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Jetzt mehr erfahrenBesuchermanagement ∙ Besucherverwaltung ∙ SoftwareIF-6040 Besucher
Ein modernes Besuchermanagement ist weit mehr als ein freundlicher Empfang: Es ist ein zentraler Bestandteil für Sicherheit, Effizienz und einen überzeugenden ersten Eindruck. Durch digitale Prozesse werden Ihre Besucher professionell und zügig empfangen – ohne lange Wartezeiten, aufwendige Papierformulare oder Verzögerungen bei der Ausweisausgabe. So erleben Ihre Gäste vom ersten Moment an eine angenehme Begrüßung und Willkommenskultur.
Besuchermanagement:
Ihre modulare Lösung für den digitalen Empfang
Mit dem System IF-6040 digitalisieren Sie den gesamten Besucherprozess: Von der Einladung über Sicherheitsunterweisungen bis hin zur Abmeldung sorgen Sie jederzeit für einen reibungslosen und klar strukturierten Ablauf – flexibel, sicher und gemäß datenschutzrechtlichen Vorgaben (DSGVO). Ob Voranmeldung mit automatisierter Einladung per E-Mail, Selbstanmeldung am Kiosk oder Tablet im Foyer oder eine mobile Registrierung von unterwegs – IF-6040 Besuchermanagement passt sich nahtlos an Ihre Anforderungen an. So entlasten Sie Ihr Empfangspersonal spürbar, dezentralisieren Prozesse und ermöglichen einen professionellen Empfang selbst in unbesetzten Bereichen oder bei hohem Besucheraufkommen.
Zentrale Funktionen und Module
Unsere modulare Lösung passt sich flexibel an Ihre Prozesse an – für ein Besuchermanagement, das genau Ihren Anforderungen entspricht. Profitieren Sie von zahlreichen Funktionen:
- Besucher einladen und voranmelden
Mit dem Modul „Einladung“ erstellen Sie Besuchereinladungen ganz einfach online und erfassen alle relevanten Besucherdaten bequem über den Employee Self-Service. Ihre Gäste sind damit im Voraus angemeldet und erhalten alle wichtigen Informationen direkt per E-Mail – inklusive QR-Code (optional als Wallet-Pass) oder PIN für eine schnelle Anmeldung vor Ort. Alternativ kann die Voranmeldung auch direkt aus dem E-Mail-Postfach über ein Outlook-Add-in genutzt werden, also ganz ohne Applikationswechsel. Das vereinfacht Ihre Organisation von Besuchen – nahtlos integriert und ohne zusätzlichen Aufwand. - Digitale Sicherheitsunterweisung
Stellen Sie sicher, dass Besucher vorschriftsmäßig unterwiesen werden – flexibel mobil vorab oder direkt vor Ort. IF-6040 unterstützt multimediale Inhalte und dokumentiert die Kenntnisnahme oder Testergebnisse zuverlässig – ein wichtiger Beitrag zur Einhaltung Ihrer Compliance-Vorgaben. Gleichzeitig entlasten Sie Ihr Empfangspersonal, reduzieren den Aufwand vor Ort und steigern die Effizienz im gesamten Besuchsprozess. - Anmeldung am Empfang
Das Modul „Empfang“ vereinfacht die Anmeldung von Besuchern – ganz gleich, ob diese vorangemeldet oder spontan eintreffen: alle Besucherdaten lassen sich schnell und unkompliziert erfassen. Wichtige Informationen wie Anmeldestatus und Unterweisungen sind übersichtlich dargestellt und erleichtern die Vorbereitung und Ausgabe von Passierscheinen und Besucherausweisen. Für zusätzliche Sicherheit sorgt das optionale Modul „ID-Check“, das Reisedokumente zuverlässig prüft und eine eindeutige Identifikation ermöglicht – für Ihren professionellen und sicheren Empfangsprozess. - Selbstanmeldung:
Über Kiosksysteme oder Tablets melden sich Besucher schnell und intuitiv selbst an. Mit dem Modul „Selbstanmeldung Basic“ können vorangemeldete und spontane Gäste ihre Daten direkt im Empfangsbereich vervollständigen und versäumte Sicherheitsunterweisungen nachholen. Ist der Empfang nicht besetzt, übernimmt das Modul „Selbstanmeldung Pro“ die vollständige An- und Abmeldung – direkt am Kiosk. Beide Varianten reduzieren Wartezeiten deutlich und entlasten Ihr Empfangspersonal, besonders bei hohem Besucheraufkommen. - Evakuierungsmanagement:
Im Notfall zählt jede Sekunde – das System IF-6040 unterstützt Sie mit einer stets aktuellen Übersicht aller anwesenden Personen in den zu evakuierenden Zonen. Das Erweiterungsmodul „Evakuierungsmanagement“ liefert in Echtzeit präzise Informationen darüber, wer sich wo aufhält – ob bei einem Ernstfall oder einer Übung. So lassen sich Evakuierungen gezielt koordinieren, Suchzeiten minimieren und wertvolle Zeit gewinnen. Das erhöht die Sicherheit für Mitarbeitende, Besucher und Dienstleister – und kann im Ernstfall Leben retten.
Vorteile
- Professioneller Empfang: Besucher genießen einen strukturierten Ablauf – ohne lange Wartezeiten und Papierunterlagen.
- Mehr Sicherheit auf dem Gelände/im Unternehmen: Jeder Besuch wird protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.
- Effiziente Registrierung: Automatisierte Prozesse entlasten Mitarbeitende im Empfangs- oder Pfortendienst und Verwaltung spürbar.
- Rechtssichere Dokumentation: Digitale Bestätigungen für Sicherheitsunterweisungen entsprechen Compliance-Anforderungen.
- Individuelle Lösung: Eine Auswahl verschiedener Module ermöglichen ein passgenaues Besuchermanagement für Ihre individuellen Anforderungen.
Ob Mittelstand oder Großkonzern, ein zentraler Standort oder verteilte Niederlassungen – IF-6040 Besuchermanagement-Software lässt sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Vor allem ist die Lösung ideal geeignet für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen und Compliance-Regeln in unterschiedlichsten Branchen und Industrie, Verwaltung oder kritischen Infrastrukturen (KRITIS).
