen verwenden. Dabei übernimmt die Software automatisch die passenden Angaben aus der gewählten Einladung in das neue Formular. Stehen Terminänderungen für bereits in Outlook hinterlegte Kalendereinträge an, können diese jederzeit mittels Besuchereinladung per E-Mail an den Besucher verteilt werden. Der Besucher kann die im Anhang befindliche ics-Datei direkt in seinen E-Mail-Kalender übernehmen und verfügt damit über die korrigierten Termindaten.
Zutrittsrechte für Besucher vergeben
Auch die Zutrittsrechte von Besuchern und Angestellten von Fremdfirmen lassen sich mit der Interflex-Lösung verwalten, dokumentieren und archivieren. Die Dauer der Zutrittsberechtigung ist an den Beginn und das Ende eines Besuchs gekoppelt. So verliert ein Ausweis nach einem Termin automatisch seine Gültigkeit.
Geht ein Ausweis verloren, so kann dieser ohne viel Aufwand direkt am Empfang ersetzt werden.
Ist es nicht erforderlich, dass ein Besucher gesonderte Zutrittsrechte erhält, profitieren Unternehmen von der Funktion „Betreuer-Folgebuchung“. Dabei bucht der Gastgeber zuerst und passiert z. B. das Drehkreuz. Anschliessend darf der Besucher mit seinem Ausweis ebenfalls passieren, ohne dass er für das Drehkreuz eine eigene Zutrittsberechtigung benötigt.
