Besuchermanagement ∙ Besucherverwaltung

Besuchermanagement: Baustein der Unternehmenssicherheit

Ein professionelles Besuchermanagement prägt nicht nur den ersten Eindruck, sondern trägt entscheidend zur Sicherheit Ihres Unternehmens bei. Denn als Unternehmen tragen Sie Verantwortung für alle externen Personen, die sich auf Ihrem Unternehmensgelände aufhalten. Das gilt besonders, wenn Sie sich als Unternehmen der kritischen Infrastrukturen an besondere Richtlinien und Regeln halten müssen oder der Störfallverordnung unterliegen. Sie brauchen einen fundierten und kontrollierten Überblick darüber, wer sich, wann, wo und bei wem auf dem Gelände und in Gebäuden aufgehalten hat. Die Anwesenheitsprotokolle sollten idealerweise nachvollziehbar erfasst und für Analyse- und Auditzwecke jederzeit problemlos abrufbar sein.

Mit der Besuchermanagement-Lösung von Interflex erhalten Sie die ideale Lösung, um eine sichere und effiziente Erfassung und Steuerung Ihrer Besucher sicherzustellen – und das von der Einladung bis zur Abmeldung. Sie schaffen damit reibungslose, geregelte Abläufe und erfüllen gleichzeitig höchste Anforderungen an Sicherheit und Compliance.

So optimieren Sie den Empfangsprozess

Mit dem Besuchermanagement vereinfachen und optimieren Sie den Empfangsprozess für Ihre Gäste.

• Entlastung des Empfangs: Entlasten Sie Ihren Empfang, indem Routineaufgaben wie die Datenerfassung dezentralisiert werden. Die Datenerfassung erfolgt in der Regel über die Person, die die meisten Informationen über den Gast hat: der einladende Gastgeber oder der Gast selbst. Durchgängig digitalisierte Abläufe in der Datenerfassung unterstützen den Empfang effektiv, da er diese Daten nicht mehr erfassen muss. Das sorgt für ein hohes Maß an Datenqualität.
• Durchgängiger Datenschutz: Ob von Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten oder Bewerbern – alle Daten werden nach datenschutzrechtlichen Vorgaben erfasst sowie sicher in einer zentralen Anwendung komfortabel verwaltet und gespeichert. Die Lösung unterstützt unterschiedliche Benutzerrollen sowie Rechte, um sicherzustellen, dass sensible Daten nur von autorisierten Personen abgerufen werden.
• Ganz nach Ihren Anforderungen: Besuchsprozess ist nicht gleich Besuchsprozess. Wir wissen, dass je nach Standort, Arten von Besuchern, Unternehmensgrößen oder Compliance-Vorgaben die Anforderungen an eine Besuchermanagementlösung sehr unterschiedlich sein können. Daher ist unsere Lösung von der Einladung des Gastes bis zur Abmeldung am Ende des Besuchs durchgängig digitalisiert und modular aufgebaut. Damit sind Sie in der Lage Ihre individuelle Lösung zusammenzustellen und selbst für unterschiedliche Standorte im Unternehmen eine jeweils passgenaue Lösung vor Ort umsetzen – ganz ohne Änderung der Sicherheitsanforderungen.
• Eine Plattform, eine Anwendungsoberfläche: Ihr Empfang und Ihre Beschäftigten arbeiten durchgängig in einer Anwendungsoberfläche, dem Visitor bzw. Employee Self-Service. Dadurch wird der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen im Rahmen des Besuchsprozesses vermieden und der An- bzw. Abmeldeprozess wird deutlich effizienter und einfacher. Durch die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche sinkt zudem der Schulungsaufwand.
• Vernetzte Sicherheit: Als Teil der Software-Plattform IF-6040 lässt sich unsere Lösung nahtlos mit der Interflex-Zutrittskontrolle vernetzen – und das ganz ohne Schnittstellen innerhalb der Plattform. Die Besuchermanagement-Lösung ist damit eine sehr effektive, ergänzende Lösung für Ihr Sicherheitskonzept, um die Prozesse im Rahmen einer Zutrittskontrolle noch weiter zu optimieren. So sind zum Beispiel beim Einsatz von Vereinzelungsanlagen sogenannte Besucherfolgebuchungen für einen personalisierten und kontrollierten Zutritt von Besuchern und Besuchergruppen umsetzbar.
• Vielfältige Ausweismedien: Durch die Vernetzung mit einer Zutrittskontrolle lassen sich auch Zutrittsberechtigungen über einen Besucherausweis vergeben und steuern. Die Anwendung ermöglicht neben klassischen RFID-Identmedien auch den Einsatz moderner Verfahren, unter anderem z.B. Mobile Credential/Wallet Pass (pkpass).
• Auch im Notfall zuverlässig: Im Rahmen einer Brandschutzübung oder tatsächlichen Evakuierung müssen Sie sich sehr schnell einen Überblick darüber verschaffen können, wer sich von Ihren Gästen zu diesem Zeitpunkt auf dem Unternehmensgelände aufhält. Erfasste Daten aus unserer Besuchermanagement-Lösung sind problemlos abrufbar und tragen dadurch zu einer zuverlässigen, gezielten Evakuierung bei. In Kombination mit dem Interflex-Zusatzmodul Evakuierungsmanagement der IF-6040-Plattform stellen Sie Ihre Evakuierungsprozesse optimal auf.

Software-Bausteine für Ihre individuelle Lösung

Die Interflex-Lösung für Besuchermanagement ist dank ihres modularen Aufbaus sehr flexibel und lässt sich auf Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen und Sicherheitsprozesse anpassen. Sie lässt sich sowohl On-Premise auf lokalen Servern als auch als Interflex Cloud Service betreiben. Die Bausteine innerhalb der Lösung ermöglichen einen passgenauen Besuchsprozess. Darüber hinaus sorgen kombinierbare Erweiterungsmodule für weitere Verbesserungen im Rahmen Ihrer Sicherheitsmaßnahmen, wie beispielsweise das Evakuierungsmanagement, die KfZ-Kennzeichenerkennung, die Ersatzausweisverwaltung oder auch das Einladungsportal (für die eigenständige Anmeldung von Lieferanten und Dienstleistern).

Unterstützende Hardware-Komponenten

Die Hardwarekomponenten von Interflex ergänzen die Softwarelösungen perfekt. Durch die Nutzung von Tischleser IF-73 bzw. dem QR-Code-Scanner lässt sich ein schneller und kontaktloser An- und Abmeldeprozess für Gäste am Empfang umsetzen. Gruppenanmeldungen sowie Mehrtagesbesuche werden problemlos unterstützt. Zusätzlich bieten ergänzende Kiosk-Terminals den Besuchern die Möglichkeit, die An- bzw. Abmeldung selbstständig durchzuführen und Unterweisungen zu absolvieren. Die Lösung eignet sich besonders für Umgebungen ohne Empfangspersonal, sowie an Nebeneingängen und Außenstellen.

Die Komplettlösung: Von der Einladung bis zur Abmeldung

Das Besuchermanagement von Interflex ist eine ganzheitliche Lösung, die den kompletten Empfangsprozess abdeckt. Alle Bausteine – vom ersten Kontakt per E-Mail bis zur Abmeldung des Besuchers – sind nahtlos miteinander verbunden und bieten sowohl Ihnen als auch Ihren Gästen ein reibungsloses, effizientes und vor allem positiv professionelles Erlebnis.

Einladung und Voranmeldung von Besuchern

Bereits vor dem Besuch werden die wichtigsten Besucherdaten erfasst. Mit der Voranmeldung können Ihre Mitarbeiter die Gäste bequem über Outlook oder den Employee Self-Service einladen. Mit der Einladung erhält der Besucher automatisiert alle wichtigen Informationen für den Besuchstag, zum Beispiel eine Anfahrtsbeschreibung. Ein QR-Code sorgt für eine schnelle Anmeldung am Empfang oder am Kiosk.

• Komfortable Einladung: Für weniger Verwaltungsaufwand am Empfang erfassen Ihre Mitarbeiter die Besuchsdaten schnell vorab und melden so den Besuch beim Empfang vor.
• Individuelle Kommunikation: Personalisierte Einladungen (Vorlagen), die nach Standort, Sprache und Inhalten individualisiert sind, sorgen für einen professionellen ersten Eindruck.
• Kontrollierte Parkplatzzufahrt: Senden Sie mit der Einladung einen QR-Code, der eine Sonderberechtigung zur Öffnung der Parkplatzschranke am Besuchstag ermöglicht.

Selbstanmeldung für Besucher

Um den Anmeldeprozess am Empfang zu verkürzen, bieten Sie Ihren Gästen vorab die Möglichkeit, ihre Daten zu erfassen und an Sie zu übermitteln. Zusätzlich können bereits notwendige Unterweisungen und Datenschutzerklärungen bequem von zuhause absolviert werden. Dies spart Zeit bei der späteren Anmeldung am Besuchstag.

• Schnelles Check-in am Besuchstag: Melden sich Ihre Besucher vorab an, können sie diesen vorab bequem Ausweismedien wie beispielsweise einen Wallet Pass (pkpass), eine PIN oder einen QR-Code zusenden. Das beschleunigt die spätere Identifikation und Anmeldung am Besuchstag.

Am Empfang: die komfortable sichere Anmeldung

Der Empfang ist der Dreh- und Angelpunkt beim Besuchermanagement. Herkömmliche Besucherverwaltung ist oftmals zeitaufwändig und fehleranfällig. Besonders bei hohem Besucheraufkommen entlastet die Lösung Ihr Empfangspersonal und sorgt für eine schnelle, präzise Erfassung der Besucherdaten.

• Effiziente Anmeldung: Durch die Datenerfassung des Besuchers vorab oder direkt vor Ort.
• Erhöhte Datenqualität: Eine fehlerhafte Dateneingabe lässt sich durch die Selbstanmeldung vermeiden.
• Optimierte Sicherheitsprozesse: Beim Abruf der Besucherdaten kann der Empfang prüfen, ob bereits absolvierte Sicherheitsunterweisungen und Datenschutzerklärungen vorliegen.
• Erstellen temporärer Ausweise: Mitarbeiter haben ihren Ausweis vergessen, verloren oder verlegt? Ihr Empfang hat die Möglichkeit schnell befristete Ersatzausweise auszugeben bzw. zu sperren.

Am Empfang: Unterweisung vor Ort

Noch mehr Entlastung für den Empfang bietet eine ergänzende Kiosklösung im Foyer. Denn Unternehmen, die beispielsweise der Störfallverordnung unterliegen, müssen sicherstellen, dass sich Besucher auf dem Gelände sicher bewegen und Unfälle vermieden werden. Die notwendigen Unterweisungen kann Ihr Besuch bequem vor Ort an einem Kiosk absolvieren und darüber hinaus für die Anmeldung fehlende persönliche Daten ergänzen. Wartezeiten bei der Anmeldung lassen sich dadurch deutlich verkürzen. Ihre Empfangsmitarbeiter können sich somit ganz auf wichtige Sicherheitsaufgaben wie Datenprüfung, Sicherheitschecks und die Ausweisausgabe konzentrieren.

Unbesetzter Empfang: Sichere An- und Abmeldung

Ist der Empfang dauerhaft oder temporär nicht besetzt, beispielsweise an Nebeneingängen oder in Zweigniederlassungen, melden sich Ihre Besucher mit einer Kiosklösung im Eingangsbereich selbstständig an und ab. Dadurch wird eine zuverlässige Anmeldung unabhängig von Ihren Geschäftszeiten möglich. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass an Orten ohne Empfangspersonal eine kontrollierte Registrierung von externen Personen erfolgt.

• Komfortable Selbstanmeldung: Vorangemeldete Besucher erfassen bzw. ergänzen am Kiosk ihre Daten und absolvieren notwendige Unterweisungen. Spontane Besucher absolvieren hingegen eine vollständige Registrierung mit Unterweisungen.
• Einfache Ausweisausgabe: Die Ausgabe des Passierscheins oder Identmediums erfolgt direkt am Kiosk.
• Kontrollierte Abmeldung: Nach dem Besuch auf Ihrem Gelände ermöglicht der Kiosk eine protokollierte Abmeldung. Die Rückgabe von ausgegebenen Kartenausweisen erfolgt per Einzug.

Am Besuchsende: die Abmeldung

Nachdem Besuch ist es essenziell zu wissen, ob Ihre Gäste das Gelände wieder verlassen haben. Ausweis- bzw. Identmedien sollten nachweislich zurückgegeben und Zutrittsberechtigungen durch die Abmeldung deaktiviert werden. Die Besuchermanagement-Lösung von Interflex bietet Ihnen je nach Anforderung und örtlichen Gegebenheiten verschiedene Möglichkeiten für einen kontrollierten Check-out Ihrer Besucher: über den Empfang, am Kiosk sowie durch den Gastgeber bzw. an einem Zutrittsterminal beim Verlassen des Geländes.

Besucherdokumentation für mehr Sicherheit

Das digitale Besuchermanagement erhöht die Effizienz und Sicherheit Ihres Unternehmens, indem es eine lückenlose Dokumentation über alle anwesenden externen Personen bietet. Besonders in Notfällen und bei Evakuierungen ist diese Funktion von enormer Bedeutung. Zudem ermöglicht Ihnen die Lösung die Speicherung und Verwaltung von Besucherdaten nach datenschutzrechtlichen Kriterien (DSGVO), wobei der Zugang zu sensiblen Informationen durch ein Rollen- und Benutzer-Berechtigungskonzept streng reglementiert werden kann. Alle Daten werden sicher gespeichert, und können nach gesetzlichen Vorgaben wie Aufbewahrungsfristen systematisch gelöscht werden.