Zelfaanmelding Public

Bezoekers-voorregistratie vanuit huis

Met de uitbreidingsmodule 'Zelfaanmelding Public' kun je het registratieproces binnen het bezoekersbeheersysteem IF-6040 verder optimaliseren en de werkdruk aan de receptie aanzienlijk verlichten. Als spontane bezoeker kun je je persoonlijke gegevens handmatig invoeren en je bezoek vooraf registreren. Deze voorregistratie kun je vanaf elke locatie uitvoeren via een publiek toegankelijke website. Als genodigde krijg je via een persoonlijke link in je uitnodiging toegang tot je bezoekgegevens. Je kunt die bekijken, aanpassen, of indien nodig je afspraak wijzigen of annuleren. Zelfaanmelding Public is dus een aanvullende optie op de registratie via een terminal/aanmeldzuil bij de receptie.

Voor jou als bezoeker betekent dit extra gemak en een snellere aanmelding op de dag van je bezoek. Je kunt de vereiste veiligheidsinstructies en de privacyverklaring al vooraf doornemen en bevestigen, gewoon vanuit huis of vanaf je werkplek.

Aanpasbare zelfaanmeldingsomgeving

Je kunt de welkomstpagina van de Zelfaanmelding Public vormgeven volgens de huisstijl van je organisatie. Kleuren, lettertypes en logo’s kun je aanpassen zodat ze passen bij je merkidentiteit. Zo ontstaat een professionele uitstraling en herkenbaarheid.

Bij het instellen van de veiligheidsinstructies in het zelfaanmeldingsproces kun je elke stap naar wens invullen met multimediale inhoud zoals tekst, afbeeldingen, PDF-documenten en video’s. Tekstelementen zoals koppen, opsommingen en tabellen kun je visueel aantrekkelijk en overzichtelijk weergeven. Dat maakt de informatie makkelijker leesbaar en zorgt ervoor dat je alles snel en efficiënt kunt verwerken. Zo geniet je van een vlotte en gebruiksvriendelijke zelfaanmelding.

Het voorregistratieproces

1. Je komt op een welkomstpagina met de tekst en het logo van het bedrijf. Er wordt een CAPTCHA-controle uitgevoerd ("Ik ben een mens") om de dienst te beschermen tegen bots en crawlers.
2. Je kiest een van de zes standaardtalen, met de mogelijkheid om extra talen toe te voegen.
3. Als spontane gast kun je je via de website vooraf registreren door je bezoekgegevens handmatig in te voeren. Als genodigde krijg je via een persoonlijke link toegang tot je gegevens.
4. Je krijgt informatie over hoe je gegevens worden gebruikt tijdens het bezoek (privacyverklaring).
5. Je kunt je persoonlijke gegevens invoeren of aanpassen. Optioneel kun je een pasfoto uploaden.
6. De veiligheidsinstructie geeft informatie over bijvoorbeeld de gedragsregels op het terrein. Je kunt deze optioneel bevestigen met een handtekening. Bewijzen van instructie worden automatisch opgeslagen in het systeem, inclusief een geldigheidsduur.
7. Na het afronden van de zelfaanmelding is je bezoek geregistreerd en ontvang je eventueel een e-mail met verdere informatie over je afspraak.

Je voorregistratie is nu voltooid. Op de dag van je bezoek kan de receptie de vooraf ingevoerde gegevens gebruiken voor een snelle en soepele aanmelding. Elke stap van het proces, van identificatie via de link tot het invoeren en aanpassen van gegevens en het versturen van bezoekinformatie, is beveiligd met een time-outmechanisme. Bij inactiviteit keert het invoerscherm automatisch terug naar het startscherm. Zo worden je persoonlijke gegevens beschermd volgens de AVG.