Zelfaanmelding door bezoekers

Efficient bezoekersbeheer door zelfaanmelding van bezoekers

Om de administratieve werklast voor het receptiepersoneel te verminderen, is de module Zelfaanmelding basic van de IF-6040-software een ideale oplossing voor bedrijven die hun processen willen optimaliseren. Bezoekers kunnen zich gemakkelijk met hun persoonlijke gegevens vooraf aanmelden. De geregistreerde gegevens worden na invoer bij de kiosk of tablet automatisch overgedragen aan de receptie. Optioneel kun je de bezoeker ook tijdens de invoer van gegevens vragen om bijvoorbeeld via een ingebouwde webcam van de kiosk een ​​foto van zichzelf te laten maken. De foto kun je dan opslaan in het bezoekersbestand. Dit zorgt voor extra veiligheid in de omgang met externe gasten.

Het aanmeldproces

1. Selectie van de dialoogtalen voor de bezoeker, andere talen zijn optioneel beschikbaar.
2. Gasten met een uitnodiging kunnen zich met een QR-code of pincode identificeren. Spontane gasten voeren hun bezoekersgegevens handmatig in.
3. Informatie over het gebruik van gegevens tijdens het bezoek (beleid voor gegevensbescherming)
4. Invoeren of corrigeren van de persoonlijke gegevens van het bezoek, bijvoorbeeld het toevoegen van het mobiele telefoonnummer of kenteken van de auto.
5. Een te bevestigen veiligheidsinstructie informeert in de desbetreffende taal bijvoorbeeld over de gedragsregels op het bedrijfsterrein of geeft optioneel aan deze te ondertekenen. Een bewijs van instructie kan in het systeem worden opgeslagen, volledig automatisch en voorzien van een geldigheidsdatum. Het bewijs is binnen een bepaalde periode ook geldig voor vervolgbezoeken.
6. Zodra de zelf-aanmelding is voltooid, is een volledige vooraanmelding beschikbaar en ontvangt de bezoeker informatie zoals instructies en optioneel een ticket of e-mail om zich daarmee tot de receptie te wenden.

Met de invoer van de gegevens door de gast ontstaat een volledige vooraanmelding, die vervolgens beschikbaar is voor aanmelding bij de receptie. Zelf-aanmelding ontlast niet alleen het personeel van het bedrijf, maar levert ook betere gegevenskwaliteit op. De persoonlijke gegevens zijn beschermd omdat elke stap van de toepassing wordt beheerd met een time-out. Bij inactiviteit keert de invoerdialoog automatisch terug naar het startscherm.

Voordelen

• Registratie van bezoekersgegevens decentraal door de gast
• Systematisch beleid voor gegevensbescherming
• Bezoekers ontvangen en bevestigen direct een veiligheidsinstructie
• Bewijs van instructie met geldigheid en onderschrift
• Ontlasting van het receptiepersoneel
• Beeldopname verhoogt veiligheid
• Efficiënte aanmelding bij de receptie via vooraanmelding
• Intuïtieve gebruikersinterface
• Responsive design (desktop, tablet, smartphone)