Verrassing voor een trouwe klant
"We hadden veel respect voor de overstap."
Bij het districtskantoor van Tuttlingen zorgt Interflex al jarenlang voor structuur in het tijdbeheer. Sinds het begin van het jaar is daar een platformonafhankelijke selfservice-oplossing aan toegevoegd. En de overstap? Die verliep volledig geruisloos, zonder enige impact op het dagelijkse werk!
Medewerkers, hulpkrachten, arbeiders, duale studenten, ambtenaren – de diversiteit binnen het personeelsbestand van de districtsadministratie in Landkreis Tuttlingen is groot en organisatorisch complex. Meer dan 1200 mensen zijn verspreid over meerdere locaties actief en werken in uiteenlopende vormen: van seizoenskrachten en deeltijdmedewerkers tot voltijdpersoneel.
Om aan al deze eisen te voldoen, werkt de districtsadministratie sinds begin jaren ’90 samen met Interflex als strategische partner. Wat ooit begon als een systeem voor tijdregistratie, is in de loop der jaren uitgegroeid tot een oplossing met online en offline toegangscontroleterminals én parkeerbeheer.
Tot voor kort was er ook een selfservice-oplossing geïntegreerd, gebaseerd op Lotus Notes van een eerdere systeempartner. Toen echter de strategische keuze werd gemaakt om Lotus Notes niet langer te gebruiken, moest er een alternatief komen – en dat werd de WebClient-module van Interflex: een platformonafhankelijke oplossing die medewerkers en leidinggevenden via een gebruiksvriendelijke webinterface toegang geeft tot alle relevante informatie, zonder dat er iets geïnstalleerd hoeft te worden. Dat deze oplossing ook nog kostenbesparend bleek ten opzichte van de vorige, maakte de overstap extra aantrekkelijk.
Toch was er aanvankelijk enige spanning: zou de nieuwe toepassing op de geplande datum – begin 2020 – echt probleemloos werken? De overstap van een jarenlang gegroeid systeem naar een compleet nieuwe selfservice-interface (inclusief herziening van workflows en rechtenstructuur) is immers geen kleinigheid.
"We wisten vanaf het begin dat we hier met een complexe omgeving te maken hadden die niet zomaar te vervangen was," zegt Lars Godina, verantwoordelijk softwareconsultant bij Interflex. "Iedereen binnen de organisatie was gewend aan het oude systeem – teruggaan was geen optie!"
Met veel inzet ging een gezamenlijk projectteam aan de slag. Samen ontwikkelden de districtsadministratie en Interflex een aanpak waarin communicatie met stakeholders net zo belangrijk was als de vele voorbereidende werkzaamheden en de noodzakelijke update van het basissysteem.
"Interflex heeft vooraf samen met ons alle leidinggevenden en key-users voorbereid op de overstap. Dat heeft enorm bijgedragen aan de acceptatie. Bovendien konden we zelfs nog veel nieuwe wensen realiseren," vertelt Kerstin Singler, afdelingshoofd tijdbeheer bij het districtskantoor.
Vandaag, ruim een half jaar na de overstap, is de balans ronduit positief:
"Het is een zeer geslaagd project! We hadden er aanvankelijk veel respect voor, maar nu zijn we bijna verbaasd dat het zo goed is verlopen en dat we de volledige overstap in slechts twee dagen konden realiseren. En dat we onze medewerkers tijdens de coronacrisis zo eenvoudig vanuit huis konden laten boeken, was echt geweldig!"
Kerstin Singler is enthousiast – en Lars Godina voegt met een knipoog toe:
"Dat is nou typisch Surprise-Service!"