Home > Solutions > Bezoekersbeheer > Ontvangst

Ontvangst van je gasten via de self service

Geef je gasten een zo aangenaam mogelijke ontvangst – zonder lange wachtrijen of vervelende aanmeldingsprocessen. Zo ontstaat er ruimte om je te concentreren op andere belangrijke zaken.

CONTACT

Een zo aangenaam mogelijke ontvangst

De basismodule Ontvangst stelt receptiemedewerkers in staat om bezoekers snel, gemakkelijk en op een prettige manier te ontvangen. Je bespaart je gasten daarmee een lange wachttijd en een lastige registratie. Met een uitnodiging of een zelf-aanmeldingsticket, meldt het personeel aan de receptie ze in slechts een paar klikken aan met behulp van de QR-code die erop staat. De gebruikersinterface van de module is intuïtief en kan zonder training worden gebruikt, wat tijdbesparend is en veilig gastbeheer ondersteunt. Het bespaart ook kosten voor de inwerking van receptiemedewerkers en maakt het mogelijk tijdelijke krachten in te huren. Optioneel kun je tijdens de invoer van gegevens via een webcam een foto van het bezoek maken. De foto wordt opgeslagen in het bezoekersbestand en zorgt voor extra veiligheid in de omgang met externe gasten.

Daarnaast kunnen je receptiemedewerkers profiteren van de mogelijkheid om naast de oorspronkelijke contactpersoon ook andere contactpersonen als vervangers in het systeem op te slaan. Deze handige functie biedt tal van voordelen voor degenen die betrokken zijn bij het bezoekproces. Extra contactpersonen maken het voor de receptiemedewerkers gemakkelijker om te coördineren bij onverwachte afwezigheid van de oorspronkelijke contactpersoon en verminderen aanpassingen omdat er vooraf al een alternatief plan ligt. Dankzij de geoptimaliseerde processen genieten bezoekers van korte wachttijden en een allround professionele ontvangst. Met deze extra hostfunctie ondersteun je een efficiënt, flexibel en gebruiksvriendelijk bezoekersbeheer in jouw organisatie.

Aanmeldgegevens snel registreren

Het receptiepersoneel registreert bezoekersgegevens snel en eenvoudig met de intuïtieve gebruikersinterface – met of zonder vooraanmeldingen. Of het nu gaat om individuele of groepsaanmeldingen, ééndaagse of meerdaagse bezoeken – het duurt niet lang om de gegevens te verwerken. Indien nodig wordt er direct een pas uitgeprint. Daarnaast biedt deze module een intelligente zoekfunctie om vooraanmeldingen en bezoekersgegevens van eerdere bezoeken gemakkelijk terug te vinden. De Ontvangst module in de self service gebruikersinterface kan nog efficiënter worden gebruikt met de IF-73 tafellezer of met een QR-codelezer.

Daarnaast biedt de module een intelligente zoekfunctie waarmee je gemakkelijk vooraanmeldingen en bezoekersgegevens van eerdere bezoeken kunt terugvinden. De zoekopdracht naar een bezoeker is niet beperkt tot een bepaalde periode, maar toont alle bezoeken van de bezoeker. Hierdoor profiteren jouw receptiemedewerkers van tal van voordelen:

Tijdsbesparing: Verschillende datumbereiken hoeven niet handmatig te worden aangepast, omdat de gewenste informatie snel en efficiënt kan worden gevonden met behulp van de zoekcriteria.
Gebruiksgemak: De zoekfunctie draagt positief bij aan de gebruiksvriendelijkheid doordat het zoeken minder klikken vergt en over het algemeen veel intuïtiever is.
Efficiëntie: Workflows kunnen worden geoptimaliseerd omdat het vinden van bezoekersinformatie nauwkeuriger en dus minder tijdrovend is.
Gegevensbescherming: De genoemde bezoekersinformatie komt uiteraard overeen met de geldende voorschriften voor gegevensbescherming en de bedrijfsspecifieke archiveringseisten.

Een display signaleert direct of de gasten een veiligheidsinstructie nodig hebben, of zij zijn aan- of afgemeld en of de geplande bezoektijd al overschreden is. Dit geldt zowel voor individuele deelnemers alsook voor groepen. Met filters en configureerbare informatievelden ontvangt het personeel aan de receptie de voor hen relevante bezoekersgegevens.