Alles-in-één: KÜS breidt Interflex totaaloplossing uit

Het federale kantoor van KÜS (Kraftfahrzeugüberwachungsorganisation freiberuflicher Kfz-Sachverständiger e.V.). De samenwerking begon met oplossingen voor toegangscontrole. De dienstverlener vertrouwt nu ook op toepassingen voor tijdbeheer en - sinds begin 2020 - voor personeelsplanning.

Logische groei voor KÜS

Dit is een logische stap voor KÜS. De organisatie, die zichzelf ziet als een full-service dienstverlener voor onder andere voertuig- en verkeersveiligheid, bevordert de autonomie van haar ongeveer 200 medewerkers in het federale kantoor in Losheim am See als het gaat om werktijden. Flexibele werktijden, transparante processen en betrokkenheid van de werknemers zijn bijzonder belangrijk. Dit wordt mogelijk gemaakt met de moderne softwareoplossing IF-6040, die ook de administratieve werkdruk vereenvoudigt.

Toegangscontrole en tijdbeheer in eén systeem

KÜS vertrouwt op verschillende oplossingen uit het Interflex hardware- en softwareportfolio voor alle divisies: van tijdbeheer en personeelsplanning tot online- en offlineoplossingen voor toegangscontrole. Het centrale platform is het softwaresysteem IF-6040, dat de toegangsautorisaties van medewerkers en de aangesloten IF-800 terminals beheert. De werktijden die op de IF-5735 eVAYO terminals worden geregistreerd, worden ook naar de software doorgestuurd. KÜS heeft ook de module voor rijbewijscontrole geïntegreerd voor efficiënt wagenparkbeheer. Deze eenvoudige en gecentraliseerde besturing van verschillende processen wordt bijzonder gewaardeerd door de medewerkers van KÜS DATA GmbH.
KÜS DATA, een volledige dochteronderneming in de KÜS bedrijvengroep, ondersteunt als moderne IT-dienstverlener met een eigen rekencentrum talrijke klanten uit de industrie en het bedrijfsleven en is ook verantwoordelijk voor de volledige IT van het federale kantoor van KÜS. Zij beheren daarom ook de IT-oplossingen voor toegangscontrole, tijdbeheer en personeelsplanning en bieden aanvullende administratieve ondersteuning aan het management van KÜS bij personeelskwesties. Het was daarom bijzonder belangrijk dat de installatie van de huidige oplossingen en producten, zoals de migratie naar het nieuwe IF-6040 systeem, soepel en zonder vervanging van hardware werd uitgevoerd. Een recept voor succes is hier de professionele communicatie en effectieve samenwerking tussen KÜS DATA en het Interflex serviceteam.

Transparant en flexibel werken

Begin 2020 voegde KÜS de module personeelsplanning toe aan de oplossing voor tijdbeheer. Dit maakt het eenvoudiger voor medewerkers om hun werktijden flexibel te plannen en te organiseren. Medewerkers kunnen de applicatie gebruiken om op eigen verantwoordelijkheid - en na overleg met hun teams - aan te melden voor een vroege of late dienst. “Vroeger vertrouwden we op een Excel-lijst. Uiteindelijk was dit gewoon niet praktisch in termen van toegang en gebruik,” herinnert Thomas Auer, Managing Director van KÜS DATA zich. Onze ervaring met personeelsplanning is positief. Het heeft een hoge acceptatiegraad binnen ons bedrijf, omdat het zoveel processtappen vereenvoudigt en rekening houdt met de individuele wensen van onze collega's voor flexibele werktijden.” Omdat de planning en registratie van werktijden is geïntegreerd in één software, worden naast werktijden ook vakantiedagen en vrije tijd in overeenstemming met de wet geboekt en verwerkt. Werknemers kunnen ook transparant bijhouden hoeveel ze hebben gewerkt. “Dit heeft de productiviteit van onze medewerkers verhoogd. Zelfs als ze op een dag iets langer werken, wordt de werktijd tot op de minuut bijgeschreven en kan deze op een ander moment weer flexibel worden opgenomen. Dit vergroot de acceptatie van het extra werk dat soms nodig is en is een eerlijke oplossing voor beide partijen,” zegt Auer. Uiteindelijk kon KÜS met de softwareoplossing veel administratieve taken verminderen. Analyses hoeven bijvoorbeeld niet meer handmatig te worden gemaakt, maar worden met één druk op de knop geleverd. Een ander voordeel is dat medewerkers de applicatie kunnen gebruiken om bij te houden wie er op kantoor of thuis aan het werk is en wie er in het veld is voor een afspraak.

Plannen voor de toekomst

KÜS bouwt momenteel een nieuw gebouw voor haar academie in Losheim am See met kantoren, collegezalen en parkeerplaatsen. Daar zijn ook toegangsoplossingen en tijdregistratieterminals van Interflex gepland. “Het zou geweldig zijn als we in de toekomst smartphones kunnen gebruiken als identificatiemiddel in plaats van ID-kaarten of tokens,” zegt Auer. “Wij zijn IT-mensen in hart en nieren en daarom altijd geïnteresseerd in innovatieve oplossingen en optimalisaties. Met workforce management kunnen we onze medewerkers flexibelere werktijden bieden en hebben we dankzij de verminderde administratieve werkdruk meer tijd om te werken aan nieuwe oplossingen voor ons en onze klanten.”