Digitale Besucherverwaltung – die Visitenkarte Ihres Unternehmens
Den ersten, prägenden Eindruck von Ihrem Unternehmen erhalten Besucherinnen und Besucher nicht etwa durch Ihre kompetenten und professionellen Mitarbeitenden. In dem Moment, in dem sie mit ihnen sprechen, haben sie sich bereits eine Meinung gebildet, die deutlich früher entsteht, als viele denken. Denn der erste eindrucksvolle Berührungspunkt ist regelmässig die Besucherverwaltung – also zum Beispiel die (persönliche oder elektronische) Einladung, die Anmeldung oder der Empfang an der Pforte.
Insbesondere die Platzhirsche der Branchen mit ausgeprägtem Kundenkontakt wissen um die Wichtigkeit des ersten Eindrucks. Deshalb werden Besuchende hier häufig in grossen, modernen und eindrucksvollen Hallen empfangen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die sie mit einem strahlenden Lächeln willkommen heissen. Die stilvolle Dekoration, das auf einem Tablett servierte Mineralwasser, ein fester Händedruck – all dies sind die unscheinbaren, aber wichtigen Details, die Besucherinnen und Besucher von Ihrem Unternehmen überzeugen. Und das, obwohl ihr eigentlicher Termin noch gar nicht begonnen hat.
Gleichwohl vermag auch der bezauberndste Marmorboden nicht zu überzeugen, wenn die Besucherverwaltung drunter und drüber geht. Kommt es zu langen Wartezeiten vor dem Termin oder zu technischen Problemen bei der Voranmeldung, entsteht schnell ein chaotischer, unprofessioneller Eindruck. Die digitale Besucherverwaltung ist eine ganzheitliche Lösung für den gesamten Anmeldungs- und Empfangsprozess, die viel mehr kann, als Ihre Kundinnen und Kunden und Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner zu beeindrucken.
Vorteile der digitalen Besucherverwaltung
Effizientes Besuchermanagement
Egal, ob Ihr Unternehmen täglich eine Vielzahl von Besucherinnen und Besuchern empfängt oder Sie nur selten Personen physisch bei sich begrüssen: Eine digitale Besucherverwaltung gestaltet das Besuchermanagement für beide Seiten zügig und effizient. Dabei sparen Sie Zeit, entlasten Ihr Personal und bescheren auch Ihren Gästen einen besonders angenehmen Empfang.
Überblick über Besuchende
Welche externen Personen befinden sich eigentlich gerade im Gebäude Ihres Unternehmens? Was ist der Grund für ihren Besuch und wie lange bleiben sie? Wo genau halten sie sich auf und durch welche Mitarbeitenden werden sie betreut? Ein überzeugender Empfang ist nur der Anfang eines hervorragenden Aufenthalts. Mit Hilfe der digitalen Besucherverwaltung haben Sie Ihre Gäste sowie den Grund und die Dauer ihrer Anwesenheit stets im Blick. So stellen Sie sicher, dass Ihre Besuchenden optimal betreut werden und können im Notfall nachvollziehen, wer zu welcher Zeit an welchem Ort war.
Datenschutzkonforme Datenerfassung
Ein potentes Besuchermanagement erfordert die Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten. Aber wie lange müssen bzw. dürfen Sie diese Daten aufbewahren? Und welche Informationen dürfen Sie überhaupt abfragen? Dass Sie sich dabei nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) richten müssen, ahnen Sie bereits. Eine Besucherverwaltungssoftware hilft Ihnen dabei, Ihre Besucherinnen und Besucher datenschutzkonform zu erfassen. Dank der Möglichkeit automatischer Löschungen können Sie die regelmässige Datenentfernung aus Ihrem Hinterkopf und von der To-Do-Liste Ihrer Mitarbeitenden streichen.
Entlastung Ihrer Mitarbeitenden
Lassen Sie uns noch einmal auf die To-Do-Liste Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurückkommen: Die Anmeldung, Terminvergabe, Koordination und der Empfang von Gästen kann eine Menge Zeit in Anspruch nehmen. Haben Sie regelmässig viele Kundinnen und Kunden, geht dies mit einem erhöhten Personalbedarf und dadurch mit höheren Kosten einher.
Eine Systemlösung für die Besucherverwaltung gibt Ihren Besuchenden die Option, möglichst viele Aspekte ihres Aufenthalts selbst zu verwalten: Erfolgt die Terminvergabe zum Beispiel online, können Ihre Gäste bequem zu jeder Tages- und Nachtzeit ihren Termin buchen. Eine E-Mail oder ein Anruf bei Ihren Mitarbeitenden, die ohnehin nur zu Geschäftszeiten erreichbar sind, entfällt somit. Auch die Datenerfassung oder eine Selbstanmeldung vor Ort können Ihre Gäste unkompliziert digital durchführen. So können Sie Ihr Empfangspersonal entlasten und Kosten sparen, während sich Ihre Besucherinnen und Besucher über eine möglichst autonome Anmeldung freuen.
Einheitliches und umfassendes System
Ein einheitliches Besucherverwaltungssystem reduziert Ihren Administrationsaufwand auf ein Minimum. Sämtliche Informationen zu Ihren Gästen finden Sie geordnet, übersichtlich und vollständig an einem Ort, auf den Sie von jedem registrierten Wunschgerät aus zugreifen können. Denn die digitale Besucherverwaltung erfasst jede externe Person: Ihre Kundinnen und Kunden, Ihre Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner sowie Ihre Bewerbenden.
Kernkomponenten einer digitalen Besucherverwaltungssoftware
Die Features einer digitalen Besucherverwaltungssoftware unterscheiden sich von einer Firma zur nächsten. Prüfen Sie vor der Implementierung eines Systems, welche Anforderungen es erfüllen muss und welche Funktionen deshalb enthalten sein sollten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Komponenten vor.
Benutzerfreundliche Bedienung
Die digitale Besucherverwaltung soll Ihnen, Ihren Mitarbeitenden und Ihren Besuchenden Zeit und Arbeit ersparen. Dafür ist eine benutzerfreundliche Bedienung unentbehrlich. Ihre Besucherverwaltungssoftware sollte intuitiv verwendet werden können und die Terminbuchung und -verwaltung angenehm gestalten.
DSGVO- bzw. DSG-Konformität
Einer der grossen Vorteile einer Besucherverwaltungssoftware ist die datenschutzkonforme Erfassung, Speicherung und Löschung von Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sind in den letzten Jahren immer relevanter geworden und werden ständig erweitert und aktualisiert. Bleiben Sie hier nicht auf dem laufenden Stand, kann dies nicht nur teuer werden, sondern auch das Image Ihres Unternehmens schädigen. Digitale Besucherverwaltungssysteme werden regelmässig an die Gesetzeslage angepasst, sodass Sie ohne grossen Aufwand ein rechtssicheres Datenmanagement sicherstellen können.
Flexible Lösungen
Während das eine Unternehmen mit seinen Besucherinnen und Besuchern ausgeprägte Sicherheitsunterweisungen durchführen muss, legt ein anderes Unternehmen Wert auf eine zügige und reibungslose Selbstanmeldung. Die Bedürfnisse Ihrer Firma sind einzigartig – und daran sollte sich Ihr digitales Besucherverwaltungssystem anpassen. Deshalb können Sie in unserer Interflex-Lösung die Bausteine wählen, die Sie tatsächlich benötigen. So statten Sie Ihre Besucherverwaltung mit allen Funktionen aus, die Ihr Unternehmen nach vorne bringt und halten die Anwendung trotzdem schlank.
Identitätscheck
Steht die Person, die einen Termin bei Ihnen gebucht hat, jetzt auch tatsächlich am Empfang? Die Identitätsüberprüfung Ihrer Besuchenden ist entscheidend für die Sicherheit in Ihrem Unternehmen und schützt sowohl Ihre Mitarbeitenden als auch Ihre Gäste. Eine digitale Besucherverwaltung sollte Ihr Empfangspersonal auch hierbei unterstützen und einen schnellen und sicheren Identitätscheck ermöglichen. Dies gelingt zum Beispiel mit Hilfe eines Lesegeräts für amtliche Dokumente, das nicht nur die Identität einer Person verifizieren, sondern auch ihre Personendaten einlesen kann.
Ganzheitliches System
Eine digitale Besucherverwaltung bringt Ihnen nur bedingt etwas, wenn Sie darin nur einen Teil Ihres Besuchermanagements erledigen können. Achten Sie darauf, dass es sich um ein ganzheitliches System handelt, das Sie tatsächlich von der Einladung Ihrer Gäste über die Anmeldung und Sicherheitsunterweisung bis hin zur Abmeldung unterstützt.
Herausforderungen bei der Implementierung
Die Implementierung einer digitalen Besucherverwaltung verläuft in der Regel reibungslos. Prüfen Sie jedoch vor einem Kauf, dass die Software auch tatsächlich mit Ihrer Hardware und Ihren Systemen kompatibel ist. Letzteres gilt vor allem für integrierte Besucherverwaltungssysteme, die sich nahtlos in Ihre bereits vorhandene Software einfügen sollen.
Je nachdem, welche Funktionen Sie nutzen möchten, müssen Sie weitergehende Vorkehrungen treffen. Möchten Sie zum Beispiel eine Selbstanmeldung für Ihre Besuchenden einrichten, benötigen Sie entsprechende Geräte in Ihrem Empfangsbereich, auf denen die Besucherverwaltungssoftware genutzt werden kann.
Schliesslich sollten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfassend schulen, damit die Nutzung Ihrer digitalen Besucherverwaltung von Anfang an reibungslos und erfolgreich verläuft.
Auswahlkriterien für digitale Besucherverwaltungssysteme
Ihre digitale Besucherverwaltung sollte zu Ihrem Unternehmen passen und seine Abläufe bestmöglich unterstützen. Entscheiden Sie sich deshalb für ein System, das sämtliche Funktionen enthält, die Sie für eine reibungslose und ganzheitliche Besucherverwaltung benötigen. Möchten Sie eine integrierte Software nutzen, sollten Sie vorher die Kompatibilität mit Ihrer vorhandenen Soft- und Hardware prüfen. Einige Anbieter begrenzen die Zahl der erfassbaren Personen oder andere Faktoren. Betreiben Sie ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Besucherinnen und Besuchern, kann ein solches System dennoch für Sie ausreichend sein. Mittelständische und grosse Unternehmen sollten hingegen darauf achten, dass die ausgewählte Software ihrem Bedarf gerecht wird.
Best Practices in der digitalen Besucherverwaltung
- Sparen Sie Ressourcen mit einem Self-Check-In: Handelt es sich um einen Standardtermin, sind Ihre Besuchenden im Regelfall hervorragend dazu in der Lage, sich selbst einzuchecken. Geben Sie ihnen die Möglichkeit dazu – entweder online oder vor Ort an einem entsprechenden Terminal. Lassen Sie Ihre Gäste selbst die Hintergründe ihres Besuchs und ihre personenbezogenen Daten eintragen und sparen Sie Zeit und Personal.
- Integrieren Sie Sicherheitseinweisungen: Müssen die Besucherinnen und Besucher Ihres Unternehmens bestimmte Regeln beachten? Integrieren Sie die notwendigen Hinweise direkt in den Self-Check-In und entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden am Empfang.
- Behalten Sie das Wohl Ihrer Besucher:innen im Blick: Systemlösungen für die Besucherverwaltung können ganz schön komplex werden. Achten Sie darauf, nur die Funktionen zu nutzen, die Sie tatsächlich für notwendig erachten. So verschlanken Sie den Prozess und ersparen Ihren Besuchenden ein ellenlanges und überflüssiges Prozedere.
- Verzichten Sie nicht auf menschliche Kontrollen: So gut eine Software auch sein mag – (Bedienungs-)Fehler können passieren. Überprüfen Sie deshalb nach Bedarf, ob die digitale Besucherverwaltung wie gewünscht funktioniert und geben Sie Ihren Besuchenden stets die Möglichkeit, menschliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner zu kontaktieren.
Zukunftstrends in der digitalen Besucherverwaltung
Die digitale Besucherverwaltung ist für viele Unternehmen längst kein Zukunftstraum mehr: In zahlreichen Firmen und Konzernen ersetzt sie bereits das Besucherbuch in Papierform und entlastet gleichermassen das Empfangspersonal und die Besuchenden.
Selbstanmeldung per Tablet oder Empfangsterminal
Wer seinen Besucherinnen und Besuchern eine besonders flexible und eigenständige Anmeldung ermöglichen möchte, setzt auf den Self-Check-In per Tablet oder Empfangsterminal (Kiosk). Gäste umgehen so lange Schlangen am Empfang und können sich bequem im eigenen Tempo und in ihrer Wunschsprache anmelden.
Expressanmeldung mit QR-Code
Noch schneller geht es mit der Expressanmeldung per QR-Code: Dabei tragen die Gastgebenden oder die Besuchenden bereits im Vorhinein die benötigten Daten im System ein. Treffen die Gäste im Empfangsbereich ein, müssen sie lediglich einen zuvor erhaltenen QR-Code einscannen und sind innerhalb von Sekunden angemeldet. Dies verschlankt den Anmeldungsprozess deutlich und ermöglicht selbst zu Hochzeiten einen reibungslosen Empfang.
Einladungsportal
Insbesondere für grosse Unternehmen, die mit vielen Fremdfirmen zusammenarbeiten, kann die Anmeldung von Besucherinnen und Besuchern einen hohen administrativen Aufwand bedeuten. Mit Hilfe des Einladungsportals wird der Voranmelde-Prozess an das Partnerunternehmen ausgelagert. Dies spart Zeit und ermöglicht die nahtlose Koordination von sämtlichen externen Mitarbeitenden. Dank des zweistufigen Genehmigungsprozesses wird hier die Sicherheit gewährleistet.
Schlussbetrachtung und Fazit
Eine digitale Besucherverwaltung unterstützt Ihr Unternehmen auf vielfältige Weise, entlastet Ihr Empfangspersonal und gestaltet Besuche für Ihre Gäste besonders angenehm. Setzen Sie dabei idealerweise auf ein ganzheitliches System, das Ihre Besuchenden von der ersten Einladung über die Anmeldung und Sicherheitsunterweisung bis zur Abmeldung begleitet. Prüfen Sie vorher aber stets, ob Ihre favorisierte Software sämtliche Funktionen hat, die Sie heute benötigen oder zukünftig wünschen und wählen Sie eine modulare Lösung, die Sie sich selbst zusammenstellen können. Stimmen Sie Ihre Besucherverwaltungssoftware auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, Ihrer Mitarbeitenden und Ihrer Besuchenden ab, gelingt Ihnen ein effizientes Besuchermanagement. Darin erfassen Sie Ihre Gäste DSGVO-/DSG-konform und behalten stets den Überblick über die Menschen, die sich gerade in Ihrem Unternehmen aufhalten.
Kontaktieren Sie uns und überzeugen Sie sich von unserer Lösung für die digitale Besucherverwaltung in Ihrem Unternehmen.
