Bezoekersbeheer ∙ Bezoekersregistratie

Bezoekersbeheer: bouwsteen van bedrijfsveiligheid

Een professioneel bezoekersbeheer bepaalt niet alleen de eerste indruk, maar draagt ook wezenlijk bij aan de veiligheid van je bedrijf. Als organisatie ben je verantwoordelijk voor alle externe personen die zich op jouw bedrijfsterrein bevinden. Dat geldt in het bijzonder als je als organisatie binnen kritieke infrastructuren aan specifieke richtlijnen en regels moet voldoen of onder de storingsverordening valt. Je hebt een goed onderbouwd en gecontroleerd overzicht nodig van wie zich wanneer, waar en bij wie op het terrein en in de gebouwen heeft bevonden. De aanwezigheidsprotocollen moeten idealiter traceerbaar worden vastgelegd en op elk moment eenvoudig beschikbaar zijn voor analyse- en auditdoeleinden.

Met de bezoekersbeheeroplossing van Interflex krijg je de ideale oplossing om bezoekers veilig en efficiënt te registreren en te beheren – van uitnodiging tot afmelding. Je creëert daarmee soepele, gestructureerde processen en voldoet tegelijkertijd aan de hoogste eisen op het gebied van veiligheid en compliance.

Zo optimaliseer je het ontvangstproces

Met het bezoekersbeheer vereenvoudig en optimaliseer je het ontvangstproces voor je gasten.

• Ontlasting van de receptie
  Ontlast je receptie door routinetaken zoals gegevensverzameling te decentraliseren. De gegevens worden meestal ingevoerd door degene die de meeste informatie over de gast heeft: de uitnodigende medewerker of de gast zelf. Volledig digitale processen bij het verzamelen van gegevens ondersteunen de receptie effectief, omdat deze de gegevens niet meer hoeft in te voeren. Dit zorgt voor een hoge gegevenskwaliteit.
• Consistente gegevensbescherming
  Of het nu gaat om zakenpartners, klanten, leveranciers of sollicitanten – alle gegevens worden verzameld volgens de voorschriften inzake gegevensbescherming en veilig beheerd en opgeslagen in één centrale toepassing. De oplossing ondersteunt verschillende gebruikersrollen en -rechten om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde personen.
• Op maat van jouw behoeften
  Geen enkel bezoekersproces is hetzelfde. We weten dat de eisen aan een bezoekersbeheeroplossing sterk kunnen verschillen, afhankelijk van locatie, type bezoekers, bedrijfsomvang of compliance-vereisten. Daarom is onze oplossing volledig digitaal en modulair opgebouwd – van uitnodiging tot afmelding. Zo kun je jouw individuele oplossing samenstellen en zelfs voor verschillende locaties binnen het bedrijf een passende oplossing implementeren – zonder de veiligheidsvereisten te wijzigen.
• Eén platform, één gebruikersinterface
  Je receptie en medewerkers werken met één gebruikersinterface – de Visitor of Employee Self-Service. Hierdoor wordt het schakelen tussen verschillende toepassingen tijdens het bezoekersproces vermeden en wordt het aan- en afmeldproces aanzienlijk efficiënter en eenvoudiger. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface is er bovendien minder training nodig.
• Verbonden veiligheid
  Als onderdeel van het softwareplatform IF-6040 kan onze oplossing naadloos worden geïntegreerd met de toegangscontrole van Interflex – zonder interfaces binnen het platform. De bezoekersbeheeroplossing is daarmee een zeer effectieve aanvulling op je beveiligingsconcept om processen binnen toegangscontrole verder te optimaliseren. Zo kunnen bijvoorbeeld bij gebruik van tourniquets zogenaamde bezoekersvolgboekingen worden toegepast voor gepersonaliseerde en gecontroleerde toegang van bezoekers en groepen.
• Diverse identificatiemedia
  Door de koppeling met toegangscontrole kunnen toegangsrechten ook via een bezoekersbadge worden toegekend en beheerd. De toepassing ondersteunt naast klassieke RFID-media ook moderne methoden zoals Mobile Credential/Wallet Pass (pkpass).
• Betrouwbaar in noodgevallen
  Bij een brandoefening of daadwerkelijke evacuatie moet je snel kunnen zien welke gasten zich op dat moment op het bedrijfsterrein bevinden. De geregistreerde gegevens uit onze bezoekersbeheeroplossing zijn eenvoudig op te vragen en dragen zo bij aan een betrouwbare en gerichte evacuatie. In combinatie met de aanvullende module Evacuatiebeheer van het IF-6040-platform stel je je evacuatieprocessen optimaal op.

Softwaremodules voor jouw individuele oplossing

De Interflex-oplossing voor bezoekersbeheer is dankzij haar modulaire opbouw zeer flexibel en kan worden aangepast aan jouw specifieke bedrijfsvereisten en beveiligingsprocessen. Ze kan zowel lokaal (on-premise) op servers als via de Interflex Cloud Service worden gebruikt. De modules binnen de oplossing maken een op maat gemaakt bezoekersproces mogelijk. Daarnaast zorgen uitbreidbare aanvullende modules voor verdere verbeteringen binnen je beveiligingsmaatregelen, zoals evacuatiebeheer, kentekenherkenning, vervangende badgebeheer of het uitnodigingsportaal (voor de zelfstandige registratie van leveranciers en dienstverleners).

Ondersteunende hardwarecomponenten

De hardwarecomponenten van Interflex vormen een perfecte aanvulling op de softwareoplossingen. Met de tafelreader IF-73 of de QR-codelezer kun je een snelle en contactloze aan- en afmelding van gasten bij de receptie realiseren. Groepsaanmeldingen en meerdaagse bezoeken worden moeiteloos ondersteund. Daarnaast bieden aanvullende kioskterminals bezoekers de mogelijkheid om zich zelfstandig aan- en af te melden en instructies te volgen. De oplossing is bijzonder geschikt voor omgevingen zonder receptiepersoneel, evenals bij neveningangen en externe locaties.

De totaaloplossing: van uitnodiging tot afmelding

Het bezoekersbeheer van Interflex is een geïntegreerde oplossing die het volledige ontvangstproces dekt. Alle modules – van het eerste contact via e-mail tot de afmelding van de bezoeker – zijn naadloos met elkaar verbonden en bieden jou en je gasten een soepel, efficiënt en vooral professioneel ontvangstproces.

Uitnodiging en vooraanmelding van bezoeke

Al vóór het bezoek worden de belangrijkste bezoekersgegevens vastgelegd. Met de vooraanmelding kunnen je medewerkers gasten eenvoudig uitnodigen via Outlook of de Employee Self-Service. Bij de uitnodiging ontvangt de bezoeker automatisch alle relevante informatie voor de bezoekdag, zoals een routebeschrijving. Een QR-code zorgt voor een snelle aanmelding bij de receptie of kiosk.

• Comfortabele uitnodiging: Om de administratieve last bij de receptie te verminderen, registreren je medewerkers de bezoekersgegevens vooraf en melden ze het bezoek aan.
• Individuele communicatie: Gepersonaliseerde uitnodigingen (sjablonen), afgestemd op locatie, taal en inhoud, zorgen voor een professionele eerste indruk.
• Gereguleerde toegang tot parkeerplaatsen: Stuur met de uitnodiging een QR-code mee die op de bezoekdag toegang geeft tot de parkeerplaats via de slagboom.

Zelfaanmelding voor bezoekers

Om het aanmeldproces bij de receptie te versnellen, bied je je gasten vooraf de mogelijkheid om hun gegevens in te voeren en naar jou te verzenden. Ook kunnen verplichte instructies en privacyverklaringen vooraf thuis worden doorlopen. Dit bespaart tijd bij de aanmelding op de bezoekdag.

• Snelle check-in op de bezoekdag: Als je bezoekers zich vooraf aanmelden, kun je hen vooraf identificatiemiddelen toesturen, zoals een Wallet Pass (pkpass), een pincode of een QR-code. Dit versnelt de identificatie en aanmelding op de dag van het bezoek.

Bij de receptie: comfortabele en veilige aanmelding

De receptie is het centrale punt binnen het bezoekersbeheer. Traditionele bezoekersregistratie is vaak tijdrovend en foutgevoelig. Vooral bij een groot aantal bezoekers ontlast de oplossing je receptiepersoneel en zorgt ze voor een snelle, nauwkeurige registratie van bezoekersgegevens.

• Efficiënte aanmelding
  Door bezoekersgegevens vooraf of direct ter plaatse te registreren.
• Verhoogde gegevenskwaliteit
  Fouten bij het invoeren van gegevens worden voorkomen dankzij zelfregistratie.
• Geoptimaliseerde beveiligingsprocessen
  Bij het opvragen van bezoekersgegevens kan de receptie controleren of verplichte veiligheidsinstructies en privacyverklaringen al zijn voltooid.
• Tijdelijke badges aanmaken
  Is een medewerker zijn badge vergeten, kwijtgeraakt of verloren? Je receptie kan snel tijdelijke vervangende badges uitgeven of blokkeren.

Bij de receptie: instructie ter plaatse

Nog meer ontlasting voor de receptie biedt een aanvullende kioskoplossing in de entreehal. Bedrijven die bijvoorbeeld onder de storingsverordening vallen, moeten ervoor zorgen dat bezoekers zich veilig op het terrein kunnen bewegen en dat ongevallen worden voorkomen. De noodzakelijke instructies kan je bezoek eenvoudig ter plaatse via een kiosk volgen en ontbrekende persoonlijke gegevens aanvullen. Hierdoor worden wachttijden bij de aanmelding aanzienlijk verkort. Je receptiemedewerkers kunnen zich dan volledig richten op belangrijke veiligheidsactiviteiten zoals gegevenscontrole, veiligheidschecks en het uitgeven van badges.

Onbemande receptie: veilige aan- en afmelding

Is de receptie permanent of tijdelijk niet bemand, bijvoorbeeld bij neveningangen of vestigingen, dan melden bezoekers zich zelfstandig aan en af via een kioskoplossing in de entree. Zo wordt een betrouwbare aanmelding mogelijk, onafhankelijk van je openingstijden. Tegelijkertijd zorg je ervoor dat ook op locaties zonder receptiepersoneel een gecontroleerde registratie van externe personen plaatsvindt.

• Comfortabele zelfregistratie
  Vooraf aangemelde bezoekers vullen hun gegevens aan bij de kiosk en volgen de noodzakelijke instructies. Spontane bezoekers doorlopen daarentegen een volledige registratie inclusief instructies.
• Eenvoudige uitgifte van identificatiemiddelen
  De pas of het identificatiemiddel wordt direct bij de kiosk uitgegeven.
• Gecontroleerde afmelding
  Na het bezoek aan je terrein maakt de kiosk een geregistreerde afmelding mogelijk. Het teruggeven van uitgegeven kaartpassen gebeurt automatisch via inname.

Aan het einde van het bezoek: de afmelding

Na het bezoek is het essentieel om te weten of je gasten het terrein weer hebben verlaten. Identificatiemiddelen moeten aantoonbaar worden teruggegeven en toegangsrechten via afmelding worden gedeactiveerd. De bezoekerbeheeroplossing van Interflex biedt je – afhankelijk van je behoeften en de lokale omstandigheden – verschillende mogelijkheden voor een gecontroleerde check-out van je bezoekers: via de receptie, bij de kiosk, door de gastheer of via een toegangsterminal bij het verlaten van het terrein.

Bezoekdocumentatie voor meer veiligheid

Het digitale bezoekerbeheer verhoogt de efficiëntie en veiligheid van je bedrijf door een volledige documentatie van alle aanwezige externe personen te bieden. Vooral in noodsituaties en bij evacuaties is deze functie van groot belang. Bovendien stelt de oplossing je in staat om bezoekersgegevens op te slaan en te beheren volgens de richtlijnen van de AVG. De toegang tot gevoelige informatie kan strikt worden geregeld via een rollen- en gebruikersautorisatieconcept. Alle gegevens worden veilig opgeslagen en kunnen systematisch worden verwijderd volgens wettelijke bewaartermijnen.