Zelfaanmelding Pro

Zelfstandig in- en uitchecken door bezoekers

Met het basismodule Zelfaanmelding Pro kunnen bezoekers van je organisatie zichzelf eenvoudig en zelfstandig aan- en afmelden. Dit ontlast de receptie volledig. De aan- en afmelding gebeurt door de bezoeker via een zelfaanmeldkiosk of een tablet in de inkomhal, receptieruimte of het foyer. De ingevoerde gegevens worden automatisch in het systeem opgeslagen en kunnen indien nodig verder verwerkt worden. Een klassieke registratie aan de balie is niet meer nodig. Je kunt Zelfaanmelding Pro dus ook perfect inzetten aan onbeheerde neveningangen of in vestigingen zonder receptie. Optioneel kan er in de laatste stap van het aanmeldproces een bezoekersbadge worden afgedrukt, waardoor er geen personeel ter plaatse nodig is.

Je kunt de bezoeker tijdens het invoeren van de gegevens ook vragen om via een geïntegreerde webcam in de kiosk een foto van zichzelf te maken. Deze foto wordt opgeslagen in het bezoekersregister en verhoogt de veiligheid bij het ontvangen van externe gasten.

Het aanmeldproces

1. De bezoeker komt op een welkomstpagina met de tekst en het logo van je organisatie. Er wordt een CAPTCHA-controle uitgevoerd ("Ik ben een mens") om de dienst te beschermen tegen bots en crawlers.
2. De bezoeker kiest een gewenste taal uit de beschikbare opties. Extra talen kunnen optioneel worden toegevoegd.
3. Bezoekers met een uitnodiging kunnen zich identificeren via een QR-code of pincode. Spontane bezoekers voeren hun gegevens handmatig in.
4. Er wordt informatie getoond over het gebruik van de gegevens tijdens het bezoek (privacyverklaring).
5. De bezoeker kan zijn of haar persoonlijke gegevens invoeren of aanpassen, zoals het toevoegen van een gsm-nummer of nummerplaat.
6. Een veiligheidsinstructie in de gekozen taal informeert de bezoeker over de gedragsregels op het terrein. Deze kan optioneel worden bevestigd met een handtekening. Een bewijs van instructie wordt automatisch opgeslagen in het systeem, inclusief een geldigheidsduur. Dit bewijs blijft geldig voor toekomstige bezoeken binnen een bepaalde periode.
7. Na het afronden van de zelfaanmelding is het bezoek geregistreerd en ontvangt de bezoeker eventueel een toegangspas of geprinte badge, en optioneel een e-mail met extra informatie over het bezoek.

Elke stap in de toepassing is beveiligd met een time-outmechanisme. Bij inactiviteit keert het invoerscherm automatisch terug naar het startscherm. Zo worden je persoonlijke gegevens beschermd volgens de GDPR.