Auto-inscription (publique)

Pré-enregistrement des visiteurs depuis chez eux

Avec le module complémentaire Auto-inscription (publique), vous pouvez optimiser davantage le processus d’enregistrement dans le système de gestion des visiteurs IF-6040, tout en réduisant considérablement la charge de travail à la réception. En tant que visiteur spontané, vous pouvez saisir manuellement vos données personnelles et enregistrer votre visite à l’avance. Ce pré-enregistrement peut être effectué depuis n’importe quel endroit via un site web accessible au public. Si vous êtes un visiteur invité, vous recevez un lien personnel dans votre invitation qui vous permet d’accéder à vos données de visite. Vous pouvez les consulter, les modifier ou, si nécessaire, reprogrammer ou annuler votre rendez-vous. Auto-inscription (publique) constitue ainsi une alternative complémentaire à l’enregistrement via une borne d’accueil.

Cela vous offre plus de confort et un processus d’accueil plus rapide le jour de votre visite. Vous pouvez consulter et valider les consignes de sécurité ainsi que la déclaration de confidentialité à l’avance, depuis chez vous ou depuis votre lieu de travail.

Auto-inscription personnalisable

Vous pouvez personnaliser la page d’accueil de l’interface d’auto-inscription selon la charte graphique de votre entreprise. Les couleurs, les polices et le logo peuvent être adaptés pour refléter votre identité visuelle, garantissant une présentation professionnelle et une reconnaissance immédiate.

Lors de la configuration des consignes de sécurité, vous pouvez enrichir chaque étape avec du contenu multimédia tel que du texte, des images, des documents PDF et des vidéos. Les éléments textuels comme les titres, les listes à puces et les tableaux peuvent être présentés de manière structurée et attrayante, ce qui facilite la lecture et permet aux visiteurs de comprendre rapidement et efficacement les informations. Vous bénéficiez ainsi d’une expérience d’auto-inscription fluide et conviviale.

Le processus de pré-enregistrement

1. Vous accédez à une page d’accueil contenant le texte et le logo de l’entreprise. Un contrôle CAPTCHA ("Je suis un humain") est effectué pour protéger le service contre les robots et les programmes automatisés.
2. Vous choisissez l’une des six langues standard, avec la possibilité d’en ajouter d’autres si nécessaire.
3. En tant que visiteur spontané, vous pouvez vous enregistrer à l’avance via le site web en saisissant manuellement vos données de visite. Si vous êtes invité, vous accédez à vos informations via le lien personnel reçu dans votre invitation.
4. Vous recevez des informations sur l’utilisation de vos données dans le cadre de la visite (déclaration de confidentialité).
5. Vous pouvez saisir ou modifier vos données personnelles. Il est également possible de télécharger une photo portrait.
6. La consigne de sécurité vous informe, par exemple, des règles de conduite sur le site. Vous pouvez la confirmer par une signature électronique. Les preuves de consigne peuvent être enregistrées automatiquement dans le système, avec une durée de validité.
7. Une fois l’auto-inscription terminée, votre visite est enregistrée et vous recevez éventuellement un e-mail contenant des informations complémentaires sur votre rendez-vous.

Votre pré-enregistrement est maintenant finalisé. Le jour de votre visite, le personnel d’accueil peut utiliser les données saisies à l’avance pour une inscription rapide et sans accroc. Chaque étape du processus, de l’identification via le lien à la saisie et la modification des données, jusqu’à l’envoi des informations de visite, est contrôlée par un mécanisme de temporisation. En cas d’inactivité, l’écran revient automatiquement à la page d’accueil. Vos données personnelles sont ainsi protégées conformément au RGPD.