Invitation

Inviter et préenregistrer en un seul clic

Avec le module complémentaire Invitation, Interflex propose une solution simple et intuitive dans l’interface Self-Service. En tant que collaborateur, vous pouvez inviter vos visiteurs facilement et efficacement par e-mail, tout en les préenregistrant à la réception. L’e-mail d’invitation contient non seulement une entrée de calendrier, mais aussi un itinéraire dans la langue maternelle du visiteur. Un code QR est également inclus, que la réception peut scanner pour enregistrer le visiteur en quelques clics.

Une méthode particulièrement pratique pour enregistrer des visiteurs est l’extension Outlook. Elle vous permet de créer des préenregistrements directement dans Outlook et de les lier à des rendez-vous, sans devoir passer par l’interface Self-Service. Vous pouvez ainsi envoyer les invitations directement depuis votre calendrier Outlook.

Gestion complète des invitations

En tant qu’hôte, vous saisissez les données des visiteurs via l’interface Self-Service. Vous pouvez enregistrer des visiteurs individuels ou des groupes, que ce soit pour une visite d’un jour ou de plusieurs jours. Si certaines données doivent rester confidentielles, vous pouvez les marquer comme « Privé », ce qui les rend invisibles pour les autres collègues. Cette option peut être définie par défaut pour les invitations et la réception, et séparément pour l’auto-enregistrement.

Vous pouvez également désigner d’autres collègues comme co-hôtes ou accompagnateurs dans le système. Ces accompagnateurs disposent de droits administratifs complets pour gérer le rendez-vous en votre nom. Ils peuvent modifier ou annuler le rendez-vous, ou encore envoyer des messages à tous les participants. Cela garantit un déroulement fluide et efficace pour toutes les personnes concernées.

Cette fonctionnalité pratique offre de nombreux avantages : la réception peut contacter des personnes de référence supplémentaires si nécessaire, les visiteurs bénéficient d’un accueil professionnel, et vous assurez en tant qu’hôte une organisation sans faille. En désignant des hôtes supplémentaires, vous soutenez une gestion des visiteurs efficace, flexible et conviviale au sein de votre organisation.

L’e-mail d’invitation standardisé comprend un message d’accompagnement et, en option, une entrée de calendrier au format iCalendar (ICS), un itinéraire ainsi qu’un code QR ou un code PIN. Vous pouvez également joindre des consignes de sécurité et des déclarations de confidentialité dans la langue du visiteur, ainsi que des informations personnelles supplémentaires.

Ajouter directement des informations importantes dans la gestion des invitations

Vous pouvez informer directement la réception via le système de gestion des invitations à l’aide d’un champ de données dédié. Vous pouvez également ajouter des instructions pour la visite, comme accompagner le visiteur. Des champs personnalisés peuvent aussi être ajoutés, comme un accès Wi-Fi pour le visiteur ou des informations sur la restauration.

Une liste de distribution avec indicateurs de statut vous permet d’envoyer des e-mails avec des mises à jour ou des invités ajoutés individuellement. Pour les rendez-vous récurrents, vous pouvez réutiliser des invitations existantes comme modèles et les adapter en quelques clics. Les invitations précédemment créées peuvent être facilement retrouvées et réutilisées.

Toutes les données des visiteurs que vous saisissez via Self-Service ou l’extension Outlook sont automatiquement disponibles dans le système central de gestion des visiteurs IF-6040.