Einladungsportal: Effiziente Prozesse mit Lieferanten

Modul “Einladungsportal” für
optimierte Prozesse und zusätzliche Sicherheit

Unternehmen wie Detailhändler oder Produzenten greifen oft auf externe Dienstleister zurück. Der administrative Aufwand für die Verwaltung und Anmeldung von externen Mitarbeitern, Besuchern und Handwerkern kann unter Umständen auf beiden Seiten erheblichen Zeitaufwand verursachen. Zudem gilt es – ganz besonders im Besuchermanagement – die Schweizer Datenschutzverordnung einzuhalten.

Bei der Verwaltung von externen Personen entlasten wir Sie mit dem Modul “Einladungsportal”. Das Modul ermöglicht es dem Disponenten der externen Firma, die Personendaten der eingesetzten Mitarbeiter direkt im Portal zu erfassen und ist somit nahtlos in das Besuchermanagement des Systems IF-6040 eingebunden.

Durch die Auslagerung des Voranmelde-Prozesses an den Lieferanten unterstützt Sie unser Modul optimal bei der Administration und Planung von Arbeitseinsätzen durch externe Dienstleister, Handwerker oder Kontingentarbeiter.

Ab sofort steht eine weitere nützliche Funktion zur Verfügung: Die vom Disponenten erstellten Arbeitseinsätze liegen nun in Form einer Voranmeldung vor und müssen vom internen Auftraggeber/Gastgeber bestätigt werden. Die Anmeldung für den Arbeitseinsatz vor Ort kann erst nach erfolgreicher Genehmigung erfolgen. Anschliessend wird der Arbeitseinsatz per E-Mail an den externen Mitarbeiter bestätigt. So bietet unser zweistufiger Genehmigungsprozess zusätzliche Sicherheit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Ihre Vorteile

• Involvieren externer Firmen und Lieferanten über ein Portal in das Besuchermanagement
• Standardisierte Datenerfassung und -verwaltung durch Disponenten
• Vertraute Self-Service-Bedienoberfläche mit responsivem Design auf Desktop-PC und mobilen Endgeräten
• Effiziente Anmeldung am Empfang mit PIN oder QR-Code
• Entlastung der Mitarbeiter am Empfang durch automatische Voranmeldung