Auto-inscription (base)

Gestion efficace des visiteurs

Pour réduire la charge administrative du personnel à l’accueil, le module complémentaire auto-inscription (base) du logiciel IF-6040 est une solution idéale pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus. En tant que visiteur, vous pouvez facilement vous enregistrer à l’avance en saisissant vos données personnelles. Les informations saisies via une borne ou une tablette sont automatiquement transmises à l’accueil. En option, vous pouvez être invité à prendre une photo de vous pendant la saisie, par exemple via une webcam intégrée à la borne. Cette photo peut ensuite être enregistrée dans le registre des visiteurs, ce qui renforce la sécurité lors de l’accueil de personnes externes.

Le processus d’enregistrement

1. Vous arrivez sur une page d’accueil avec le texte et le logo de l’entreprise. Un contrôle captcha ("Je ne suis pas un robot") est effectué pour protéger le service contre les bots et les robots d’indexation.
2. Vous choisissez la langue souhaitée pour l’enregistrement, avec la possibilité d’en ajouter d’autres si nécessaire.
3. Si vous avez reçu une invitation, vous pouvez vous identifier à l’aide d’un code QR ou d’un code PIN. Si vous venez spontanément, vous saisissez manuellement les informations relatives à votre visite.
4. Vous recevez des informations sur l’utilisation de vos données pendant la visite (déclaration de confidentialité).
5. Vous pouvez saisir ou corriger vos données personnelles, comme votre numéro de GSM ou la plaque d’immatriculation de votre véhicule.
6. Une consigne de sécurité s’affiche dans la langue choisie, par exemple sur les règles de conduite à respecter sur le site. En option, vous pouvez être invité à la signer. Une preuve de cette consigne peut être enregistrée automatiquement dans le système, avec une durée de validité. Cette preuve reste valable pour les visites suivantes pendant une période définie.
7. Une fois l’auto-inscription terminée, votre pré-enregistrement est complet et vous recevez des instructions, ainsi qu’un ticket ou un e-mail (en option) à présenter à l’accueil.

En saisissant vos données, vous créez un pré-enregistrement complet qui sera disponible à l’accueil. L’auto-inscription allège non seulement la charge de travail du personnel, mais améliore aussi la qualité des données. Vos données personnelles sont protégées, car chaque étape de l’application est sécurisée par un délai d’inactivité. En cas d’inactivité, l’écran de saisie revient automatiquement à la page d’accueil.