Auto-inscription (pro)

Enregistrement autonome à l’arrivée et au départ par les visiteurs

Avec le module de base Auto-inscription Pro, les visiteurs de votre organisation peuvent s’enregistrer eux-mêmes, de manière simple et autonome, à leur arrivée comme à leur départ. Cela soulage entièrement le personnel d’accueil. L’enregistrement se fait via une borne d’auto-inscription ou une tablette placée dans le hall d’entrée, la zone d’accueil ou le foyer. Les données saisies sont automatiquement enregistrées dans le système et peuvent être traitées ultérieurement si nécessaire. Un enregistrement classique à la réception n’est plus requis. Vous pouvez donc utiliser Auto-inscription Pro sans problème à des entrées secondaires non surveillées ou dans des succursales sans réception. En option, un badge visiteur peut être imprimé à la fin du processus d’inscription, ce qui rend la présence de personnel sur place inutile.

Vous pouvez également inviter le visiteur, pendant la saisie des données, à prendre une photo via une webcam intégrée à la borne. Cette photo est enregistrée dans le registre des visiteurs et renforce la sécurité lors de l’accueil de personnes externes.

Le processus d’enregistrement

1. Le visiteur accède à une page d’accueil contenant le texte et le logo de votre organisation. Un contrôle CAPTCHA ("Je suis un humain") est effectué pour protéger le service contre les robots et les programmes automatisés.
2. Le visiteur choisit une langue parmi les options disponibles. Des langues supplémentaires peuvent être ajoutées si nécessaire.
3. Les visiteurs munis d’une invitation peuvent s’identifier à l’aide d’un code QR ou d’un code PIN. Les visiteurs spontanés saisissent leurs données manuellement.
4. Des informations sont fournies sur l’utilisation des données pendant la visite (déclaration de confidentialité).
5. Le visiteur peut saisir ou modifier ses données personnelles, comme ajouter un numéro de GSM ou une plaque d’immatriculation.
6. Une consigne de sécurité, présentée dans la langue choisie, informe le visiteur des règles de conduite sur le site. Elle peut être confirmée par une signature. Une preuve de cette instruction est automatiquement enregistrée dans le système, avec une durée de validité. Cette preuve reste valable pour les visites futures pendant une période définie.
7. Une fois l’auto-inscription terminée, la visite est enregistrée et le visiteur reçoit éventuellement un badge imprimé ou un pass, ainsi qu’un e-mail contenant des informations complémentaires sur sa visite.

Chaque étape de l’application est contrôlée par un mécanisme de temporisation. En cas d’inactivité, l’écran de saisie revient automatiquement à la page d’accueil. Vos données personnelles sont ainsi protégées conformément au RGPD.