Comfortabel en betrouwbaar bezoekersbeheer

Modern bezoekersbeheer: eenvoudig en veilig

Of het nu om een MKB of grote onderneming gaat – ze ontvangen en beheren allemaal bezoekers, zakenpartners, klanten en leveranciers. Met een doordacht bezoekersbeheer verminder je de inspanning voor de gasten en alle betrokkenen – of dat nu aan de poort, bij de receptie, op het secretariaat of op de werkplek is. Je wijst de respectievelijke contactpersoon binnen je bedrijf toe aan je gasten, reikt bezoekersbadges indien nodig met toegangsbevoegdheden uit en definieert de gebieden die bezoekers mogen betreden. Of het nu gaat om één persoon of groepen voor één dag of meerdere dagen.

Naast het gemak en de efficiency voor de receptie, kan professioneel bezoekersbeheer ook de veiligheid in jouw organisatie verhogen. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat je veiligheidsinstructies volledig kunt uitvoeren en documenteren. Bij het configureren van veiligheidsinstructies in de “zelfregistratie”, kun je elke instructiestap ook volgens eigen wensen vormgeven met multimedia content zoals tekst, afbeeldingen, PDF-documenten en video’s.

Uitgebreid bezoekersbeheer

Het beheren van bezoekers houdt meer in dan alleen de aanmelding van gasten bij de receptie. De volgende aspecten behoren daartoe:

• Uitnodiging, vooraanmelding, zelf-aanmelding
• Aan- en afmelding
• Afgifte van passen en bezoekersbadges
• Gegevensbeschermingsbeleid 
• Bezoekers- en veiligheidsinstructie
• Aanmaken van bezoekersfoto’s
• Zwarte lijsten voor bezoekers
• Snel afmelden met de IF-73 desktop reader
• Toegangsbevoegdheden voor bezoek, optioneel alleen met begeleiding
• Speciale bevoegdheid om de slagboom van de parkeerplaats te openen voorafgaand aan het bezoek
• Naleving van bewaartermijnen voor opgeslagen bezoekersgegevens

Aan- en afmeldingen vereenvoudigen

Met professioneel bezoekersmanagement decentraliseer je de soms tijdrovende bezoekersregistratie. Je schuift ze door naar je medewerkers of bezoekers en ontlast daarmee het personeel aan de receptie. Als gasten ter plaatse komen, gaat het heel snel: Met behulp van een pincode of een QR-code uit de uitnodiging of de zelf-aanmelding per e-mail kunnen de receptiemedewerkers de vooraanmeldingen gemakkelijk en snel terugvinden in het bezoekersbeheersysteem. Misverstanden, bijvoorbeeld vanwege de spelling van namen, zijn daardoor praktisch uitgesloten. Omdat zelf-aanmelding met en zonder personeel werkt, is het bijzonder geschikt voor zij-ingangen of voor gebieden zonder receptiepersoneel.

Als bezoekers zichzelf vooraf registreren, verhoogt dit de kwaliteit van de vastgelegde persoonsgegevens, omdat de gasten hun gegevens zelf invoeren – bij de kiosk voorzien voor zelf-aanmelding of via een tablet in de foyer. Tijdens de zelf-aanmelding informeert de software het bezoek ook over wettelijke en interne bedrijfsvoorschriften, bijvoorbeeld een gegevensbeschermingsbeleid en een veiligheidsinstructie.

Veiligheid voor je bedrijf in de omgang met gasten

Om er zeker van te zijn of een gast echt diegene is voor wie hij zich voordoet, is de ID-check heel geschikt. Het receptiepersoneel controleert daarmee op de echtheid van machineleesbare, officiële documenten zoals identiteitskaarten of paspoorten, maar ook rijbewijzen. Hierbij worden tal van veiligheidskenmerken gecontroleerd en bij afwijkingen gewaarschuwd. Daarnaast kunnen officiële documenten worden vergeleken met zwarte lijsten of internationale sanctielijsten om illegale zakenrelaties te voorkomen.

Tegenwoordig is echter niet alleen de bescherming van je bedrijf belangrijk, maar ook de bescherming van de persoonlijke gegevens van je gasten – en dat in overeenstemming met de DSGVO. Met digitaal bezoekersbeheer bescherm je je bedrijfsgeheimen tegen industriële spionage. Want je kunt zo naadloos bijhouden wie, wanneer en waar bij je te gast is geweest. Bovendien zorg je ervoor dat bezoekersgegevens niet publiekelijk zichtbaar zijn – zoals het geval is bij het conventionele en nog steeds wijdverbreide papieren gastenboek.