Entrée et sortie des visiteurs facile sur borne
Donnez à vos visiteurs la possibilité d’enregistrer eux-mêmes facilement leur venue et leur départ, et déchargez ainsi entièrement la réception de ce processus.
Enregistrement autonome des entrées et sorties des visiteurs
Avec le module Auto-inscription avancée, les visiteurs de votre organisation peuvent enregistrer eux-mêmes leur arrivée et leur départ, en tout confort. Vous allégez d’autant la charge de la réception. L’enregistrement de l’entrée et de la sortie est effectué par la personne en visite sur une borne d’auto-inscription ou sur une tablette située dans l’entrée, dans l’espace de la réception ou dans le foyer. Les données introduites sont automatiquement enregistrées dans le système et peuvent faire l’objet d’un post-traitement, si nécessaire. L’enregistrement traditionnel à la réception devient superflu. Le système d’auto-inscription avancée peut donc être installé sans problème aux entrées secondaires non surveillées ou sur des sites ne disposant pas d’une réception. En option, la dernière étape du processus d’auto-inscription peut consister à délivrer un badge de visiteur pour ne pas devoir poster de personnel sur place.
Processus d’enregistrement
- Le visiteur choisit la langue qu’il veut utiliser — des langues supplémentaires sont disponibles en option.
- Les hôtes disposant d’une invitation peuvent s’identifier par code QR ou par code confidentiel. Les visiteurs qui se présentent spontanément introduisent manuellement les données de leur visite.
- La personne en visite lit les informations relatives à l’utilisation des données dans le cadre de sa visite (déclaration de protection des données).
- Les données à caractère personnel de la visite sont introduites ou corrigées, par exemple en ajoutant un numéro de téléphone mobile ou la plaque d’immatriculation d’un véhicule.
- Des consignes de sécurité à valider sont affichées pour informer la personne en visite (dans la langue choisie) des règles de conduite en vigueur dans le périmètre de l’organisation ; en option, le visiteur peut être invité à les signer.
Une attestation d’information sur la sécurité peut être enregistrée de manière entièrement automatique dans le système et être pourvue d’une date de validité. Cette attestation est assortie d’une durée définie. Elle peut donc rester valable lors de visites suivantes. - Une fois le processus d’auto-inscription terminé, la visite est enregistrée et peut s’accompagner de la délivrance d’un passe ou d’une autorisation d’accès imprimée. Au besoin, un courriel contenant d’autres informations sur la visite peut également être envoyé en remplacement ou en complément.
Chaque étape de l’application est soumise à un contrôle d’écoulement de temps. En cas d’inactivité, le système interactif peut revenir automatiquement à l’écran initial de façon à protéger les données personnelles conformément au RGPD.
Avantages
- Enregistrement de l’entrée et de la sortie directement par la personne en visite
- Moins de personnel, moins d’administration
- Présentation systématique de la déclaration de protection des données
- Photographie de la personne pour une sécurité accrue
- Affichage de consignes de sécurité avec validation directe
- Attestation de la délivrance de consignes de sécurité avec période de validité et signature
- Introduction décentralisée des données de la visite par le visiteur lui-même
- Interface utilisateur intuitive
- Interaction haute réactivité
