Réception

Un accueil agréable et efficace

Avec le module de base Réception, votre personnel d’accueil peut recevoir les visiteurs rapidement, facilement et de manière conviviale. Les longues attentes et les procédures d’enregistrement compliquées sont évitées, ce qui rend l’expérience plus agréable pour vos invités. Grâce à une invitation ou à un ticket d’auto-enregistrement, le personnel peut enregistrer les visiteurs en quelques clics à l’aide du code QR présent sur le document. L’interface du module est intuitive et peut être utilisée sans formation, ce qui permet une gestion rapide et sécurisée des visiteurs. Cela réduit les coûts de formation et facilite l’intégration de personnel temporaire. Vous pouvez également choisir de prendre une photo du visiteur via une webcam lors de la saisie des données. Cette photo est enregistrée dans le dossier du visiteur et renforce la sécurité lors de l’accueil de personnes externes.

Le personnel d’accueil bénéficie aussi de la possibilité d’ajouter des hôtes supplémentaires comme représentants dans le système, en plus de l’hôte principal. Cette fonctionnalité pratique offre des avantages à toutes les personnes impliquées dans le processus de visite. Pour le personnel d’accueil, disposer de contacts supplémentaires facilite la coordination en cas d’absence imprévue de l’hôte principal et réduit le stress grâce à un plan de secours déjà établi. Les visiteurs profitent de délais d’attente plus courts et d’un accueil professionnel grâce à des processus optimisés. En désignant des hôtes supplémentaires, vous soutenez une gestion des visiteurs efficace, flexible et conviviale au sein de votre organisation.

Saisie rapide des données lors de l’enregistrement

Le personnel d’accueil peut saisir les données des visiteurs rapidement et facilement via l’interface intuitive, que le visiteur soit préenregistré ou non. Qu’il s’agisse d’enregistrements individuels ou de groupe, de visites d’un jour ou de plusieurs jours, la modification des données prend peu de temps. Si certaines informations doivent rester confidentielles, vous pouvez les marquer comme « Privé », ce qui les rend invisibles pour les autres collaborateurs. Cette option peut être définie par défaut pour les invitations et la réception, et séparément pour l’auto-enregistrement. Si nécessaire, vous pouvez imprimer immédiatement un badge visiteur.

Le module propose également une fonction de recherche intelligente qui vous permet de retrouver facilement les préenregistrements et les données des visiteurs de visites précédentes. La recherche n’est pas limitée à une période définie et affiche toutes les visites du visiteur sélectionné. Cela offre plusieurs avantages à votre personnel d’accueil :

• Gain de temps : vous n’avez pas besoin d’ajuster manuellement les plages de dates, car les informations souhaitées sont trouvées rapidement et efficacement grâce aux critères de recherche.
• Facilité d’utilisation : la fonction de recherche améliore l’expérience utilisateur en nécessitant moins de clics et en étant plus intuitive.
• Efficacité : les processus de travail sont optimisés car les informations sur les visiteurs sont retrouvées plus précisément et plus rapidement.
• Protection des données : toutes les informations sur les visiteurs respectent bien entendu les réglementations en vigueur en matière de protection des données et les politiques d’archivage propres à votre entreprise.

Le module Réception dans l’interface Self-Service peut être utilisé encore plus efficacement avec le lecteur de table IF-73 ou un lecteur de code QR.

Un écran indique immédiatement si un visiteur a besoin d’une consigne de sécurité, s’il est enregistré ou non, et si l’heure prévue de la visite est dépassée. Cela s’applique aussi bien aux visiteurs individuels qu’aux groupes. Grâce aux filtres et aux champs d’information configurables, le personnel d’accueil reçoit les données de visite qui lui sont réellement utiles.