Sinds het oordeel van het Europese Hof van Justitie over de verplichte tijdregistratie onderzoeken bedrijven hun mogelijkheden voor de toekomst. Betekent dit dat er hoge investeringen nodig zijn, die uiteindelijk vooral het midden- en kleinbedrijf met nog meer bureaucratie zullen belasten? Is het mogelijk dat er meer personeel nodig is om te voldoen aan de wettelijke eisen voor tijdregistratie? Hoe kunnen bedrijven waarvan de werknemers mobiel op verschillende locaties werkzaam zijn, aan de eisen voldoen?
Werknemers vragen zich af onder de nieuwe voortekenen verworven goed als flextijd, homeoffice en op vertrouwen gebaseerde werktijden in de toekomst moeten wijken voor starre werktijdmodellen en stempelklokken. Dit kan, vooral voor gezinnen die een hoge mate van flexibiliteit nodig hebben, vervelende gevolgen hebben. Bedrijven als Interflex bieden op maat gemaakte oplossingen om van de nood een deugd te maken.
Volgens het oordeel van het Europese Hof van Justitie (HvJ-EU) van 14 mei 2019 worden werkgevers in de EU in de toekomst verplicht om de werktijden van hun werknemers systematisch te registreren. Het nieuwe oordeel schrijft echter niet voor hoe en waar deze tijdregistratie moet plaatsvinden, hier moet de wetgever optreden. Dit betekent dat bestaande werktijdmodellen in principe niet hoeven te worden gewijzigd, zolang zij maar een adequate tijdregistratie mogelijk maken. Je hoeft je alleen maar aan de geldende arbeidstijdwetten en arbeidstijdrichtlijnen te houden waarbij je dus rekening moet houden met gepaste pauzes en rusttijden. Bij nader inzien heeft de nieuwe regeling wel degelijk voordelen voor de werkgevers: Want met een volledige tijdregistratie beschikken ze over een overzichtelijke database met de werktijden van elke medewerker, kunnen ze de inspanning die nodig is voor bepaalde activiteiten of projecten beter analyseren en dit in toekomstige personeels- en inzetplanning nauwkeuriger plannen. Werknemers profiteren van een duidelijk overzicht van de status van hun werktijdrekening. Je kunt de gemaakte overuren op elk moment opvragen, zodat er naargelang de arbeidsovereenkomst rekening mee wordt gehouden. Ook de geboekte vakantietijden en de resterende vakantietijd worden duidelijk gedocumenteerd: Een voordeel voor zowel werkgevers als werknemers, omdat navraag bij de personeelsafdeling zo niet meer nodig is.
Voordelen van moderne systemen
Flexibele werktijdmodellen blijven dus ook onder de nieuwe voortekenen van de Europese jurisprudentie bestaan. Bedrijven en hun werknemers kunnen het arbeidsleven gewoon blijven organiseren volgens de vereisten van het bedrijf en volgens de privé- en gezinsbelangen van de werknemers. Volledigheidshalve wordt hier vermeld dat voor sommige arbeidsverhoudingen reeds vóór de nieuwe wettelijke situatie een verplichting tot registratie van de arbeidstijd bestond – bijvoorbeeld voor ploegenarbeid, voor minijobs, voor chauffeurs en in de publieke sector. Op deze gebieden kan de nieuwe wetgeving toch een aanzet geven om het reeds in gebruik zijnde tijdregistratiesysteem te controleren om na te gaan of het werkelijk alle technologische voordelen biedt die vandaag de dag mogelijk zijn, of dat het moet worden vervangen. Dit roept voor alle Europese bedrijven de vraag op: Wat kan een modern tijdregistratiesysteem eigenlijk doen? Aan werkgeverszijde is, met het oog op de steeds flexibeler wordende arbeidswereld, een zeer flexibel tijdregistratiesysteem vereist dat het mogelijk maakt tijdrekeningen met verschillende werktijdmodellen te beheren en om werktijden mobiel te boeken (bv. wanneer medewerkers externe afspraken of thuiswerkdagen hebben). Afhankelijk van de behoeften bieden moderne tijdregistratiesystemen mobiele boekingsmogelijkheden en functies waarmee de werktijden kunnen worden toegewezen aan specifieke projecten, werkterreinen of kostenplaatsen. Functies zoals de zelfbediening van werknemers (employee selfservice), handige overzichten (dashboard en workflows) en diverse evaluatiefuncties (reportings) maken van tijdregistratie een veelzijdig instrument dat ook op managementniveau zijn vruchten kan afwerpen. Want op die manier krijgen personeelsplanners een database om overuren of werktijden onderhevig aan toeslagen gericht te verminderen en de personeelskosten te verlagen. Ook de medewerkers profiteren van een betere planning.
Boeken op verschillende locaties
Voor een betrouwbare tijdregistratie voor alle beroepsgroepen en werkgebieden maken de systemen van Interflex Datensysteme GmbH een mobiele tijdboeking vanaf elke locatie mogelijk – inclusief zakenreizen, vakantieaanvragen en een exact overzicht van de persoonlijke tijdrekening. Ook de aansluiting van een toegangscontrolesysteem is mogelijk. Mobiele functies zoals decentrale tijdboekingen via tablet of smartphone of het toekennen van toegangsbevoegdheden via smartphone zorgen voor hedendaagse flexibiliteit.
Goed geïnformeerde beslissingen nemen
Het HvJ-EU oordeel is nog niet omgezet in de wetgeving van de afzonderlijke Europese staten. Aangezien er echter binnenkort nieuwe wetten hierover worden verwacht, moeten bedrijven hun investeringen vandaag verstandig plannen en alleen investeren in een tijdregistratiesysteem dat toekomstbestendig is ten opzichte van de nieuwe wetgeving en ook een echte meerwaarde betekent voor hun bedrijf. Systemen die schaalbaar zijn en dus flexibel aan de ontwikkeling van het bedrijf kunnen worden aangepast, bieden in principe meer speelruimte voor de vormgeving en dus een plus aan investeringszekerheid. Interflex Datensysteme GmbH adviseert bedrijven individueel bij het plannen van hun tijdregistratie, zodat de gekozen oplossing systematisch alle voordelen voor werkgevers en werknemers benut. Bovendien zijn de oplossingen van Interflex zeer flexibel aan te passen. Bedrijven die hun tijdregistratiesysteem niet zelf willen onderhouden, kunnen kiezen voor de nieuwe Interflex Managed Services oplossing. Daarbij gebruiken medewerkers, leidinggevenden en de personeelsafdeling de functies van het tijdregistratiesysteem zoals gewoonlijk. De technische ondersteuning van de systeemsoftware en de infrastructuur daarentegen wordt volledig door Interflex uitgevoerd.