Uitnodiging
Uitnodigen en vooraf registreren met één klik
Met de uitbreidingsmodule Uitnodiging biedt Interflex een eenvoudige en intuïtieve oplossing binnen de Self-Service-interface. Je kunt als medewerker je gasten makkelijk en efficiënt via e-mail uitnodigen en tegelijkertijd vooraf aanmelden bij de receptie. De e-mailuitnodiging bevat niet alleen een agenda-item, maar ook een routebeschrijving in de moedertaal van de gast. Daarnaast zit er een QR-code bij die de receptie kan scannen om de gast met slechts een paar klikken in te checken en te registreren.
Een bijzonder handige manier om bezoekers aan te melden is het Outlook-add-in. Daarmee kun je vooraf registraties rechtstreeks in Outlook aanmaken en koppelen aan agenda-afspraken, zonder dat je hoeft over te schakelen naar de Self-Service-interface. Je verstuurt uitnodigingen dan gewoon direct vanuit je Outlook-agenda.
Uitgebreid uitnodigingsbeheer
Als gastheer of gastvrouw voer je de bezoekgegevens in via de Self-Service-interface. Je kunt zowel individuele gasten als groepen registreren, of het nu om eenmalige of meerdaagse afspraken gaat. Als bepaalde bezoekersgegevens vertrouwelijk moeten blijven, kun je ze markeren als “Privé”, zodat ze niet zichtbaar zijn voor andere collega’s. Deze optie kun je standaard instellen voor uitnodigingen en receptie, en apart voor zelfregistratie.
Je kunt ook andere collega’s aanwijzen als mede-gastheren of begeleiders in het systeem. Begeleiders krijgen volledige rechten om de afspraak namens jou te beheren. Ze kunnen de afspraak aanpassen, annuleren of berichten sturen naar alle deelnemers. Zo verloopt alles soepel en efficiënt voor iedereen.
Deze handige functie biedt veel voordelen: de receptie kan bij vragen contact opnemen met extra aanspreekpunten, bezoekers worden professioneel ontvangen en jij zorgt als gastheer of gastvrouw vooraf voor een vlot verloop. Door extra gastheren toe te wijzen, ondersteun je een efficiënt, flexibel en gebruiksvriendelijk bezoekersbeheer binnen je organisatie.
De standaard e-mailuitnodiging bevat een begeleidende tekst en optioneel een agenda-item in iCalendar (ICS)-formaat, een routebeschrijving en een QR-code of pincode. Je kunt ook veiligheidsinstructies en privacyverklaringen in de taal van de bezoeker meesturen, samen met aanvullende persoonlijke informatie.
Belangrijke informatie direct toevoegen in het uitnodigingsbeheer
Je kunt de receptie direct informeren via het uitnodigingsbeheersysteem met een speciaal gegevensveld. Ook instructies voor het bezoek kun je toevoegen, zoals het begeleiden van de gast. Je kunt ook extra gegevensvelden toevoegen, zoals wifi-toegang voor de gast of informatie over catering.
Een distributielijst met statusindicatoren maakt het mogelijk om e-mails met updates of toegevoegde gasten individueel te versturen. Voor terugkerende afspraken kun je bestaande uitnodigingen als sjabloon gebruiken en met een paar klikken aanpassen. Eerder gemaakte uitnodigingen kun je makkelijk terugvinden en opnieuw gebruiken.
Alle bezoekersgegevens die jij invoert via Self-Service of het Outlook-add-in zijn automatisch beschikbaar in het centrale bezoekersbeheersysteem IF-6040.