Mobiele vooraanmelding door externe gasten

Vooraanmelding van bezoekers
ook van thuis uit

Met de module Zelfaanmelding Public van de IF-6040-software voor bezoekersbeheer kunnen bedrijven hun aanmeldprocessen verder optimaliseren en de receptie efficiënt ontlasten. Spontane bezoekers kunnen op die manier hun persoonlijke gegevens handmatig invoeren en zich vooraf aanmelden. De aanmelding gebeurt via een webpagina die voor bezoekers toegankelijk is, waar ze zich ook bevinden. Uitgenodigde bezoekers kunnen dan weer hun persoonlijke link in een uitnodiging gebruiken om hun bezoekgegevens te bekijken, aan te passen en zo nodig afspraken te wijzigen of te annuleren. Zelfaanmelding Public is dan ook een aanvullend alternatief voor zelfaanmelding bij een kiosk in de ontvangstruimte.

Hiermee maak je het je bezoekers nog gemakkelijker en kunnen ze zich sneller aanmelden op de dag van hun bezoek. Ze kunnen namelijk al voor het eigenlijke bezoek en eender waar – thuis of bijvoorbeeld op hun werkplek – de noodzakelijke veiligheidsinstructies en de verklaring over gegevensbescherming doornemen.

Bij het configureren van de veiligheidsinstructies in de “zelfaanmelding” kan je ook elke stap van de instructie naar wens vormgeven met multimedia-inhoud zoals tekst, afbeeldingen, PDF-documenten en filmpjes. Tekstelementen zoals titels, opsommingen en tabellen kunnen dankzij uitgebreide ontwerpopties op een aantrekkelijke en gestructureerde manier worden weergegeven. Dit maakt ze beter leesbaar, zodat de inhoud snel en efficiënt wordt opgepikt. Je bezoekers kunnen zich zo in alle comfort zelf aanmelden.

Het aanmeldproces

1. De bezoeker opent de startpagina met de tekst en het logo van je bedrijf. Er volgt een captcha-controle (“Ik ben een mens”) om de service te beschermen tegen bots en crawlers.  
2. Selectie van een van de zes standaardtalen voor de bezoeker, andere talen zijn een optie.
3. Spontane gasten kunnen zich via de webpagina vooraf aanmelden, door hun bezoekgegevens handmatig in te voeren bij de zelfaanmelding. Vooraf uitgenodigde gasten met een persoonlijke uitnodiging hebben toegang tot hun bezoekgegevens via een persoonlijke link op een webpagina.  
4. Informatie over het gebruik van gegevens tijdens het bezoek (verklaring over gegevensbescherming).
5. Invoeren of corrigeren van de persoonlijke gegevens van het bezoek. Als optie kan een foto worden gemaakt.
6. De veiligheidsinstructie geeft bijvoorbeeld informatie over de gedragsregels op het bedrijfsterrein – optioneel te bevestigen met een handtekening.  Instructiebewijzen kunnen volledig automatisch en voorzien van een geldigheidsdatum in het systeem worden opgeslagen.
7. Na het afsluiten van de zelfaanmelding is het bezoek vooraf geregistreerd en ontvangt de bezoeker optioneel een e-mail met verdere informatie.

De vooraanmelding van de gast is zo beschikbaar. Op de dag van het bezoek zelf kan de receptie de al geregistreerde gegevens gebruiken voor een snelle en vlotte aanmelding. Alle stappen van de toepassing, van de identificatie via een link, het registreren en wijzigen van de bezoekgegevens tot het verzenden van deze informatie naar de bezoeker, worden beheerd met een time-out. Bij inactiviteit keert de invoerdialoog automatisch terug naar het startscherm. Persoonlijke gegevens kunnen zo worden beschermd conform de AVG.

Jouw voordelen in één oogopslag: