Ontvangst

Een aangename en efficiënte ontvangst

Met de basismodule 'Ontvangst' kunnen medewerkers aan de balie bezoekers snel, eenvoudig en op een prettige manier ontvangen. Lange wachttijden en omslachtige aanmeldprocedures worden vermeden, waardoor je gasten een aangenamere ervaring hebben. Met een uitnodiging of een ticket voor zelfregistratie kan het receptiepersoneel bezoekers in slechts een paar klikken aanmelden via de QR-code op het document. De interface van de module is intuïtief en kan zonder training worden gebruikt, wat zorgt voor een snelle en veilige bezoekersregistratie. Dat bespaart kosten voor opleiding en maakt het eenvoudig om tijdelijke krachten in te zetten. Je kunt er ook voor kiezen om tijdens het invoeren van de gegevens een foto van de bezoeker te maken via een webcam. De foto wordt opgeslagen in het bezoekersdossier en verhoogt de veiligheid bij het ontvangen van externe gasten.

Het receptiepersoneel profiteert ook van de mogelijkheid om naast de oorspronkelijke gastheer extra gastheren als vertegenwoordigers in het systeem op te nemen. Deze handige functie biedt voordelen voor iedereen die betrokken is bij het bezoekproces. Met extra aanspreekpunten binnen de organisatie kan de receptie bij afwezigheid van de gastheer makkelijker coördineren, wat stress voorkomt dankzij een vooraf opgesteld alternatief plan. Bezoekers genieten van kortere wachttijden en een professionele ontvangst dankzij de geoptimaliseerde processen. Door extra gastheren toe te wijzen, ondersteun je een efficiënt, flexibel en gebruiksvriendelijk bezoekersbeheer binnen je organisatie.

Snel gegevens invoeren bij aanmeldingen

Het receptiepersoneel kan bezoekersgegevens snel en eenvoudig invoeren via de intuïtieve interface, ongeacht of de bezoeker vooraf is aangemeld. Of het nu gaat om individuele of groepsaanmeldingen, dagbezoeken of meerdaagse bezoeken, het bewerken van de gegevens kost weinig tijd. Als bepaalde bezoekersgegevens vertrouwelijk moeten blijven, kun je ze markeren als “Privé”, zodat ze niet zichtbaar zijn voor andere medewerkers. Deze optie kun je standaard instellen voor uitnodigingen en receptie, en apart voor zelfregistratie. Indien nodig kun je meteen een bezoekerspas afdrukken.

De module biedt ook een slimme zoekfunctie waarmee je eenvoudig vooraanmeldingen en bezoekersgegevens van eerdere bezoeken kunt terugvinden. De zoekopdracht is niet beperkt tot een bepaalde periode en toont alle bezoeken van de geselecteerde bezoeker. Dit levert het receptiepersoneel verschillende voordelen op:

• Tijdswinst: Je hoeft geen tijdsperiodes handmatig aan te passen, want de gewenste informatie wordt snel en efficiënt gevonden via zoekcriteria.
• Gebruiksvriendelijkheid: De zoekfunctie draagt bij aan een prettige gebruikerservaring, omdat je minder hoeft te klikken en de werking intuïtiever is.
• Efficiëntie: Werkprocessen worden geoptimaliseerd doordat je bezoekersinformatie sneller en nauwkeuriger kunt terugvinden.
• Gegevensbescherming: Alle bezoekersinformatie voldoet uiteraard aan de geldende privacywetgeving en de archiveringsrichtlijnen van je organisatie.

De ontvangstmodule in de self-service-interface kan nog efficiënter worden gebruikt in combinatie met de IF-73 tafellezer of een QR-codelezer.

Een scherm toont meteen of een bezoeker een veiligheidsinstructie nodig heeft, of hij of zij is aangemeld of afgemeld, en of de geplande bezoektijd al is verstreken. Dit geldt zowel voor individuele bezoekers als voor groepen. Met filters en instelbare informatievelden krijgt het receptiepersoneel precies de bezoekersgegevens die voor hen relevant zijn.