Auto-inscription des visiteurs
Si les visiteurs sont en mesure de se préinscrire eux-mêmes sur des bornes sur place ou une tablette à la réception, voire dans un espace d’accueil, ils déchargent d’autant le personnel de la réception.
Une gestion des visiteurs efficace
Pour réduire la charge administrative du personnel de la réception, le module d’extension Auto-inscription de base du logiciel IF-6040 est la solution idéale pour les organisations souhaitant optimiser leurs processus. Ce module permet en effet aux visiteurs de se préinscrire confortablement en introduisant leurs données personnelles. Dès leur saisie sur une borne ou une tablette, les données enregistrées sont automatiquement transférées à la réception. En option, il est possible d’inviter la personne en visite à se faire photographier pendant l’introduction des données, par exemple par une webcam intégrée à la borne. La photographie ainsi prise peut alors être insérée dans la fiche du visiteur. La prise de photo assure un niveau de sécurité supplémentaire dans la gestion des personnes externes.
Processus d’enregistrement
- Le visiteur choisit la langue qu’il veut utiliser — des langues supplémentaires sont disponibles en option.
- Les hôtes disposant d’une invitation peuvent s’identifier par code QR ou par code confidentiel. Les visiteurs qui se présentent spontanément introduisent manuellement les données de leur visite.
- La personne en visite lit les informations relatives à l’utilisation des données dans le cadre de sa visite (déclaration de protection des données).
- Les données à caractère personnel de la visite sont introduites ou corrigées, par exemple en ajoutant un numéro de téléphone mobile ou la plaque d’immatriculation d’un véhicule.
- Des consignes de sécurité à valider sont affichées pour informer la personne en visite (dans la langue choisie) des règles de conduite en vigueur dans le périmètre de l’organisation. Facultativement, le visiteur peut être invité à les signer. Une attestation d’information sur la sécurité peut être enregistrée de manière entièrement automatique dans le système et être pourvue d’une date de validité. Cette attestation est assortie d’une durée définie. Elle peut donc rester valable lors de visites suivantes.
- Une fois terminée, l’étape d’auto-inscription est suivie d’une phase de préinscription complète, pour laquelle la personne en visite reçoit des informations complémentaires avec des instructions à suivre et, le cas échéant, un ticket ou un courriel, pour se rendre à l’accueil.
L’introduction des données par le visiteur donne lieu à une préinscription complète à la réception en vue de l’enregistrement de l’entrée du visiteur. L’auto-inscription n’a pas seulement pour effet de décharger le personnel de l’entreprise, elle améliore aussi la qualité des données. Les données à caractère personnel sont protégées, car chaque étape de la procédure d’inscription est assortie d’une durée limite. En cas d’inactivité, l’écran revient automatiquement à l’écran de départ.
Avantages
- Introduction décentralisée des données de la visite par le visiteur
- Présentation systématique de la déclaration de protection des données
- Affichage de consignes de sécurité avec validation directe
- Attestation de la délivrance de consignes de sécurité avec période de validité et signature
- Allègement de la charge du personnel de l’accueil
- Photographie de la personne pour une sécurité accrue
- Enregistrement efficace de l’entrée à la réception grâce à l’introduction préalable des données
- Interface utilisateur intuitive
- Interaction à haute réactivité (sur lecteur de bureau, tablette ou téléphone mobile)
