Gestion des visiteurs ∙ Administration des visiteurs

Gestion des visiteurs : un pilier de la sécurité de l’entreprise

Une gestion professionnelle des visiteurs ne façonne pas seulement la première impression, elle contribue de manière décisive à la sécurité de votre entreprise. En tant qu’entreprise, vous êtes responsable de toutes les personnes externes présentes sur votre site. Cela est particulièrement vrai si vous êtes soumis à des réglementations spécifiques en tant qu’entreprise d’infrastructures critiques ou si vous relevez de la directive sur les incidents majeurs.
Vous avez besoin d’une vue d’ensemble claire et contrôlée : qui était présent, quand, où et auprès de qui dans vos bâtiments et sur votre site. Les protocoles de présence doivent idéalement être enregistrés de manière traçable et accessibles à tout moment pour des analyses ou des audits.

Avec la solution de gestion des visiteurs d’Interflex, vous disposez de l’outil idéal pour garantir un enregistrement et une gestion sécurisés et efficaces de vos visiteurs, de l’invitation jusqu’au départ. Vous mettez en place des processus fluides et structurés tout en répondant aux exigences les plus strictes en matière de sécurité et de conformité.

Comment optimiser le processus d’accueil

Avec la solution de gestion des visiteurs, vous simplifiez et optimisez le processus d’accueil pour vos invités.

• Alléger la charge du personnel d’accueil
  Réduisez la charge de travail de votre réception en décentralisant les tâches routinières comme la saisie des données. Celle-ci est généralement effectuée par la personne qui connaît le mieux le visiteur : l’hôte qui invite ou le visiteur lui-même. Des processus entièrement digitalisés soutiennent efficacement le personnel d’accueil, qui n’a plus à saisir ces données manuellement, ce qui garantit une qualité de données élevée.
• Protection des données continue
  Qu’il s’agisse de partenaires commerciaux, de clients, de fournisseurs ou de candidats, toutes les données sont collectées conformément aux réglementations sur la protection des données, puis gérées et stockées de manière sécurisée dans une application centrale. La solution prend en charge différents rôles et droits d’utilisateur afin de garantir que les données sensibles ne soient accessibles qu’aux personnes autorisées.
• Adaptée à vos besoins
  Un processus de visite n’est jamais identique à un autre. Nous savons que les exigences en matière de gestion des visiteurs varient selon le site, le type de visiteurs, la taille de l’entreprise ou les règles de conformité. C’est pourquoi notre solution est entièrement digitalisée et modulaire, de l’invitation à la fin de la visite. Vous pouvez ainsi composer votre solution personnalisée et l’adapter à chaque site, sans modifier vos exigences de sécurité.
• Une plateforme, une interface
  Votre personnel d’accueil et vos collaborateurs travaillent avec une interface unique, le Visitor ou Employee Self-Service. Cela évite les changements d’application pendant le processus de visite et rend l’enregistrement et le départ beaucoup plus simples et efficaces. Grâce à l’ergonomie de l’interface, les besoins en formation sont également réduits.
• Sécurité connectée
  En tant que composante de la plateforme logicielle IF-6040, notre solution peut être intégrée sans interface supplémentaire au contrôle d’accès Interflex. Elle constitue ainsi un complément efficace à votre concept de sécurité, permettant d’optimiser encore davantage les processus de contrôle d’accès. Par exemple, l’utilisation de tourniquets permet de mettre en œuvre des enregistrements de suivi pour un accès personnalisé et contrôlé des visiteurs et des groupes de visiteurs.
• Supports d’identification variés
  Grâce à l’intégration au contrôle d’accès, les autorisations peuvent être attribuées et gérées via un badge visiteur. L’application prend en charge les supports RFID classiques ainsi que des technologies modernes comme les Mobile Credentials / Wallet Pass (pkpass).
• Fiable même en cas d’urgence
  En cas d’exercice d’évacuation ou d’incident réel, vous devez pouvoir savoir rapidement quels visiteurs se trouvent sur votre site. Les données enregistrées dans notre solution de gestion des visiteurs sont facilement accessibles et permettent une évacuation ciblée et fiable. En combinaison avec le module complémentaire Gestion des évacuations de la plateforme IF-6040, vous optimisez vos processus d’évacuation.

Modules logiciels pour votre solution personnalisée

La solution Interflex pour la gestion des visiteurs est extrêmement flexible grâce à sa structure modulaire et peut être adaptée aux exigences spécifiques de votre entreprise et à vos processus de sécurité. Elle peut être déployée localement (on-premise) sur des serveurs internes ou utilisée en tant que service cloud Interflex.

Les modules intégrés permettent de concevoir un processus de visite parfaitement adapté. De plus, des extensions combinables offrent des améliorations supplémentaires dans le cadre de vos mesures de sécurité, comme par exemple la gestion des évacuations, la reconnaissance des plaques d’immatriculation, la gestion des badges de remplacement ou encore le portail d’invitation (pour l’enregistrement autonome des fournisseurs et prestataires).

Composants matériels complémentaires

Les composants matériels d’Interflex complètent parfaitement les solutions logicielles. Grâce à l’utilisation du lecteur de table IF-73 ou du scanner de QR codes, il est possible de mettre en place des processus d’enregistrement et de départ rapides et sans contact pour les visiteurs à l’accueil. Les enregistrements de groupes ainsi que les visites sur plusieurs jours sont facilement pris en charge.

Des bornes self-service supplémentaires permettent aux visiteurs de s’enregistrer et de quitter les lieux de manière autonome, tout en suivant les consignes de sécurité. Cette solution est particulièrement adaptée aux environnements sans personnel d’accueil, ainsi qu’aux entrées secondaires et aux sites distants.

La solution complète : de l’invitation au départ

La gestion des visiteurs d’Interflex est une solution globale qui couvre l’ensemble du processus d’accueil. Tous les modules – du premier contact par e-mail jusqu’au départ du visiteur, sont parfaitement intégrés et offrent à la fois à vos collaborateurs et à vos invités une expérience fluide, efficace et résolument professionnelle.

Invitation et pré-enregistrement des visiteurs

Dès avant la visite, les principales données du visiteur sont collectées. Grâce au pré-enregistrement, vos collaborateurs peuvent inviter les visiteurs facilement via Outlook ou le portail Employee Self-Service. L’invitation contient automatiquement toutes les informations importantes pour le jour de la visite, comme l’itinéraire. Un QR code permet un enregistrement rapide à l’accueil ou sur une borne self-service.

• Invitation simplifiée : Vos collaborateurs saisissent les données du visiteur à l’avance, ce qui réduit la charge administrative à l’accueil.
• Communication personnalisée : Des invitations personnalisées (modèles) selon le site, la langue et le contenu assurent une première impression professionnelle.
• Accès contrôlé au parking : Envoyez un QR code avec l’invitation pour permettre l’ouverture de la barrière de parking le jour de la visite.

Auto-enregistrement des visiteurs

Pour raccourcir le processus d’enregistrement à l’accueil, vous pouvez offrir à vos invités la possibilité de saisir leurs données à l’avance et de les transmettre. Les consignes de sécurité et les déclarations de confidentialité peuvent également être validées confortablement depuis chez eux. Cela permet de gagner du temps le jour de la visite.

• Check-in rapide le jour de la visite : Si vos visiteurs se sont enregistrés à l’avance, vous pouvez leur envoyer des supports d’identification comme un Wallet Pass (pkpass), un code PIN ou un QR code. Cela accélère l’identification et l’enregistrement sur place.

À l’accueil : un enregistrement confortable et sécurisé

L’accueil est le point central de la gestion des visiteurs. Une administration traditionnelle des visiteurs est souvent chronophage et sujette aux erreurs. En particulier en cas de forte affluence, la solution soulage efficacement votre personnel d’accueil et permet une saisie rapide et précise des données des visiteurs.

• Enregistrement efficace : grâce à la saisie des données du visiteur à l’avance ou directement sur place.
• Qualité des données améliorée : une saisie incorrecte est évitée grâce à l’auto-enregistrement du visiteur.
• Processus de sécurité optimisés : lors de la consultation des données du visiteur, l’accueil peut vérifier si les consignes de sécurité et les déclarations de confidentialité ont déjà été validées.
• Création de badges temporaires : un collaborateur a oublié, perdu ou égaré son badge ? L’accueil peut rapidement délivrer ou bloquer un badge de remplacement temporaire.

À l’accueil : consignes de sécurité sur place

Une borne self-service supplémentaire dans le hall d’entrée permet de soulager encore davantage le personnel d’accueil. Les entreprises soumises à des réglementations spécifiques, comme la directive sur les incidents majeurs, doivent garantir que les visiteurs se déplacent en toute sécurité sur le site et que les accidents soient évités. Les consignes nécessaires peuvent être suivies directement sur place par le visiteur via une borne, qui permet également de compléter les données personnelles manquantes pour l’enregistrement. Cela réduit considérablement les temps d’attente à l’accueil. Vos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches de sécurité essentielles telles que la vérification des données, les contrôles de sécurité et la remise des badges.

Accueil non occupé : enregistrement sécurisé

Si l’accueil est temporairement ou durablement non occupé, par exemple aux entrées secondaires ou dans des succursales, vos visiteurs peuvent s’enregistrer et se désenregistrer de manière autonome via une borne self-service située à l’entrée. Cela permet un enregistrement fiable, indépendamment des horaires d’ouverture, tout en garantissant une traçabilité contrôlée des personnes externes dans les zones sans personnel d’accueil.

• Enregistrement autonome confortable : Les visiteurs préenregistrés saisissent ou complètent leurs données sur la borne et suivent les instructions nécessaires. Les visiteurs spontanés procèdent quant à eux à un enregistrement complet avec instructions.
• Remise simple de badge : Le badge d’accès ou le support d’identification est délivré directement à la borne.
• Départ contrôlé : Après la visite sur votre site, la borne permet un départ enregistré. Les badges délivrés sont restitués via un système de collecte.

À la fin de la visite : la désinscription

Après la visite, il est essentiel de savoir si vos invités ont quitté le site. Les badges ou supports d’identification doivent être restitués de manière vérifiable, et les autorisations d’accès doivent être désactivées via la désinscription. La solution de gestion des visiteurs d’Interflex vous propose différentes options pour un départ contrôlé, selon vos besoins et les conditions locales : via l’accueil, à la borne, par l’hôte ou à un terminal d’accès lors de la sortie.

Documentation des visiteurs pour plus de sécurité

La gestion numérique des visiteurs améliore l’efficacité et la sécurité de votre entreprise en fournissant une documentation complète de toutes les personnes externes présentes. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse en cas d’urgence ou d’évacuation. De plus, la solution permet de stocker et de gérer les données des visiteurs conformément aux exigences légales en matière de protection des données (RGPD). L’accès aux informations sensibles peut être strictement réglementé grâce à un concept de rôles et de droits d’utilisateur. Toutes les données sont stockées en toute sécurité et peuvent être supprimées de manière systématique selon les délais de conservation légaux.